داریوش زارعی - امیر نجفی
چکیده
با توجه به سرعت تغییرات،تکنولوژی و پیچیدگیهای آنها و سازمانهای امروزی و وجود رقابت در تولید و فروش محصولات و ارائه خدمات،نیاز به برنامه ریزیهای بلندمدت و استراتژیک آینده نگرانه در سازمانها ضروری می باشد.تدوین و تنظیم برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است که از اتفاق نظر برای تلاش در جهت برنامه ریزی آغاز و به اجرا ،ارزیابی و بازخورد نتایج ختم می شود . طی این فرایند روش های برنامه ریزی مسایل استراتژیک از قبیل روش مستقیم ،مبتنی برهدف و سناریو مطرح و در خصوص تدوین و تنظیم برنامه های استراتژیک از سه روش الگویی برای فرایند تصمیم گیری ،فرایند اشتراک مساعی و مراتب و رویه های سازمانی مورد بررسی قرار می گیرد .لذا در این مقاله بر آن شدیم تا به بررسی اهمیت و چگونگی برنامه ریزی استراتژیک و مزایا و معایب آن بپردازیم.
واژه‌های کلیدی :برنامه ریزی استراتژیک،مدل های برنامه ریزی استراتژیک، مسأله استراتژیک، رویه های سازمانی
مقدمه
امروزه بیشتر سازمانها برای افزایش توانمندی ها ،رشد و بقای بلند مدت و کاهش ریسک عملیات خود نیازمند تدوین برنامه های استراتژیک می باشند .این برنامه ها ارتباط مستقیمی با سیاست ها ،اهداف و مأموریت ها ،اندازه ،پویایی ،درجه پیچیدگی و ساختار سازمان دارد از این رو برنامه ریزی های استراتژیک می بایست با نگاه به آن عوامل تعیین گردد . وضعیت پیچیده ی پیش روی مدیران و برنامه ریزان سازمان را ناگزیر می کند که از اندیشه و رویکرد سیستمی برای شناخت ،تجزیه و تحلیل فرصت ها ،موقعیت ها ،تهدید ها و محدودیت های محیط بیرونی و جنبه های مثبت و منفی (نقاط قوت و ضعف ) درونی سازمان استفاده نموده ،آنگاه توانایی ها و ظرفیت های سازمان را با اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل ها بدست آمده و تقویت نموده تا شرایط برای اجرای برنامه ها در سازمان بوجود آید . سازمان ها می بایست با شناخت مفاهیم ،بستر ها،استراتژی و چگونگی فرایند برنامه ریزی استرتژیک چشم انداز های آتی خود را ترسیم نموده تا بتوانند با شرایط آینده پیش رو ی خود سازگاری و انطباق داشته باشند و به عملیات و بقای خود ادامه دهند.
برنامه ریزی استراتژیک
تعریف برنامه ریزی استراتژیک
برنامه ریزی استراتژیک ابزار مدیریتی توانمندی است که برای کمک به شرکت ها طراحی میشود نا آنها به صورتی رقابتی خود را با تغییرات پیش بینی محیط تطبیق دهند. خصوصاً فراین برنامه ریزی استراتژیک یک نگرش و تجزیه و تحلیل از شرکهت و محیط مربوطه به آن ارائه می کند، شرایط فعلی شرکت را توضیح می دهد و عوامل کلیدی موثر بر موفقیت آن را شناسایی می کند.
برنامه ریزی استراتژیک فرایند تغییر سازمانی مستمر و پیچیده است. برنامه ریزی استراتژیک نگاه به آینده دارد و با تمرکز به آینده پیش بینی شده است.در صدد خلق آینده سازمان بر مبنای آن چیزی است،که احتمال میرود در آینده ایجاد شود و بر مبنای تجزیه و تحویل روند ها و سناریو های پیش بینی شده برای گزینه های ممکن در آینده است. نیز بر مبنای تجزیه و تحلیل داده های داخلی و خارجی است.
برنامه ریزی استراتژیک سازمان را با محیطش تطبیق می دهد.زمینه ای برای دست یابی به اهداف ایجاد می کند.چارچوب و جهتی برای سازمان فراهم می سازد تا به آینده دلخواه خود برسند.
برنامه ریزی روی آوردن به واکنش سریع به بازارها و رقابت از طریق مدیریت کلیدی تفکر استراتژیک است.(خداداد حسینی،1385)
برنامه ریزی استراتزیک عبارت است از تعیین هدف های سازمان و اتخاذ تصمیم در خصوص برنامه های جامع عملیاتی که منجر به دستیابی به اهداف بلند مدت و حیاتی سازمان در محیط رقابتی بوده که ضمن آن اهداف و خطوط کلی فعالیت ها و ماموریت های بلند مدت سازمان تعیین می شود.(مشبکی،1385)
فرایند برنامه ریزی استراتژیک
روند فرایند برنامه ریزی نیازمند این است که تصمیم گیران در سازمان با تشخیص و تعیین مسیر فعالیت و حرکت سازمان و طی فرایندی سازمان یافته و منطقی که شامل تفکر و اقدام استراتژیک می باشد و فرایند مذکور شامل نه مرحله به شرح زیر است که به طور خلاصه بیان می شوند .
