كلمات كليدي : برون سپاري، سازمان شبكه¬اي، اداره مجازي، سازمان بدون مرز، مباني سازمان و مديريت
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
از جهت لغوی واژه مجازی از مباحث کامپیوتر عاریت گرفته شده است. در کامپیوتر به حافظه‌ای که بیشتر از ظرفیت حافظه واقعی باشد، حافظه مجازی می‌گویند. در مطالعات سازمان نیز به همین سیاق و با توجه به این که این نوع سازمان از منابع بیرونی که واقعا متعلّق به خودش نیست، به وجود آمده است، آن را سازمان مجازی نامیده‌اند. یعنی سازمانی که موجودیّت و اجزای تشکیل‌دهنده آن، متعلّق به سازمان‌های دیگر است و به‌خودی‌خود، موجودیّتی ندارد.[1]
تعاریف مختلفی از سازمان مجازی شده است، که نشان‌گر تازگی موضوع و عدم توافق صاحب‌نظران در این زمینه است:
Ø سازمان مجازی، تلفیقی از گروه‌ها و واحدهای پراکنده است؛ که با کمک شبکه‌های ارتباطی، به‌هم پیوند خورده و تشکّل جدیدی را به‌وجود آورده‌اند.[2]
Ø شکلی از ارتباطات است که به کمک شبکه‌های جهانی و هوش مصنوعی تکامل یافته است.[3]
Ø شبکه‌ای از سازمانها که اثربخشی آن، بیش از سازمان‌های بزرگ و مستقل است؛ اگرچه خود، موجودیّت مستقلی ندارد؛ یعنی سازمان مجازی، سازمانی تخیّلی است، که خود وجود ندارد؛ بلکه دیگر سازمانها به آن موجودیت می‌دهند.[4]
Ø الگویی برای ایجاد تعامل و مراودات جمعی میان گروه‌های کاری و کارکنانی که در محیط‌های دور از هم پراکنده‌اند؛ که امکان اثربخشی تلاش‌های جمعی و گروهی را فراهم می‌آورد و ساز و کارهای ارتباطی(شبکه‌ها و وسایل ارتباطات از راه دور)، آنها را به‌هم پیوند می‌دهند.[5]
Ø شبکه‌ای موقت از سازمانها و واحدهای مستقل(تولید‌کنندگان، مشتریان و حتی رقبا) است؛ که با کمک فن‌آوری اطلاعات، با یکدیگر در زمینه مهارت‌ها، هزینه‌ها و دسترسی پیدا کردن به بازارها، باهم مشارکت می‌کنند.[6]
Ø شبکه‌ای موقت از سازمان‌هایی که برای بهره‌گیری از فرصت‌ها، به‌سرعت گردهم می‌آیند.[7]
Ø سازمان‌های مجازی، در واقع نوعی از سازمان‌های شبکه‌ای هستند، که فاقد هسته مرکزی دائمی‌اند.[8]
یکی از روندهای مهمی که از دهه 90 میلادی آغاز شده، این است که بسیاری از شرکت‌های مشهور، فعالیّت‌های خود را بر روی کارهایی متمرکز کرده‌اند که در آنها مهارت‌های بسیاری دارند و بقیّه کارها را به شرکت‌های دیگر واگذار کرده‌اند. این سازمانها ساختار خود را به صورت یک شبکه پویا تنظیم کرده و برحسب نیاز خود، با شرکت‌های مختلف قرارداد می‌بندند. این سازمانها، با توجه به نیازهایی که پیوسته تغییر می‌کنند، بخش‌هایی را به شبکه افزوده یا از آن کم می‌کنند؛ به‌طوری‌که وظایف اصلی سازمان در سازمان‌های مختلف پراکنده شده یا به افراد مختلف واگذار می‌گردد.
در این ساختار، کارهای سنّتی سازمانها؛ مانند فروش، حسابداری و تولید، زیر یک سقف انجام نمی‌شود؛ بلکه به‌وسیله سازمان‌های پراکنده از یکدیگر صورت می‌گیرد؛ این سازمان‌های پراکنده، به‌وسیله کانال‌ها، شبکه‌ها و وسایل الکترونیکی، به یک دفتر مرکزی برای هماهنگی و کنترل، مرتبط می‌شوند.[9]
سازمانی که اغلب قریب به اتفاق فعالیت‌های خود را به سازمان‌های بیرونی واگذار کرده است، سازمان مجازی کامل است. سازمان‌های پارندی (Modular) سازمان‌های شبکه‌ای (Network) و سازمان‌های بدون‌مرزی (Barrier-Free)، همه، روایات متفاوتی از مقوله‌ای واحد، به‌نام سازمان مجازی هستند.[10]
سازمان‌های مجازی، نمونه‌ای از سازمان‌های آینده هستند که در آنها پیچیدگی، وسعت و حجم عملیات، به‌گونه‌ای است، که دیگر نمی‌توان آنها را به‌صورت سازمان متمرکز و واحد اداره کرد؛ بلکه برای ادامه کار آنها به سازمان‌های دیگر نیاز است.
