كلمات كليدي : شغل، شرح شغل، تجزيه و تحليل شغل، مديريت منابع انساني، برنامه¬ريزي، طراحي شغل
نویسنده : محمد محمدي , هادي بغدادي
تجزیه و تحلیل شغل یا کارشکافی، فرآیندی است که از طریق آن، ماهیت و ویژگی‌های هریک از مشاغل در سازمان بررسی می‌شود و اطلاعات کافی درباره آنها جمع‌آوری و گزارش می‌شود. با تجزیه و تحلیل شغل، مشخص می‌شود، هر شغل چه وظایفی را شامل می‌شود و برای احراز و انجام شایسته آن، چه مهارت‌ها، دانش‌ها و توانایی‌هایی لازم است. تجزیه و تحلیل شغل، شرح خلاصه وظایف و مسئولیت‌های شغل و رابطه آن شغل با مشاغل دیگر دانش‌ها و مهارت‌های لازم برای انجام دادن آن و شرایط کار است.[1]
فرایند تجزیه و تحلیل شغل
فرایند تجزیه و تحلیل شغل منجر به تهیه شرح شغل، مشخصات شغل و ویژگی‌های لازم جهت احراز شغل می‌گردد. شکل زیر، این فرایند را نشان می‌دهد.[2]
کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل
در دهه قبلی، کاربرد تجزیه و تحلیل شغل به‌طور عمده متمرکز بر پیش‌بینی به‌ویژه در رابطه با اجرای قوانین و مقررات بود. اگرچه بسیاری از سازمان‌ها برای اجرای قانون برابری فرصت‌های استخدام و مقرّرات آن، شروع به تحلیل شغل نموده‌اند؛ ولی مدیران کشف نمودند که مزایای فراوان دیگری در تجزیه وتحلیل شغل وجود دارد. در بیشتر سازمان‌ها تجزیه و تحلیل شغل به‌منظور گزینش، آموزش، ارزیابی شغل، ارزیابی عملکرد، ایمنی و بهداشت، مطالعات زمان و حرکت، پیاده کردن قوانین و مقررات دولت و طراحی مشاغل کاربرد دارد.[3]
عوامل مؤثر بر تجزیه و تحلیل شغل
در تنظیم اطلاعات مربوط به شغل، با توجه به اینکه مبنای جبران خدمات و دیگر وظایف اداره انسانی قرار دارد، باید ابعاد متعددی از نظر اجتماعی، سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، قانونی، فن‌آوری و اهداف سازمان و مدیریت لحاظ نمود. شغل از این جهت، دارای مفهوم اجتماعی است که اطلاعات مربوط به شرح شغل در تنظیم صحیح و متناسب مسئولیت‌ها مربوط به شغل به‌کار گرفته می‌شود؛ که تناظر اجتماعی آن، مقام اجتماعی شغل است؛ که براساس آن، نیاز به تشخیص در فرد ارضا می‌شود. از نظر رفتار سیاسی تنظیم روابط در شرح شغل باید به‌گونه‌ای پیش‌بینی شود، که قدرت مانور شاغل براساس روابط مکتوب افزایش یابد تا شاغل بتواند از عهده اداره امور برآیند و در ادامه رفتار سیاسی مربوط به شغل، توانایی‌های خود را بروز دهند. از آنجا که حدود مسئولیت‌ها، وظایف و مشخصه‌های شغلی بیان شده در شرح مشاغل رابطه مستقیم و تنگاتنگی در رابطه با تعیین حقوق و دستمزد ایفا می‌کند، ارتباط تعیین‌کننده‌ای با معیشت کارکنان و سطح زندگی آنها خواهد داشت، چون فرد و مزایای نقدی و غیرنقدی و تعهداتی مانند تعطیلات، تأمین اجتماعی، آموزش و بهداشت در بعضی موارد و در رابطه با برخی از مشاغل چنان آثار اقتصادی به‌بار می‌آورد که نادیده گرفتن آن، منجر به بی‌عدالتی در کارگران و جوی از عدم تفاهم و مخاصمه در محیط کار و در نهایت عدم دلسوزی و دلبستگی شاغلان و افزایش ضایعات کمی و کیفی خواهد شد.[4]
ملاحظات قانونی از نوع رعایت فرصت برابر در تنظیم شرایط احراز مشاغل با استناد منطقی بر ویژگی‌های فردی از نظر جنسی، نژادی، طبقات اجتماعی که امکان شرایط استخدام و به‌کارگیری در مشاغل را برابر همه مشاغل فراهم می‌سازد، اصلی است که تجزیه و تحلیل شغل را به‌شدت متأثر می‌سازد و در بعضی از مشاغل، رعایت استاندارد مدوّن و مکتوب برای انجام یک شغل به‌صورت مقررات و قوانین الزام‌آور و مطرح است؛ که باید در تجزیه و تحلیل و تنظیم شرح شغل مستند گردد؛ مانند رعایت بعضی از استانداردهای جسمانی و هوش فکری در رابطه با مشاغل نظامی وقتی که در شرح شغل و مشخصه‌های شغلی و احراز مشاغل قید می‌شود.[5]