1) اتفاق نظر برای تلاش در جهت برنامه ریزی استراتژیک که دارای زمینه های زیر است :
- هدف تلاش و فعالیت
- تعیین معیارها و اولویت های فرایند برنامه ریزی
- چارچوب ،شکل و زمانبندی مطالب و گزارشها
- نقش ،وظایف و ترکیب اعضای تیم برنامه ریزی و هماهنگی برنامه ریزی
- تأمین منابع لازم برای تحقق تلاش های مورد نظر
2)بررسی ،تشخیص و تعیین مأموریت ها و تعهدات :
در این مرحله باید تعهدات صریح و ضمنی اعم از رسمی و غیر رسمی که از محیط بیرون بر سازمان تحمیل می شود ( مجموعه باید ها و نباید ها ) شناسایی و تعیین شوند . بی توجهی به این مرحله می تواند سازمان را با مشکلات زیر روبرو کند ؛
دشوار شدن احتمال انجام مأموریت ها و تعهدات ،ضعف در تشخیص مجاز بودن و نبودن فعالیت ها ،کدر شدن محیط فعالیت سازمان
3) تدوین ،تنظیم و تبیین رسالت و هدف ها :
در این مرحله سازمان باید ذی نفعان را بشناسد و نحوه برخورد با آنها را مشخص کند . ذی نفعان شخص ،گروه یا سازمانی است که می تواند بر سازمان تأثیر بگذارد و یا تحت تأثیر خروجی یا فراورده سازمان باشد .
4) ارزیابی محیط بیرونی :
محیط بیرونی سازمان شامل فرصتها ،تهدیدات و تنگناهایی که در چارچوب روندها ،تحولات سیاسی و اقتصادی ،اجتماعی و فنی - ماهیت ارباب رجوع ،رقبا و همکاران سازمان است .
5) ارزیابی محیط درونی :
برای شناختن نقاط ضعف و قوت سازمان ،تجزیه و تحلیل محیط درونی آن ضروری است و شامل - ورودی های سازمان (منابع ) - استراتژی مورد عمل (عملکرد ) می باشد . هر استراتژی مؤثر باید بر پایه نقاط قوت سازمان و استفاده از فرصتها و به حداقل رساندن تنگناها و تهدیدات بنا شود .
6) تشخیص و تبیین مسایل استراتژیک :
این مورد مبتنی بر خط مشی سازمان است و بر مأموریت ها ،تعهدات ،رسالت ،هدفها و فراورده های آن تأثیر می گذارد بطور کلی برخورد مناسب و مؤثر با مسایل استراتژیک و تبیین آنها بر بقا و موفقیت سازمان اثر دارد. سازمانی که امور استراتژیک خود را نشناسد قادر به رفع تنگناها و تهدید های محیط بیرونی و استفاده از فرصت های مهم نخواهد بود .
7) تدوین و تنظیم استراتژی :
تدوین و تنظیم استراتژی ها با تعیین دیدگاه ها و راهکارهای قابل اجرا آغاز می شود که در این مورد توانمندی اجرای راهکارها اهمیت خاصی دارد . از این رو یکی از وظایف مهم تیم برنامه ریزی مشخص نمودن موانع موجود در راه دستیابی به راهکارها و اهداف و دریافت یا ارایه پیشنهاد هایی برای رفع آنهاست .
8)تشریح و توصیف موقعیت آینده :
در خاتمه برنامه ریزی استراتژیک سازمان باید قادر باشد تا تصویر روشنی از اجرای موفقیت آمیز استراتژی های پیش بینی شده ارایه نماید این تصویر در واقع همان چشم انداز موفقیت سازمان تلقی می شود .
9)اجرا و ارزیابی :
در روند اجرای مراحل برنامه ریزی استراتژیک لزوما ً نباید در انتظار تکمیل هشت مرحله پیش شد بلکه هر مرحله می تواند مستقلا دارای گام اجرایی باشد . پس از اجرا ء ، ارزیابی و کنترل صورت می گیرد .
با در نظر گرفتن سطوح و مأموریت های سازمان ، در اجرای فرایند برنامه ریزی استراتژیک دو مرحله پیش بینی می شود :
الف - طرح های استراتژیک از پایین به بالا در چارچوب پیش بینی هایی که در رأس سازمان بعمل آمده ، در سطوح مختلف مورد بررسی قرار می گیرند و اصلاحات لازم و مورد نیاز روی آنها انجام می شود .