باید توجه کرد که سازمان مجازی، مفهومی متفاوت از اداره مجازی است. در اداره مجازی تکنولوژی، جایگزین بسیاری از فضاهای فیزیکی واحد‌ها می‌شود؛ در حالی‌که در سازمان مجازی با تأمین و تدارک فعالیت‌ها ازخارج سازمان، هدف‌های سازمان تحقق پیدا میکند.[11]
ویژگی‌های سازمان مجازی
1. فن‌آوری محوری؛ کارآفرینان و شرکت‌هایی که در فاصله‌های دور ازهم قرار گرفته‌اند، به کمک فن‌آوری اطلاعات و شبکه‌های الکترونیکی براساس قراردادهای الکترونیکی باهم همکاری می‌کنند؛ به‌طوری‌که تصوّر سازمان مجازی بدون فن‌آوری پیشرفته(فن‌آوری اطلاعات)، غیر ممکن است؛[12]
2. برون‌سپاری(Outsourcing)؛ سازمان‌های مجازی بسیاری از فعالیت‌های خود را از سازمان‌های دیگر تأمین می‌کنند. در این نوع ساختار، به جای انجام وظایف سنّتی در ادارات و واحدهای زیرمجموعه سازمان، واحدهای خارجی، عهده‌دار انجام این وظایف می‌شوند. یکی از عوامل مهمی که مجازی بودن سازمان را تعیین میکند؛ واگذاری فعالیت‌ها به سازمان‌های دیگر است؛[13]
3. فرصت‌طلبی؛ سازمان‌های مجازی موقّتی بوده و بیشتر آنها در پی بهره‌برداری از فرصت‌ها هستند و پس از برآورده‌شدن نیاز و از بین رفتن آن فرصت از هم جدا می‌شوند؛[14]
4. اعتماد؛ تنوع رابطه‌ها در سازمان مجازی باعث می‌شود که شرکت‌ها، هرچه بیشتر به‌هم تکیه و اعتماد نمایند؛ زیرا آنها دارای سرنوشت مشترکی هستند؛[15]
5. نبودن مرز؛ این الگو مرز سنّتی شرکت‌ها(تولید‌کنندگان، رقبا و ...) را تغییر می‌دهد و نمی‌توان به‌راحتی مشخص کرد که مرز شرکت، از کجا آغاز و در کجا پایان می‌پذیرد؛[16]
6. انعطاف‌پذیری؛ نبود مرزبندی‌های سنتی و محدودیت‌های ناشی از آن بین سازمانها، همچنین استفاده از خدمات سازمان‌های دیگر با عقد قرارداد، چالاکی خاصی به سازمان‌های مجازی می‌بخشد.[17]
مزایا
ü در این ساختار هیچ‌گونه هزینه سربار اداری وجود ندارد؛ زیرا کارها به صورت بستن قرارداد انجام می‌شود و ارتباطات به صورت الکترونیکی انجام می‌شود؛[18]
ü نیروی کار انعطاف‌پذیر است و با شرکت‌های جدید با توجه به تقاضاهای جدید و تغییرات محیطی، اقدام به عقد قرارداد می‌شود؛[19]
ü ارائه خدمات و محصولات در سطح عالی؛ از آنجا که هرشرکت شایستگی‌های اصلی خود را در شبکه عرضه میکند، هرنوع وظیفه و فرآیند در عالی‌ترین سطح ممکن ارائه خواهد شد؛ به‌گونه‌ای که به‌ندرت امکان دارد، یک شرکت، به‌تنهایی از عهده چنین کاری بر‌آید.[20]
معایب
Ø عدم کنترل بر سازمان؛ با توجه به ماهیّت غیر عادی سازمان و اینکه فعالیت‌ها، زیر یک سقف انجام نمی‌شود، هیچ کنترلی وجود ندارد و مدیران باید خود را با پیمانکاران مستقلّی که برای انجام کارها قرارداد می‌بندند، وفق دهند؛[21]
Ø عدم تعریف ساده و راحت سازمان؛ زیرا امکان دارد، هر هفته با پیمانکاران جدیدی قرارداد ببندند یا قرارداد آنها را فسخ و سازمان‌های دیگری جایگزین آنها کنند و در نتیجه شکل سازمان تغییر کند؛[22]
Ø وفاداری بسیار اندک اعضا به سازمان؛ زیرا نمی‌توان یک فرهنگ منسجم و فراگیر در سازمان ایجاد کرد یا آن‌را مشاهده نمود؛[23]
Ø جابجایی بسیار زیاد کارکنان و اعضای سازمان؛ زیرا این افراد تنها به کار یا به شرکت طرف قرارداد، متعهد هستند و هر زمان که منافع خودشان یا شرکت طرف قرارداد ایجاب کند، با سازمان مزبور قطع رابطه می‌کنند؛[24]
Ø احساس دغدغه، فشار، تنهایی و انزوا در کارکنان؛ به‌علت تغییرات دائم و فقدان ارتباطات ارگانیک بین آنان؛[25]
Ø احساس تعلق کمتر به سازمان؛ به‌علت فقدان ارتباطات چهره‌به‌چهره.[26]
در زمانه ما که عصر رقابت روزافزون بین سازمانها است، سازمان‌هایی، کم‌هزینه، منعطف و سریع؛ مانند سازمان‌های مجازی می‌توانند، بسیار راه‌گشا و موفق باشند؛ اما نباید فراموش کرد که مدیریت این سازمانها، به‌علت وجود کارکنان بسیار متخصص، ساختار تخت و کنترل پایین بر واحد‌هایی که کارهای سازمان را انجام می‌دهند، مشکل است. به‌علاوه، این سازمانها، با اشراف بر فن‌آوری‌های نوین، سازگاری و مدیریت، مخاطرات مربوط به این فن‌آوری‌ها را می‌طلبند. همچنین فراهم بودن زیرساخت‌های حقوقی، اجتماعی و فرهنگی لازم، برای این سازمانها در رشد و موفقیّت آنها بسیار حیاتی است. در نتیجه، مدیران قبل از اقدام برای تجدید ساختارها، با هدف مجازی‌شدن، باید به زیرساخت‌های لازم برای این سازمانها توجه داشته باشند.