تنظیم شرح شغل و شرایط احراز شغل
اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به‌دست می‌آید، به‌صورت شرح شغل و شرایط احراز شغل، به فرم‌های خاصی منتقل می‌شود. در شرح شغل، وظایف، مسئولیت‌ها و شرایط کلی کار به‌طور خلاصه درج می‌شود. شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید دارا باشد؛ تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید. به‌عبارت دیگر دانش، مهارت‌ها و توانایی‌هایی که برای انجام موفق و مؤثر شغل ضروری است. درواقع منظور از "انتخاب صحیح" در مدیریت منابع انسانی، این است که شاغل و شغل باهم تناسب داشته باشند.[6]
شرح شغل (Job Description)
برای تنظیم مشاغل، فرم استانداردی وجود ندارد و هر سازمان برحسب نیاز و نوع ساختار سازمانی می‌تواند فرم خاصی برای خود در نظر بگیرد. البته روند تنظیم شرح شغل، به‌سوی قابل انعطاف کردن وظایف و مسئولیت‌ها سوق پیدا کرده است. معمولاً در شرح شغل‌ها، عنوان شغل، شرح وظایف عمده، میزان اختیارات که مسئولیت‌ها را مشخص می‌کند و بعضاً شرایط کار منظور می‌شود.[7] به‌طور کلی میتوان عناوین زیر را به‌عنوان قسمت‌های اصلی یک شرح شغل نام برد:
1. شناخت شغل؛
2. خلاصه و تعریف شغل؛
3. نمونه وظایف و مسئولیت‌ها؛
4. اختیارات؛
5. ارتباط با مشاغل دیگر؛
6. شرایط کار؛
7. ابزار مورد نیاز؛
8. تعریف واژه‌ها؛
9. فن‌آوری.[8]
شرایط احراز مشاغل یا شرایط احراز شخصی
بعد از تشریح ماهیت و ویژگی‌های شغل، قدم بعدی تعیین خصوصیات، تجربیات و مهارت‌هایی است که متصدی شغل باید داشته باشد؛ بنابراین به‌منظور تنظیم فرم شرایط احراز شغل لازم است که شرح شغل به دقت مورد مطالعه قرار گیرد. فرم شرایط احراز شغل از یک طرف، راهنمایی برای کارمندیابی است و از طرف دیگر، چون در آن صفات و خصوصیاتی که دارا بودن آنها ضروری و مهم شناخته شده‌اند، تشریح شده است، می‌توانیم از آن در طراحی آزمون‌های انتخابی، یعنی آزمون‌هایی که توانایی‌های متقاضیان شغل را می‌سنجد، استفاده کنیم.[9]
درمورد شرایط احراز مشاغل، نظریه‌های متفاوتی وجود دارد؛ جالب اینکه در دهه 40 میلادی، دستورالعمل‌های تنظم شرایط احراز مشاغل به مسائل انسانی-اجتماعی توجه زیادی داشته است. اواخر دهه 90 میلادی و اوایل قرن بیست و یکم، نیز گرایش بیشتری به‌جنبه‌های انسانی-اجتماعی پر‌رنگ‌تر شده است. در سال‌های اخیر، تأکید زیادی بر تناسب نوع شخصیت و نوع شغل شده است.[10]
شرایط احراز شغل با آنچه تحت عنوان شرایط استخدام یا مشخصات شغلی شناخته می‌شود، شامل شایستگی‌ها، تجربه و کیفیت مورد نیاز از شاغل و هر نوع اطلاعات ضروری دیگری از نوع شرایط جسمانی یا زمان انجام کاری است که برای انجام کار معمول نبوده و اطلاعات، مرتبط به خانواده شاغل است.[11]
بنابراین شرایط احراز شغل بنا به‌تعریف، شرح صفات و خصوصیاتی است که متصدی شغل باید دارا باشد؛ تا بتواند با شایستگی از عهده انجام آن برآید. حال این سئوال مطرح می‌شود که این صفات و خصوصیات را چگونه و به چه‌طریقی میتوان شناسایی کرد؟ برای این‌کار، معمولاً از دو روش استفاده می‌شود:
·اظهارات صاحب‌نظران؛ در این روش (روش قضاوتی)، از کارشناسان، سرپرستان و مدیرانی که با شغل آشنایی دارند، سئوال می‌شود. کسی‌که شغل مورد نظر به وی واگذار می‌شود، باید دارای چه تحصیلات، تخصص و مهارت‌هایی باشد، چه دوره‌هایی را گذرانده باشد و استعداد، هوش و شعورش در چه حدی باشد، تا بتواند با شایستگی عهده‌دار آن شود؟.
