كلمات كليدي : مدير، مديريت، سازمان، مهارتهاي مديريت، فرايند مديريت
نویسنده : هادي بغدادي
واژه Management به "عمل پیش بردن و کنترل تجارت یا سازمان" تعبیر شده[1] و در اصطلاح، عبارت است از عملی که بهصورت آگاهانه و مستمر، انجام شده و به سازمان شکل میدهد. هرسازمان، دارای افرادی است که جهت کمک در راه تأمین این هدفها مسئولیتهایی را میپذیرند. این افراد را مدیر (Manager) مینامند. این مدیران (مربیان، رهبران و مدیران فروش) بیش از دیگران در سازمان به چشم میآیند؛ ولی بدون وجود یک مدیریت اثربخش، احتمالا سازمان با شکست مواجه خواهد شد.[2]
مدیریت بهعنوان یکی از فعالیتهای اجتماعی بشر، سابقهای بس دیرینه دارد، اما آنچه را که بهعنوان تاریخچه و سیر تحولات نظریههای سازمان و مدیریت بیان میشود، از زمانی است که نظریهها و تئوریهای مدیریت و سازمان پا به عرصه وجود نهادند و مدیریت بهصورت رشتهای علمی در میان سایر رشتههای علوم مطرح گردید. بنابراین ذکر این مطلب که رشته مدیریت در سالهای پایانی سده نوزده میلادی شکل گرفته بهمعنای عدم وجود آن در اعصار پیشین نیست. همانگونه که بهسادگی میتوان پذیرفت، کشف قدرت جاذبه بهوسیله نیوتن بهمعنای عدم وجود چنین قدرتی قبل از وی نبوده است.
در مقوله مدیریت و سازمان نیز آغاز طرح نظریههای مدیریت و سازمان را میتوان در سالهای اولیه قرن بیستم جستجو کرد. پس از نظریه بوروکراسی وبر (Max Weber: 1864-1920)، اصول مدیریت علمی و اداری تیلور (Frederick Winslow Taylor: 1856-1915) و فایول (Henri Fayol: 1841-1925) و نهضت روابط انسانی و مدیریت رفتاری در سالهای دهه 1930، نظریههای سیستمی و اقتضائی پا به عرصه وجود نهادند؛ بهطوریکه امروزه نیز این مکتب تفکر غالب در مدیریت و سازمان است.[3]
علم و هنر مدیریت
سؤالات متعددی پیرامون اینکه مدیریت، علم است یا هنر، مطرح میشود؛ بهطور کلی میتوان گفت، بخشی از دانش مدیریت، از طریق آموزش فراگرفته میشود؛ ولی بخش دیگری از آن باید ضمن کار آموخته شود. به این ترتیب، آن بخش از مدیریت را که با آموزش فراگرفته میشود، "علم مدیریت" و بخشی از آنرا که از طریق کسب تجارب و اندوختهها و بهکارگیری آنها در شرایط گوناگون حاصل میشود، "هنر مدیریت" نامیده میشود. به دیگر سخن، علم "دانستن" است و هنر "توانستن".[4]
دیدگاههای مدیریت
ظهور سازمانهای اجتماعی و گسترش روزافزون آنها یکی از خصیصههای بارز تمدن بشری است. به این ترتیب و با توجه به عوامل گوناگون مکانی و زمانی و ویژگیها و نیازهای خاص هر جامعه، هرروز بر تکامل و توسعه این سازمانها افزوده میشود. بدیهی است هر سازمان اجتماعی، برای نیل به اهدافی طراحی شده و با توجه به ساختارش نیازمند نوعی مدیریت است. یکی از پیامدهای مهم بههم ریخته شدن نظام ارزشی غرب، حاکم شدن مکتب اصالت نفع (Utilitarianism) بر روند فعالیتهای اقتصادی و تولیدی است. معتقدین به این مکتب، یک عمل را تا آنجا درست قلمداد میکنند، که برای فرد یا افرادی بیشترین خوشی و آسایش را بهوجود آورد. بهبیان دیگر، ملاک درستی یک عمل نتایج آن است؛ نه شیوه انجام آن عمل.[5]
دستآوردهای علوم، خصوصا در حوزه علوم انسانی، در عین وجود این پندار که حاصل بررسی بیطرفانه و واقعبینانه پدیدهها و رخدادهاست، تحت تأثیر نوع جهانبینی و انسانشناسی دانشمندانی که به بررسی و تبیین چگونگی و چرایی مسایل مورد مطالعه پرداختهاند، قرار دارد. این دو نکته روشن میسازد که پذیرش بیقید و شرط نتایج تحقیقات انجامشده در سایر جوامع و تعمیم آنها به کلیه جوامع بشری را نمیتوان چیزی جز برخورد سادهانگارانه و غیر علمی انگاشت. بنابراین اگر در هر یک از رشتههای علوم انسانی، تحقیقات انجامشده در جامعهای به نتایجی منتهی شد، نباید پنداشت که نتایج مزبور، عینا با سایر جوامع با فرهنگ و آیینهای متفاوت، قابل تعمیم است.[6]