ب- طرح های اجرایی برای تحقق برنامه هااستراتژیک تدوین می شوند و به تصویب شورای سیاست گذاری سازمان می رسد.(هاشمی فر،1377)
با توجه به مباحث فوق،فرایند برنامه ریزی استراتژیک در شکل زیر نشان داده شده است.
عوامل موثر در برنامه ریزی استراتژیک
در نظام برنامه ریزی استراتزیک عوامل گوناگونی تآثیر گذارند که اهم آنها عبارتند از:بزرگی یا کوچکی سازمان(اندازه سازمان)،نوع مدیریت،پیچیدگی های فرایند تولید،انواع مشکلات، و اهداف نظام برنامه ریزی سازمان. قبل از هرگونه تصمیم گیری درباره برنامه ریزی استراتژیک ابتدا باید یک راهنما و یا دستورالعمل برنامه ریزی تهیه شود.راهنمای برنامه ریزی به عنوان اولین سند فرایند برنامه ریزی حاصل توافق جمعی مدیران برای هماهنگی عملیات خود جهت تدوین برنامه های استراتژیک و ماخذ مراجعه مدیران و کارکنان است(طوسی،49:1380)
علاوه بر تعهد مدیریتی که لازمه برنامه ریزی محسوب می شود ،دامنه برنامه ریزی،تعریف واژه های اصلی،نوع ورودی و خروجی داده ها و اطلاعات مورد نیاز نظام برنامه ریزی،منابع اطلاعات،ارتباطات و ضوابط به منظور ایجاد زبان و تعریف مشترکی بین مدیران ئو کارکنان به وضوح در راهنما آورده می شود.یکی از الزامات برنامه ریزی استراژیک انتخاب افراد واجد شرایط از نیروهای متعلق به صنف و ستاد است.این انتخاب باید به اتکاء توانایی های افراد و دانش و توانش آنها در رأس برنامه ریزی انجام شود.
یکی از وظایف و مسئولیت های اصلی مدیریت عالی هر سازمان درک مفهوم واقعی مقوله برنامه ریزی استراتژیک به معنی کامل و جامع آن است. هر مدیر مسئولیت شناس وظیفه دارد برای حفظ و بقا و پویایی سازمان خود را اصول و مبانی برنامه ریزی استراتژیک آشنا باشد. مدیریت عالی باید در سطح سازمان،فضای موثر و مناسب مورد نیاز جهت برنامه ریزی استراتژیک را به وجود آورد.
بدون شک هر سازمانی که قصد ایجاد برنامه ریزی استراتژیک داشته باشد با انواع مقاومت های ضد برنامه ریزی مواجه خواهد شد. مدیریت با بینش و توافق بالاتر قادر به پیاده کردن عالی ترین نظام برنامه ریزی است. بنابراین مدیریت های دانا و توانا ضمن پیاده کردن نظام مناسب برنامه ریزی در سطح سازمان قادر به شناسایی موانع و در نهایت حذف آنها هستند.(رزقی شیر سوار،1389)
مزایای برنامه‌ریزی استراتژیک
یکی از مزایای برنامه‌ریزی استراتژیک های بودن آن است. این نوع برنامه‌ریزی جهت و مسیر فعالیت‌ها و عملیات سازمان را مشخص می‌سازد و به عنوان راهنمای سازمان عمل می‌کند.
جهت‌گیری آینده، اولویت‌ها را مشخص می‌کند و تصمیم‌های امروز را در پرتو پیامدهای آینده اتخاذ می‌کند.
برنامه‌ریزی استراتژیک نقش هماهنگ‌کننده بین برنامه‌های عملیاتی سازمان را انجام می‌دهد و اقدامات واحدهای مختلف را در یک مسیر جهت می‌بخشد.
با اوضاع و شرایطی که به سرعت دست‌خوش تغییر می‌شوند، به روشی کارساز برخورد و کار تیمی و تخصصی کارشناسی ایجاد می‌کند.
برنامه‌ریزی استراتژیک با نگرش بلندمدت، به پیش‌بینی‌های آینده می‌پردازد و از این رو دارای اطلاعاتی است که برای اقدامات درازمدت مدیران مفید است.
برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک خواهان بینش استراتژیک در سراسر واحدهای سازمانی و از جمله همه‌ی سیستم‌های اداری است و به جای این‌که عملی مکانیکی باشد نقش محوری افراد، گروه‌ها و نفوذ فرهنگ سازمان را به رسمیت می‌شناسد.