· تجزیه و تحلیل آماری؛ در این روش که منطقی‌ترین و در عین حال دشوارترین روش است، رابطه آماری میان ویژگی‌ها ومهارت‌های فردی و میزان کارآیی تعیین می‌شود.
به‌عبارت دیگر تعیین می‌شود چه رابطه‌ای میان متغیرهایی از قبیل اندازه قد، قوه‌بینایی، قدرت جسمی، چالاکی و زبردستی، هوش، ویژگی‌های شخصیتی و توانایی کارمند در انجام دادن وظایفش وجود دارد؟ معمولاً رابطه میان این متغیرها و کارآیی فرد طی مراحل زیر تعیین می‌شود:
· شغل تجزیه و تحلیل و مشخص می‌شود که عملکرد فرد را چگونه و بر چه اساسی باید ارزیابی کرد.
· یکی از صفاتی که ممکن است دارا بودن آن در نحوه انجام دادن شغل، مؤثر باشد.
· افرادی برای این شغل انتخاب می‌شوند که دارای فلان صفات (x) باشند.
· عملکرد این افراد بعد از انتخاب و استخدام ارزیابی می‌شود.
· با روش‌های آماری، رابطه میان این صفت و عملکرد کارمند در شغل بررسی می‌شود.
همانطور که اشاره شد، مزیت تعیین صفات و مشخصات متصدی شغل به‌وسیله روش‌های آماری این است که میتوان رابطه میان خصوصیات فرد و کارآیی را ازطریق علمی اثبات نمود. در واقع امروز دیگر نمی توان شرایط احراز شغل را به‌طور دلخواه تعیین کرد و در بسیاری جوامع، اگر شرایط احراز شغل، بی‌ارتباط با شغل تنظیم شده باشد، سازمان و کارفرما باید در مقابل قانون پاسخگو باشند.[12]
شرح شغل و برنامه‌ریزی شغل
از جنبه‌های مختلف و مهم سازمان، برنامه‌ریزی نیروی انسانی شرح شغل را میتوان سرچشمه تمام داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز دانست. از طریق شرح شغل میتوان به ارزشیابی عملکرد کارکنان دست یافت از موارد استفاده دیگر شرح شغل میتوان به انتخاب و آموزش کارکنان، تعیین ورودی‌ها و خروجی‌های نیروی انسانی و تدارک نیروی انسانی مورد نیاز و حقوق سازمان اشاره کرد.[13]
ویژگی‌های شغل و کاربرد آن در برنامه‌ریزی نیروی انسانی
ویژگی‌های مشاغل در فعالیت‌های کارمندیابی برنامه‌ریزی نیروی انسانی تأثیر بسزایی دارد. نیازمندهای یک شغل به نیازمندهای متصدی شاغل، مربوط است. تجزیه تحصیلی و ویژگی‌های شخصیتی هر فرد، می‌تواند در شرایط احراز شغل، مفید باشد. هم‌چنین شرایط احراز شغل، نشانگر کمبود شایستگی‌ها در افراد است که مدیران برنامه‌ریزی نیروی انسانی تعیین می‌کنند. برای مشخص شدن این مطلب که این نیازها تا چه اندازه باید از طریق آموزش و توسعه تأمین شوند و هم‌چنین برای برآورده شدن نیازهای توسعه (مانند ارتقای موقعیت شغلی برای پست‌های خاص)، میتوان از فرم شرایط احراز شغل بهره گرفت.[14]
به‌نظر می‌رسد، برای شروع هر فعالیت و حرکتی درحوزه منابع انسانی، سازمان موظف است از تجزیه و تحلیل شغلی فعالیت‌های خود را برنامه‌ریزی کند، ارائه شرح شغل‌ها و شرایط احراز شغل روشن و منعطف، زمینه دست‌یابی اطلاعات نابی را برای مدیران سازمان فراهم می‌آورند، تا با استفاده از آن، در زمینه توسعه نیروی انسانی سازمان، قدم‌های جدی را بردارند، پیشنهاد می‌شود؛ که سازمان برای دسترسی به بالاترین کارآیی و رسیدن به اثربخشی بالاتر در اسرع وقت و کوتاه‌ترین زمان از پایگاه اطلاعاتی در زمینه تجزیه و تحلیل شغل برخوردار شوند، این پایگاه، با امکان جستجو و فایله کردن اطلاعات سازمان و با بروزرسانی آن، کمک شایانی را برای مدیران منابع انسانی درحوزه برنامه‌ریزی استراتژیک سازمانی و انطباق آن با هدف‌ها و چشم‌اندازهای سازمان، فراهم خواهد کرد.