كلمات كليدي : برنامه¬ريزي، برنامه¬ريزي پروژه، مديريت پروژه، كنترل پروژه، نمودار ميله اي، نمودار گانت، روش مسير بحراني(CPM)، فن ارزشيابي و بازنگري برنامه(P
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
فرآیند برنامه‌ریزی(اقتصادی) با یک نگاه کلی، دارای سه سطح برنامه‌ریزی بلند‌مدت یا استراتژیک، سطح برنامه‌ریزی میان‌مدت یا تاکتیکی و سطح برنامه‌ریزی کوتاه مدت یا اجرایی است. در سطح برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت یا اجرایی هرطرح به مجموعه کارها یا عملیاتی که آن را پروژه می‌نامیم، تبدیل و تقسیم می‌شود.[1]
پروژه، عبارت است از مجموعه اقدامات و عملیات پیچیده و منحصر به‌فرد متشکل از فعالیت‌های منطقی و مرتبط به یکدیگر، که زیر نظر یک مدیریت و سازمان اجرایی مشخص برای تامین هدف یا هدف‌های مشخص، در چارچوب برنامه زمانی و بودجه از پیش‌تعیین‌شده‌ای اجرا می‌شود.
چارچوب‌ها
چارچوب و هدف‌های اصلی پروژه، کمّی است یا دست‌کم انتظار می‌رود که چنین باشد. به‌طور کلی هدف‌های اصلی پروژه‌ها، کیفیت‌ها یا کمیت‌هایی هستند، که اگر هم به‌طور مستقیم قابل سنجش و اندازه‌گیری نباشند، مقدار و کیفیّت آنها، هم قبل و هم بعد از اجرای پروژه، از طریق سنجش و اندازه‌گیری متغیر‌ها، پدیده‌ها، شاخص‌ها و کمّیت‌های دیگری، به‌طور غیر مستقیم قابل اندازه‌گیری است.[2]
هر پروژه مشتمل بر مجموعه کارهایی است که برای نیل به یک هدف کوتاه‌مدت و تک‌موردی انجام می‌شوند و زمان آغاز و پایان مشخصی دارند.[3] پروژه‌ها، ممکن است کارهایی باشند که انجام آنها در فواصل زمانی مشخص، لازم می‌شود؛ مثل بستن حسابهای مؤسسات در انتهای سال مالی و یا تعمیرات اساسی یک پالایشگاه هر دو سال یکبار.[4]
مراحل پروژه
همان طور که گفته شد؛ پروژه‌ها، از نقطه و مبدا معینی شروع و در نقطه‌ی تعیین‌شده‌ای خاتمه می‌یابند. بنابراین هر پروژه یک دوره زندگی مشخص دارد. شروع و خاتمه پروژه را می‌توان با تاریخ‌های تقویمی مشخص کرد. دوره زندگی پروژه، از ابتدا تا انتها، از مراحل(Phases) قابل تشخیص و تعریفی تشکیل شده است. در هر یک از مراحل اجرای پروژه بنابر موضوع، نوع، طبیعت و اندازه آن، کارها و فعالیت‌های گوناگونی انجام می‌شود. هر پروژه در یک تقسیم‌بندی عمومی دارای مراحل: بررسی، تعریف، طراحی، ساخت یا اجرا، نصب یا پیاده‌سازی، بهره‌برداری و ارزیابی است.[5]
بعضی از صاحب‌نظران، پروژه را در چهار مرحله ذیل تعریف می‌کنند:
1. مرحله نظری، نقطه آغازین یک پروژه است. در این مرحله، پروژه در حد یک فکر، نظر یا خواسته یک شخص، گروه یا یک مؤسسه است؛
2. مرحله طرح و برنامه‌ریزی؛ در این مرحله امور طرح وبرنامه‌ریزی با دقت و جزئیات بیشتر و کامل‌تری انجام می‌شود. در این مرحله تقریبا تمام فعالیت‌هایی که لازم است در عمل اجرا شوند، مشخص شده و پروژه، زمان‌بندی می‌شود؛
3. مرحله اجراء؛ در این مرحله بایستی کارهای پروژه مطابق برنامه‌ها و اصول و کیفیت‌های تعیین‌شده در مرحله دوم (طرح و برنامه‌ریزی) به اجراء درآیند؛
4. مرحله پایانی؛ در این مرحله، سعی می‌شود که کارها و فعالیت‌ها، با کیفیّت و کمّیت قابل قبول دستگاه‌های نظارتی، تحویل کارفرمای پروژه شوند.[6]
مدیریت پروژه
پروژه‌ها و کارهای پروژه‌ای و سازمان آن، بافت و ماهیّتی متفاوت از کارها یا وظایف روزمرّه و تکراری واحد‌ها یا سازمآن‌های تخصّصی و وظیفه‌ای، دارند. از این‌رو بسیاری از مفاهیم، الگوها و روش‌های سنّّتی مدیریت را که اساسا برای انجام کارها یا وظایف روزمره اداری تدوین و توسعه یافته‌اند؛ نمی‌توان بطور اثربخش و کارآمد در پروژه‌ها، به‌کار گرفت.[7]
مدیریت پروژه، فرایندی است که جریان دوره زندگی پروژه را از آسان‌ترین راه و با بهترین نتیجه، در راستای دستیابی به هدف‌های پروژه، برنامه‌ریزی و هدایت می‌کند. این فرآیند، به‌طور ساده از سه کار برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت تشکیل شده است.[8]
هدف مدیریت پروژه، عبارت از ایجاد هماهنگی لازم در اجرای فعالیت‌ها به‌منظور کاربرد مناسب منابع و امکانات، در راستای هدف نهایی پروژه است.[9]
مدیر پروژه با تنظیم یک برنامه کلی، مراحل تفصیلی اجرای پروژه، میزان هزینه، زمان اجرا، و روش کنترل پیشرفت کار را معین می‌کند. وی همچنین با برنامه‌ریزی صحیح، سیستم‌های مورد استفاده در مراحل مختلف اجرای پروژه را کنترل می‌کند.[10]
در این‌میان، دانش مدیریت پروژه نیز تشکیلاتی با ابزارهای نیرومند، جهت بهبود و ارتقاء توانایی سازمان و مدیر پروژه، برای برنامه‌ریزی، سازماندهی، اجراء و کنترل فعالیّت‌ها و راه‌های استفاده از افراد و منابع را فراهم می‌آورد.[11]
برنامه‌ریزی پروژه
برنامه‌ریزی پروژه، شامل کارها و کوشش‌هایی است که با انجام آنها می‌توان فعالیت‌های پروژه و روابط میان آنها را شناخت و مدت، منابع مورد نیاز و هزینه اجرای آنها را بر اساس معیار‌ها و موازین اجرایی موجود در سازمان مولد پروژه و همچنین کیفیت نتایج محصولات پروژه را پیش بینی، برآورد و اصلاح کرد.
