اهميت و اعتباري که تکنولوژي بانک اطلاعاتي در سالهاي اخير کسب کرده است، به حدي است که اينک به مثابه تکنولوژي برتر، هم در محيطهاي تک کاربر و هم در محيطهاي چندکاربري به طور فراگير مورد استفاده قرار مي گيرد.ديگر سيستم هاي ذخيره و بازيابي اطلاعات به کمک روشها و تکنيکهاي غير بانکي، متروک شده است.در يک سازمان، داده از مهمترين سرمايه ها است. اگر زماني بشر ماده و انرژي را دو مولفه اساسي براي بقا و پيشرفت مي دانست، اينک مولفه اي ديگر، يعني اطلاعات بر آنها افزوده شده است. ( رانکوهي، 1380).
1- بديهي است لازمه استفاده کارا و موثر از اطلاعات ، داشتن سيستمي است که اين بهره گيري را با با مديريتي متمرکز امکان پذير سازد. براي ايجاد چنين سيستمي است که فناوري بانکهاي اطلاعاتي ايجاد شده تا اين حد رشد کرده است.
با توجه به افزايش روزافزون تعداد و نيز تنوع پايگاههاي اطلاعاتي ارزيابي آنها بر اساس معيارهاي گوناگون اهميت ويژه اي يافته است.
اگر شما عضو کميته تهيه بانک اطلاعاتي باشيد بايد ابتدا به اين سوالها پاسخ دهيد:
1- بانک اطلاعاتي به چه منظور تهيه مي شود؟
2- بانک اطلاعاتي براي چه کساني تهيه مي شود؟
3- چه موتور جستجويي براي اين بانک مناسب است؟
4- چه کسي آن را طراحي، نصب و پشتيباني مي کند؟ هزينه تهيه آن چه قدر است؟
5- بانک اطلاعاتي از چه نوع سيستم مديريتي استفاده مي کند؟[1]
6- بانک اطلاعاتي از چه نوع محصول نرم افزاري استفاده مي کند؟ ( نرم افزار تجاري،[2] نرم افزار اشتراکي[3] يا نرم افزار رايگان[4]).
بانکهاي اطلاعاتي مي تواند از ديدگاه طراح بانک و نيز کاربران آن مورد ارزيابي قرار گيرد. کاربران مي توانند گروهي محدود و يا طيف گسترده اي باشند. در بررسي پايگاههاي اطلاعاتي معيارهاي محتوي، مستندسازي، سازماندهي، جستجو پذيري، طراحي و گرافيک و شيوه هاي دسترسي و خلاقيت مطرح مي باشد. در بررسي سيستم کتابخانه اي بايد به موارد زير نيز توجه شود:
1-بررسي نيازهاي کتابخانه و کاربران
2- مطالعه و تحليل سيستم هاي موجود، بررسي دستنامه هاي آموزشي، نمودارهاي طراحي شده سيستم ها و......
3- ارتباط مستمر با کارکنان و کاربران در باره سيستم کتابخانه ( تشکيل کميته ارزيابي براي ارزيابي سيستم در مراحل مختلف اجرا)
4-جمع آوري اطلاعات آماري در مورد سيستم هاي کتابخانه اي
5- بررسي امکانات کتابخانه از قبيل بودجه، جامعه استفاده کننده، خدمات بين کتابخانه اي و .....
7- بررسي ملزومات سخت افزاري ونرم افزاري و ساير تجهيزات مورد نياز
8- هزينه اجرا
با توجه به اهميت سيستم هاي مديريت بانک اطلاعاتي، در اين مقاله ابتدا سياهه وارسي مربوط به معيارهاي ارزيابي سيستم مديريت بانک اطلاعاتي ارائه مي شود.
1- جنبه هاي عملي (Functionality)
-زبان پرس و جو بايد توانايي پيش بيني، داوري، انتخاب و استفاده از عملگرهاي جبري و شبه جبري را داشته باشد.
