كلمات كليدي : نمودار سازماني، ساختار رسمي، روابط شخصي، سازمان سايه ،مباني سازمان و مديريت
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
سازمان رسمی، ساختاری برنامه‌ریزی‌شده از نقش‌ها است؛ که به‌صورت رسمی سامان یافته است.[1] به‌عبارت دیگر، سازمان رسمی، عبارت است از سیستم یا شبکه‌ای از ارتباطات و اختیار، که افراد و گروه‌هایی که وظایف مهمی انجام می‌دهند، را به‌هم مرتبط می‌سازد. در ورای هر سازمان رسمی، معمولا یک سازمان غیر رسمی(مجموعه‌ای از روابط کاری غیر رسمی در میان اعضای سازمان) وجود دارد؛ در حالیکه سازمان رسمی تعیین می‌کند، چه فردی به چه کسی، گزارش می‌دهد؛ سازمان غیر رسمی براین مبنا استوار است، که چه کسی، عملا با چه کسی، به تعامل می‌پردازد.[2]
در نمودارهای سازمانی، میتوان ساختار رسمی سازمان و اینکه چه کسانی مسئول چه نوع کارها و یا فعالیت‌هایی هستند، را نشان داد. همچنین نمودار سازمانی می‌تواند، نقاط ضعف سازمانی، مانند کارهای مضاعف یا تعارض‌های بالقوه را مشخص کند. ولی نمودار سازمانی باعث می‌شود که برخی از ویژگی‌های ساختار سازمانی از نظر‌ها پنهان بماند. از یک دیدگاه، نمودار سازمانی بیانگر این است که افراد همسطح، دارای اختیارات و مسئولیت‌های یکسان یا برابر هستند؛ در حالیکه همیشه چنین وضعی صادق نیست؛ نمودار سازمانی نمی‌تواند در روابطی که بین افراد به‌وجود می‌آید (سازمان غیر رسمی)، خدشه‌ای وارد کند یا سد راه آن گردد.
چستر بارنارد، اولین کسی است که روابط بین سازمانهای رسمی و غیر رسمی و فرآیند‌های تصمیم‌گیری در سازمان و نقش و وظایف مدیریت را مطالعه کرد. او طرفدار پیوستگی بین ارزش‌ها و شبکه‌های اجتماعی و غیر رسمی و نظام‌های رسمی و اهداف است و اعتقاد دارد که هرچه این عوامل و عناصر، پیوستگی و یکنواختی داشته باشند؛ سازمان بهتر عمل می‌کند.[3]
وی یکی از نخستین اندیشمندانی بود که به اهمیت ساختار سازمانی پی برد و یادآور شد که روابط غیررسمی، هم به انجام کارها کمک می‌کند و هم می‌تواند به کارکنان در تأمین نیازهای اجتماعی‌شان کمک کند.[4]
هربرت سایمون درباره سازمان غیر رسمی، عقیده دارد که سازمان غیر رسمی روابط شخصی‌ای است، که در سازمان وجود دارد و بر تصمیمات اثر می‌گذارد؛ ولی در طرح رسمی، پدیدار نمی‌گردد؛ یا با آن سر سازگاری ندارد.[5]
در همین زمینه کیت دیویس، معتقد است که سازمانهای غیر رسمی، شبکه‌ای از روابط شخصی و اجتماعی هستند که لزوما توسط سازمان شکل نگرفته اند؛ بلکه به گونه‌ای خودجوش با همکاری و معاشرت و تعامل افراد پدید می‌آیند. سازمانهای غیر رسمی ممکن است دربرگیرنده افرادی از یک سازمان باشند، که مثلا در تعطیلات، باهم به تفریح و ورزش می‌پردازند؛ یا افرادی که در ساعتهای فراغت، باهم به صرف چای می‌پردازند. این پیوندهای بین فردی، در مدیریت بسیار مهمند؛ زیرا مدیران باید نسبت به سازمان غیر رسمی آگاه بوده و از دشمنی با آن پرهیز کرده و از فواید آن در اداره سازمان بهره‌جویند. بررسی اینکه چرا و چگونه گروه غیر رسمی پدید می‌آید، از موضوعات مطرح در روان‌شناسی اجتماعی است.[6]
روابط رسمی و غیر رسمی، هردو بر نقش سازمانی فرد اثر می‌گذارد. در هر زمان ممکن است، یکی از این دو رابطه، غالب باشد. مدیران اغلب به اهمیت روابط غیر رسمی بی‌توجهند.[7]
چرایی و عوامل پیدایش سازمانهای غیر رسمی
این واقعیت که یک سازمان به صورت رسمی ایجاد شده است، نمی‌تواند به این معنی باشد که همه فعالیت‌ها و روابط متقابل بین اعضاء، به صورت دقیق طبق طرح یا نمودار سازمان باشد. در هر سازمان رسمی، تعدادی سازمان غیر رسمی به وجود می‌آید و این روابط(روابط غیررسمی) بدان سبب به‌وجود می‌آیند که افراد در کنار یکدیگر کار و زندگی می‌کنند.