برنامه‌ریزی پروژه از گام‌های زیر تشکیل شده است:
1. تحلیل پروژه، تهیه فهرست فعالیت‌های پروژه و ترسیم شبکه آن؛
2. برآورد مدت، منابع مورد نیاز و هزینه اجرای فعالیت‌های پروژه؛
3. زمان‌بندی پروژه و محاسبه مشخصات اجرایی فعالیت‌ها؛
4. برنامه‌ریزی منابع و بررسی مسائل و مشکلات احتمالی و قابل انتظار و بررسی رابطه زمان و هزینه پروژه.[12]
کنترل و نظارت بر پروژه
نظارت یا کنترل پروژه، فرآیند مستمرّ و پویایی است، که مدیر پروژه را از خاتمه فعالیت‌ها، طبق برنامه زمانی، بودجه و نتایج فنی پیش‌بینی‌شده آنها، مطمئن ساخته و به‌موقع او را در جریان شناخت مشکلات و تأخیرات قرار می‌دهد. در فرآیند کنترل، سه عامل اساسی یعنی زمان، هزینه و عملکرد یا کیفیت نتایج و محصولات یک پروژه، ارزیابی می‌شوند.[13]
ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه
از ساده‌ترین روش‌های برنامه‌ریزی پروژه، نمودارهای گانت و میله‌ای هستند؛ این دو نمودار، از ساده‌ترین ابزارها برای نشان‌دادن زمان‌های آغاز و پایان فعالیت‌ها هستند؛ که هنوز در بسیاری از موسسات و سازمآن‌ها، به‌عنوان تنها روش برنامه‌ریزی، مورد استفاده قرار می‌گیرند.[14]
این نمودارها از دو محور عمود برهم تشکیل شده‌اند. محور افقی این نمودارها، نشان‌دهنده‌ی عامل زمان و محور عمودی، نشانگر فعالیت‌های لازم در اجرای پروژه است. از اشکالات عمده این نمودارها این است که ارتباط بین فعالیت‌ها و ترتیب تقدّم و تأخّر بین این فعالیت‌ها را نشان نمی‌دهند. اشکالات این نمودارها و عدم کارآیی آنها در پروژه‌های بزرگ، مدیران را به فکر استفاده از تکنیک‌ها و فنون دیگر از جمله روش مسیر بحرانی(CPM) و فن ارزشیابی و بازنگری برنامه(PERT) انداخت.[15]
روش‌های CPM و PERT، هر دو از روش‌های مبتنی بر شبکه هستند و بر اصل رویدادهای "کلیدی" و "مهم"، که لازمه‌ی این رویدادها است، در تاریخ‌های معینی به وقوع بپیوندند؛ تا پروژه در تاریخ معینی به اتمام برسد، استوار هستند.[16]
معمولا در این دو روش، پس از شناسایی فعالیت‌های لازم برای تکمیل پروژه و تعیین ترتیب انجام رخدادها و ترسیم جریان فعالیت‌ها از شروع تا پایان و شناسایی رابطه فعالیت‌ها با یکدیگر، زمان لازم برای هرکدام از فعالیت‌ها تخمین زده می‌شود.[17]
تفاوت دو روش مسیر بحرانی و فن ارزشیابی و بازنگری برنامه در این است که روش مسیر بحرانی به طور مشخص و قطعی زمان مورد انتظار پایان کل پروژه یا پروژه‌های فرعی‌ای که یک پروژه را تشکیل می‌دهند، تعیین می‌کند؛ در حالیکه PERT پا را فراتر گذاشته و می‌کوشد تا تغییرات زمانی همراه با زمان مورد انتظار را تخمین بزند. بنابراین PERT با مسأله عدم اطمینان زمانی مستقیم‌تر برخورد می‌کند.[18]
روش مسیر بحرانی CPM و فن ارزشیابی و بازنگری برنامه(PERT) هردو برای برآورد و کنترل زمان و هزینه مورد نیاز برای اتمام یک پروژه، به‌کار می‌روند. فایده اصلی کاربرد این فنون فراهم ساختن امکان صرفه‌جویی در زمان، از طریق جداول زمان‌بندی کارها و کنترل آنها در حین اجرای پروژه‌ها است. البته با توجه به رابطه زمان و هزینه اجرای هر پروژه، صرفه‌جویی در زمان، معمولا به صرفه‌جویی در هزینه‌ها منجر خواهد شد.[19]