- بايد مشخص شود از چه زبان پرس و جويي استفاده شده به عنوان مثال اگر از SQL استفاده شده از چه سطح و چه ويرايشي مي باشد.؟
- چه توابع رياضي توسط اين زبان فراهم مي شود؟
- آيا توابع آماري دارد اگر دارد از چه نوعي؟
- آيا زبانهاي ديگري را نيز پشتيباني مي کند؟
2- اضافه و کم کردن جدولها ( Importing & Exporting Tables)
- آيا کاربرگه ورود اطلاعات شبيه کاربرگه هاي کاغذي است؟
- آيا سيستم اجازه طراحي کاربرگه جديد به کاربر مي دهد؟
- آيا امکان انتقال اطلاعات از فايلهاي ديگر ميسر است؟
- آيا اعتبار داده ها کنترل و از ورود اطلاعات اشتباه به فيلدها جلوگيري مي شود؟
- آيا فرمها و منوها به اندازه کافي گويا و کمک کننده است؟
- آيا پيغام خطا به هنگام ورود اطلاعات غلط در کاربرگه داده مي شود؟
- آيا امکان ورود اطلاعات به صورت پيوسته ( Online) وجود دارد؟
- اطلاعات خروجي در چه قالبي ارائه مي شود( HTML,XML,TEXT,…..)؟
3- نوع داده (Data types)
- چه نوع داده اي پذيرفته مي شود ( عدد صحيح، اعشاري، رشته اي، جبري و......)
- طول داه ها چه قدر است؟
- آيا محدوديت طول فيلد وجود دارد؟
- آيا اعتبار نوع داده در فيلد کنترل مي شود؟
- آيا از استاندارد خاصي نظير استاندارد IEEE استفاده مي شود؟
- آيا براي نمايش تاريخ و زمان از ساختا و آرايه خاصي استفاده مي شود؟
4- پردازش فيلد تهي (Null Handling )
آيا از اين امکان پشتيباني مي کند لازم به توضيح است اين امکان با مقدار صفر متفاوت است. براي مثال در يک پايگاه هواشناسي اگر ترمومتر کار نکند نبايد عدد صفر نشان داده شود و در فيلد مقدار بايد تهي (NULL) که متفاوت از صفر است نشان داده شود.
5- - مقياس گذاري (Scalability)
آيا محدوديتي در تعداد سطرها، ستونها و اندازه و تعداد جدولها دارد؟
6- نمايه سازي Indexing) )
چه امکانات نمايه سازي فراهم شده است؟
7- ابر داده Metadata
چه امکاناتي براي استفاده و ذخيره داده هاي ابرداده اي نظير سرصفحه، متن، کليد واژه و... وجود دارد؟
8- رابط کاربر (Interface)
چه رابط کاربري براي کاربر نهايي و چه رابطي براي برنامه نويس طراحي1 شده و اين رابط به چه زباني نوشته شده است؟
9- قابليت اجرايي ( Inter – operability)
-آيا از طريق اينترنت و يا شبکه هاي ديگر قابل دسترس است؟
-آيا اگر قابليت دسترسي از راه دور وجود دارد امکان جلوگيري از اين دسترسي نيز ميسر است
-آيا امکان پشتيباني از پايگاههاي اطلاعاتي توزيع شده[6] را دارد؟
-آيا سيستم توان جستجوي موازي[7] را دارد؟
10 – امکانات مديريتي سيستم (DBMS Management)
- چه تمهيداتي براي مديريت امنيتي سيستم و کنترل داده ها و دسترسي وجود دارد؟
- نصب سيستم به چه ميزان کار و تلاش نياز دارد؟
- چه مهارتهايي براي کار با سيستم لازم است؟
- به چه ميزان حجم و حافظه ديسک براي راه اندازي سيستم نياز است؟
11- جنبه هاي تجاري (Marketing Position)
- تهيه کننده چه تجربياتي در تهيه سيستمهاي مديريت پايگاه داده دارد؟
- هزينه راه اندازي سيستم چه قدر است ( هزينه سال اول شامل خريد تجهيزات، نرم افزار، قراردادها، کارکنان. هزينه هاي سالانه شامل : هزينه تمديد قراردادها، پشتيباني ، ارتقاء سيستم و کارکنان).
- سازگاري با سيستم عاملهاي مختلف تا چه اندازه است؟
12-راهنمايي Help
- سيستم راهنماي نصب، راهنماي کاربر، راهنماي برنامه نويس و راهنماي مدير سيستم دارد؟
- مفاهيم مربوط به طراحي سيستم و مدل و ويرايش سيستم مشخص است؟
- آيا کاربر مي تواند مشکلات خود را با کمک امکانات کمکي پيش بيني شده در سيستم حل کند؟
- آيا آرشيوي از پرسشهاي متداول[8] کاربران وجود دارد؟
- آيا امکان مطرح کردن سوالها از طريق پست الکترونيک وجود دارد؟
در حال حاضر با توجه به افزايش روز افزون پايگاههاي اطلاعاتي پيوسته لازم است ساير دست اندرکاران تهيه اين گونه پايگاهها ، کيفيت اين پايگاهها را مورد ارزيابي قرار دهند. در ادامه اين مقاله سياهه وارسي ديگري در ارتباط با ارزيابي بانکهاي اطلاعاتي پيوسته ارائه مي شود.