در سازمانها، مقررات رسمی باید کلّی، فراگیر و بسیار گسترده باشند؛ تا بتوانند شرایط گوناگونی را که به‌وجود می‌آیند، تحت پوشش قرار دهند؛ ولی به‌کارگیری این قوانین کلی، در موارد خاص موجب می‌شوند که در قضاوت (برای حل مسائل و کاربرد قوانین) مسائلی به‌وجود آید و برای حل این مسائل به‌ناچار، باید از روش‌های غیر رسمی استفاده کرد. حتی ممکن است پیوسته تصمیماتی گرفته شود که مقررات رسمی، آنها را پیش‌بینی نکرده‌اند؛ به‌ویژه هنگامی که تغییرات به‌سرعت انجام می‌شود؛ مدت مدیدی پیش از اینکه مقررات رسمی، تغییر یابند و با اوضاع در حال تغییر سازگار گردند؛ برای حل مسائل و اتخاذ تصمیمات ضروری باید از روش های غیر رسمی استفاده کرد. گذشته از این برای سازماندهی عملکردها و افزایش بهره‌وری باید از هنجارهای غیر رسمی استفاده کرد.[8]
علاوه بر ساختار سازمان رسمی عواملی مانند ویژگی‌های افراد گوناگون، توانایی‌های آنها، تمایل افراد به کمک به یکدیگر و میل به هم‌نوایی با هنجارهای گروه و نیازهای اجتماعی افراد می‌توانند در شکل‌گیری سازمانهای غیررسمی نقش مهمی ایفا کنند.[9]
تفاوت سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی
1. چگونگی ایجاد؛ سازمان رسمی را مسئولین به‌طور قانونی بنیانگذاری و تصویب می‌کنند و در آن تعداد مشاغل، حدود وظایف و اختیارات و چگونگی انجام آن مشخص می‌شود. ساختارهای رسمی در واقع تخیّلی هستند؛ یعنی به‌صورت انتزاعی در اسناد و مدارک سازمانی ترسیم شده‌اند؛ زیرا سازمان آن‌گونه که پیش‌بینی‌شده عمل نمی‌کند؛ اما سازمان غیر رسمی، بیانگر حالت واقعی سازمان است؛ یعنی چگونگی عمل سازمان را به‌طور واقعی نشان می‌دهد. بعد از آنکه ساختار رسمی ایجاد می‌شود، سازمان غیر رسمی به طور طبیعی در چارچوب آن پدیدار می‌گردد؛ سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی را تعدیل، تحکیم یا گسترش می‌دهد. برای مثال، در ساختار رسمی، ممکن است تمام مسائل نیروی انسانی، به‌طور مستقیم با مسئول کارگزینی در میان گذاشته شود؛ ولی اگر کارکنان دریابند که می‌توانند از معاون کارگزینی کمک بیشتری بگیرند، به وی مراجعه خواهند کرد.[10]
2. ماهیت؛ ماهیت غیر شخصی سازمان رسمی در برابر ماهیّت شخصی سازمان غیر رسمی از وجوه تمایز عمده میان سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی است.[11] سازمان رسمی، به طراحی مشاغل محدود شده و از طریق فرایند کارگزینی، افراد خاصی برای تصدی مشاغل، انتخاب می‌شوند. در حالیکه سازمان غیررسمی هنگامی شکل می‌گیرد که تصدی شغل معیّنی در سازمان، موجب برقراری روابط اجتماعی با دیگران می‌شود.[12]
سازمان غیر رسمی چهره دوم سازمان به‌شمار آمده و در دل سازمان رسمی پدیدار می‌شود و بدون آن نمی‌تواند ایجاد گردد. این نوع سازمان سایه سازمان رسمی بوده و در عین حال بر آن اثر می‌گذارد.[13]
3. سازماندهی؛ سازمان غیر رسمی دارای سازماندهی متزلزل، قابل انعطاف و ضعیف است.[14]
مزایا و معایب سازمان غیر رسمی
سازمان غیر رسمی به افراد کمک می‌کند تا باهم ارتباط برقرار سازند، و یکدیگر را حمایت کنند و نیازهایشان را برای تعامل اجتماعی ارضا نمایند.[15] همچنین پشتیبانی از اهداف سازمانی، ایجاد ارتباطات موثر و عاملی موثر در جبران کمبود توانایی مدیران نیز از مزایای سازمان غیر رسمی ذکر شده‌اند.[16]
از طرف دیگر، سازمان غیر رسمی ممکن است، به ضرر سازمان نیز باشد، این سازمانها می‌توانند مستعدّ شایعه‌پراکنی(شایعات منفی) باشند، در برابر تغییر مقاومت کنند و حتی کوشش‌های کارکنان را از اهداف سازمانی منحرف کنند. افرادی که به گروه‌های غیر رسمی راه نمی‌یابند، ممکن است احساس کنند که غریبه هستند و از کارشان ناراضی شوند. مثلا مدیران آمریکایی از وجود کابینه سایه(یک گروه غیر رسمی از مدیران ژاپنی که علی‌رغم عناوین شغلی که به غیر ژاپنی‌ها داده شده است، قدرت واقعی برای انجام کار در مؤسسه را در اختیار دارند) در شرکت های ژاپنی ناراضی هستند.[17]
به‌علاوه، پیروی و سازگاری منفی گروه‌های غیر رسمی به وسیله عادات و پیمان‌های خود، به همدیگر متصل هستند و تغییراتی که امنیت آنان را به مخاطره بیاندازد؛ مورد مخالفت آنان قرار خواهد گرفت، نیز جزء معایب سازمانهای غیر رسمی هستند.[18]
حاصل مباحث مذکور، این است که مدیران، سازمانهای غیر رسمی را باید در سازمان خود به رسمیّت بشناسند و از مزایای آنها در راستای ارتقاء عملکرد کارکنان و ارضاء نیازهای اجتماعی آنان بهره گرفته و کلا از سازمانها غیر رسمی در جهت اهداف سازمانی بهره بگیرند و در تصمیم‌گیری‌ها به منافع و عملکرد سازمانهای غیر رسمی توجه داشته باشند و معایب سازمانهای غیر رسمی را مدیریت کنند.