محدودیت‌ها
با وجود مزایای برشمرده شده برنامه‌ریزی استراتژیک بسیاری از صاحب‌نظران نیز برنامه‌ریزی استراتژیک را ناکارا و گاهی اوقات زاید می‌دانند و محدودیت‌هایی را در جهت کاربرد آن بیان می‌دارند که عبارت است از:
- بالا بودن هزینه‌هایی که برای برنامه‌ریزی مورد نیاز است و بیشتر سازمانهای کوچک امکان استفاده از آن را پیدا نمی‌کنند؛
- از نظر زمانی این نوع برنامه‌ریزی نیاز به زمان طولانی دارد. سازمانها برای برنامه‌ریزی باید مدت‌زمان زیادی وقت صرف کنند و مراحل مختلف این فرآیند را پشت سر نهند تا سیستم برنامه‌ریزی استراتژیک بتواند شروع به کار کند.
- فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک بیش از آنچه هست یا می‌تواند باشد، منطقی و تحلیلی ارایه شده است. طرح آن بیش از اندازه ذهنی است و نمی‌تواند پویایی‌های اجتماعی- سیاسی کار در هر سازمان را به شمار آورد؛
- تصمیم‌گیری در مورد ماموریت و اهداف همواره ساده نیست و ممکن است معنایی نداشته باشد؛
- برنامه‌ریزی استراتژیکی از نظر تخصصی نیاز به نیروی انسانی متخصص دارد که در دست‌رس همه‌ی سازمانها نیست؛
- دست‌رسی نداشتن سازمانها برای رسیدن به اطلاعات جامع و به موقع در مورد محیط، تحولات و رویدادهای کلان محیطی؛
- ناآشنایی مدیران با مباحث مدیریت استراتژیک و برنامه‌ریزی استراتژیک و بی‌اعتمادی آنها به برنامه‌ریزی استراتژیک.
نتیجه گیری
اساساً انسان موجودی برنامه دار است.او خودآگاه یا ناخود برای فعالیت ها و تعاملات فردی و اجتماعی خود پیش نگری می کند. شاید بتوان گفت قسمت قابل توجهی از این رفتارها به طور ناخودآگاه برنامه ریزی می شود،لکن آنجا که در تعاملات و مناسبات با دیگران اعم از خانواده،مدرسه ،سازمان گام می نهیم،برای برقراری یک ارتباط مؤثر به افکار و پیش نگری های خود نظم و انسجام می بخشیم،این ساده ترین و ابتدایی ترین نمود برنامه ریزی در زندگی است.
اما از آنجا که پدیده ای به نام سازمان با رسالت و اهداف خاصی به وجود می آید،برنامه ریزی نمود عینی تر، با ارزش تر و حساس تری پیدا می کند، ه تحقق اهداف سازمانی مستلزم به کارگیری منابع لازم اعم از مادی،مالی و انسانی است.انجام بهینه امر به کارگیری و در نتیجه حصول اهداف سازمان در سایه برنامه ریزی امکانپذیر می گردد.با گسترش و پیچیدگی سازمان های بشری،برنامه ریزی نیز به تدریج شکلهای مختلفی به خود گرفت،به عبارت دیگر توسعه مناسبات اجتماعی و بروز نیازهای متعدد بشر،سازمانها خود را در پیش بینی آینده اجتناب ناپذیر دیدند.
لذا به تدریج شکلی از برنامه ریزی به نام برنامه ریزی استراتژیک یا جامع بوجود آمد.با عنایت به مطالب فوق ، یکی از دلائل روی آوردن به برنامه ریزی استراتژیک،تحولات ،دگرگونیها و تغییرات پرشتاب محیط امروز سازمانهاست و در گذشته تغییرات و تحولات به گستردگی امروز نبوده و مدیران می توانستند هدفهای آینده را بر اساس گذشه تنظیم نمایند.
اما اکنون تجربه گذشته لزوماً راه مطمئنی برای آینده نیست و مدیران باید با مدد گیری از برنامه ریزی استراتژیک، استراتژیهای آینده سازمان را طوری تنظیم کنند که متناسب با موقعیت و شرایط آینده باشد.لذا عنایت به این مهم به مدیران کمک می کند تا در مقابل تغییرات و تحولات فردا مجهز باشند و تصویری روشن از سازمان و هدف های آن داشته باشند و فعالیت های سازمان را در لوای استراتژیک واحدی هماهنگ نمایند.همانطور که از فرایند برنامه ریزی استراتژیک برداشت می گردد گروهی از متخصصان و کارشناسان برنامه ریزی به همراه مدیران عالی و سیاست گذاران سازمان، باید در امر این برنامه ریزی همکاری و مساعدت نمایند. برنامه ریزی استراتژیک در واقع حکم دستورالعمل و راهنمای عمل و حرکت سازمان و مدیریت را دارد و در تصمیم گیریهای سازمان کارآمد و راهگشاست.