1- محتوي
ويژگيهاي خاص
- کاربران و مخاطبان مورد نظر چه کساني هستند؟
- آيا براي گروه سني خاصي مناسب است؟
- آيا از استانداردهاي ويژه آموزش براي يادگيري استفاده شده است؟
- آيا از نظر سطح خوانايي مناسب است؟ ( از نظر طول جمله و پاراگرافها، واژگان، استفاده از تصاوير و نمودار براي درک بهتر متن و........).
- آيا قالب و شکل متن در بالا بردن سطح خوانايي موثر است ( اندازه و نوع فونت، فاصله خطوط، پيش زمينه و پس زمينه، سرصفحه و....)؟
- آيا هدف منبع مورد نظر به روشني تعريف شده است؟
2- دامنه
- آيا زمينه هاي موضوعي مورد نظر به طور جامع تحت پوشش قرار گرفته است؟ (تعداد نمايه ها، عنوانها و چکيده ها)
- پوشش گذشته نگر سايت چگونه است و شماره هاي قبلي( Back files ) از چه تاريخي موجود است؟
- آيا با استفاده از فرامتن به دامنه موضوعي منبع اضافه شده است؟
3- دقت
- آيا اطلاعات ارائه شده معتبر است؟ ( ويراستار، نويسنده، ناشر، سازمان هاي پشتيباني کننده)
- آيا ويراستار متخصص موضوعي است و دانش، مهارت و شهرت لازم را در زمينه موضوعي مورد نظر دارد؟
- آيا منابع قبل از نمايه سازي ارزيابي و داوري شده است؟
- آيا آدرس سايت نشان مي دهد که پايگاه وابسته به سازمان معتبري است؟
- پايگاه بر اساس چه منابع ايجاد شده است و آيا منابع دقيق، صحيح و به دور از سوگيري است؟
- دوره روزآمدسازي پايگاه چه قدر است و آيا روزآمد سازي آن بر اساس خط مشي و فاصله زماني مشخصي مي باتشد؟
- آيا فرامتنها و پيوندها سبب ارتباط و درک موثرتر متن و اطلاعات ارائه شده مي شود؟
- آيا پيوندهاي کوروجود دارد و پيوندها هر چند وقت کنترل مي شود؟
- آيا پايگاه غلطهاي گرامري و املايي دارد؟
4- جنبه هاي فني
دسترس پذيري
-آيا دسترسي از راه دور داراي محدوديتها و قرارداد خاصي مي باشد؟
- آيا نياز به ثبت نام دارد و اگر دارد آيا ثبت نام ساده است؟
- آيا صفحه خانگي آن به آساني بارگذاري[9] مي شود؟
- آيا در صفحه خانگي جعبه جستجو، کمکهاي خاص روش جستجو، و چگونگي استفاده از پايگاه واضح و در دسترس است؟
- آيا پايگاه به زبانهاي ديگر نيز قابل دسترس است؟
- آيا با مرورگرها و سيستم عاملهاي ديگر نيز قابل مشاهده است؟
- آيا سايت داراي ثبات است يا به طور مکرر آدرس خود را تغيير مي دهد؟
- آيا اگر آدرس سايت تغيير کند پيونده به آدرس جديد گذاشته شده است؟
- آيا سايت آيينه اي[10] نيز براي دسترسي آسانتر در نظر گرفته شده است؟
- طراحي و نحوه نمايش
-آيا داراي ساختاري ساده و کاربر پسند است؟
-آيا از طراحي مناسب نظير رنگ، الگ، فونتهاي خوانا، فاصله گذاري مناسب، تضاد رنگ متن و زمينه، قرار دادن عنوانهاي فرعي و توصيفي و..... برخوردار است؟
- آيا صفحه نمايش دقيق و بدون خشه است؟
- آيا براي درک بهتر متن از امکانات صوتي و تصويري استفاده شده است؟
- مرور و تورق سايت (Navigation)
- آيا سايت داراي ابزارهاي کمکي نظير آيکونها، دکمه ها، منوهاي بالا رونده، نشانه هاي جهت - ياب،؛ نمايه، آموزش جستجو و مثال براي مرور صفحه ميباشد؟
- آيا اين علائم کمکي به گونه اي هستند که کاربر را بدون نياز به آموزش اضافي به مقصد برسانند؟
- آيا پيوندها فعال هستند و تعداد آنها به اندازه اي است که کاربر به سادگي به اطلاعات مورد نياز خود برسد؟ ( بيش از سه بار انتخاب پيوند براي رسيدن به اطلاعات زياد است)
- آيا از برچسبها و توضيحات سرصفحه براي درک بهتر متن و تصاوير استفاده شده است؟
- آيا پرش به صفحه هاي قبل و بعد به راحتي ميسر است؟
- آيا قصع اتصال[11] به آساني صورت مي گيرد؟
5- ويژگيهاي جستجو
درونداد جستجو (Search input)
- چه روش جستجويي مي تواند مورد استفاده قرار گيرد ( زبان طبيعي و آزاد يا زبان کنترل شده)؟
- امکان استفاده از عملگرهاي جبري وجود دارد؟[12]
- آيا امکان جستجو با کليد واژه، عنوان، موضوع، عبارت و.... وجود دارد؟
- آيا امکان استفاده از محدودگرهاي مناسب نظير سال نشر، نوع مدرک، زبان و.... وجود دارد؟
- آيا امکان استفاده از عملگرهاي جستجوي ريشه[13] و جستجوي عمومي[14] وجود دارد؟
- آيا گزينه جستجوي پيشرفته وجود دارد؟
- آيا امکان فرمولبندي جستجو وجود دارد؟[15]
- آيا غلطهاي املايي و گرامري را اصلاح و عبارتهاي جايگزين پيشنهاد مي کند؟
- آيا اصطلاحنامه اي براي راهنمايي کاربر پيش بيني شده است؟
- آيا امکان تورق نمايه هاي مختلف و انتخاب مدخل از داخل نمايه ها وجود دارد؟
- آيا امکان جستجوي همزمان در چند پايگاه وجود دارد؟
- برونداد جستجو ( Search output)
- آيا نتايج جستجو ارتباط زيادي با موضوع مورد نظر دارد؟
- آيا کاربر مي تواند نتايج را تا جايي که بخواهد محدود کند؟
- آيا نتايج جستجو در قالبي قابل درک ارائه مي شود؟
- نتايج جستجو قابل پردازش است وآيا نتايج جستجو امکان ترکيب با يکديگر را دارند؟
- آيا نتايج جستجو بر اساس فيلدهاي مشخص از قبيل نويسنده، تاريخ انتشار، نام نويسنده و.... مرتب مي شود؟
- آيا نتايج جستجو براي استفاده هاي بعدي ذخيره يا نشان دارمي شود؟
- آيا امکان پرش به رکوردي خاص از نتايج جستجو مي باشد؟
- آيا کلمات جستجو شده يا مترادف در متن بازيابي شده برجسته[16] مي شود؟
- آيا امکان ارسال نتايج از طريق پست الکترونيک ميسر است؟
- آيا امکانات ويژه براي چاپ منابع بازيابي شده وجود دارد (چاپ متن انتخاب شده، کل سند، و يا گزينه چاپ کاربر پسند[17])
- آيا امکان انتخاب قالبهاي مختلف سند از قبيل HTML, PDF, TEXT,….. وجود دارد؟
- آيا حجم مدرک بازيابي شده مشخص است؟
- آيا دسترسي به منابع و مواخذ به کار رفته در سند از طريق پيوند ميسر شده است؟
- آيا اگر دسترسي به متن سند ميسر نباشد راهنمايي لازم جهت دسترسي به سند نظير پيوند به خدمات تحويل مدرک ويا امکان سفارش منبع به صورت پيوسته در نظر گرفته شده است؟
6- ملاحظات مديريتي
- آيا اهداف سايت به روشني بيان شده است ؟
- آيا نقد و بررسي هايي در رابطه با سايت از منابع استنادي ذکر شده است؟
- آيا نقدهاي ذکر شده معتبر است؟
- آيا خط مشي سايت در رابطه با قوانين کپي رايت ذکر شده است؟
- آيا کمکهاي فني و خدمات پشتيباني از طريق پست الکترونيک، تلفن تماس و يا مطرح کردن پرسشهاي متداول در دسترس است؟.
- آيا آمار کاربران و بازديد کنندگان سايت بيان مي شود؟
- آيا از جانب ناشر سايت اطلاعات گسترده اي در رابطه با قيمت، هزينه اشتراک، قراردادها و ضمانت نامه ها و... براي تصميم گيري در مورد خريد پايگاه داده شده است؟
- آيا طرحي براي ارتقاء پايگاه وجود دارد؟
- آيا براي آموزش کاربران تمهيداتي انديشيده اند و آيا اين آموزشها رايگان است؟ ( گزينه هاي DEMO , Free Trial …..)
- آيا نقشه سايت ارائه شده است؟
- آيا پيغامهاي بيان شده در سايت مفيد است؟
- آيا تاريخ آخرين روزآمد سازي در همه ي صفحه ها قابل مشاهده است؟