شاید هیچ زمینهای از فعالیتهای انسانی، مهمتر از مدیریت نباشد؛[7] اما بهدلیل نگریستن به این مقوله از منظرهای مختلف، تقریبا به تعداد مؤلفان و نویسندگان کتب مدیریت، تعریف مدیریت وجود دارد.[8] در زیر به جامعترین آن اشاره میکنیم:
- مدیریت، فعالیتی منظّم، در جهت تحقق هدفهای معیّن است که از طریق ایجاد روابط میان منابع موجود، انجام دادن کار با مشارکت افراد دیگر و شرکت در تصمیمگیری، صورت میگیرد.[9]
- مدیریت، فرآیند بهکارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی و انسانی بر مبنای نظام ارزشی پذیرفتهشده است؛ که از طریق برنامهریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل عملیات برای دستیابی به اهداف تعینشده صورت میگیرد.[10]
شاید مدیریت را بتوانیم یکی از مهمترین فعالیتها در زندگی اجتماعی بشر امروزی بدانیم. در عصر حاضر، به مدد این فعالیت، مأموریت و اهداف سازمان تحقق مییابند، از منابع و امکانات موجود بهرهبرداری میشود و توانایی و استعداد انسانها از قوه بهفعل درمیآید. مدیران، در انجام وظایف خود، فرایندی را دنبال میکنند که، شامل اجزایی چون برنامهریزی، سازماندهی، نظارت و کنترل، انگیزش، ارتباطات، هدایت و تصمیمگیری است. مجموعه این فعالیّتها، مدیریت را شکل میدهد و هماهنگی و نیل به هدفها را میسّر میسازد.[11]
اهمیت مدیریت
بسیاری از صاحبنظران، موفقیت و شکست نهادها را ناشی از تفاوت در نحوه مدیریت آنها میدانند. بهاعتقاد دراکر (Peter Drucker, 1909-2005)، عضو اصلی و حیاتبخش هر سازمان، مدیریت آن است. هارولد کونتز (Harold Koontz)، مدیریت را مهمترین زمینه فعالیّتی انسان میداند و معتقد است که وظیفه اصلی مدیران در همه سطوح و همه نهادهای اجتماعی، این است که محیطی را طراحی، ایجاد و نگهداری کنند، که اعضای سازمان بتوانند با فعالیّت و همکاری گروهی در آن، به اهداف معیّن خود دست یابند.[12]
نظریههای مدیریت
اندیشمندان متعدد بهشیوههای متفاوتی تئوریهای سازمان و مدیریت را طبقهبندی کردهاند، که غالبا سه مکتب اصلی مدیریت علمی، مدیریت روابط انسانی و مدیریت سیستمها در تمامی آنها ملاحظه میشود.
ریچارد اسکات (W. Richard Scott, 1981) با در نظر داشتن سیر تحوّلات تاریخی، نظریههای سازمان و مدیریت را به چهار گروه یا گونه تقسیم کرده است. معیار تقسیمبندی او دیدگاه سیستم باز و بسته نسبت به سازمان و مدلهای منطقی و اجتماعی رفتار انسانها در سازمان است. براساس معیار اوّل نظریههای سازمان و مدیریت به دو گروه نظریههای سیستم بسته و باز تقسیم میشوند و با توجه به معیار دوم، در هر گروه، دو نوع مدل که معطوف به رفتار منطقی و رفتار اجتماعی انسان است، دیده میشوند.
نظریههای گونه اول؛ در نظریههای گونه اول، سازمان، بهصورت سیستمی بسته در نظر گرفته شده و رفتار انسان، منطقی قلمداد میشود؛ نظریات دانشمندانی چون تیلور، فایول، گیلولیک در اینگونه قرار میگیرند. در این دیدگاه، سازمان، ابزاری برای نیل به اهداف از پیش تعیینشده است و رابطه سازمان با محیط بیرونی مدنظر نیست. اهداف روشن، وظایف مشخص، سلسله مراتب دقیق سازمانی، قانونمداری و سایر اصول مدیریت ارکان اصلی تفکرات این طبقه از نظریات را تشکیل میدهند.
نظریات گونه دوم؛ در اینگونه نظریات، سازمان، بهصورت سیستمی بسته در نظر گرفته شده و رفتار انسان اجتماعی است. نظریاتی که اصطلاحا روابط انسانی نام گرفتهاند، در این طبقه قرار دارند. اگر در گونه قبل، ارضای نیازهای مادی و جسمانی برای نیل به کارآیی مورد تأکید بود، در این گونه از نظریهها، ارضای نیازهای اجتماعی و روانی، اساسی برای عملکرد بالای اعضای سازمان است.
نظریات گونه سوم؛ در نظریات نوع سوم، سازمان، بهصورت سیستمی باز در نظر گرفته شده و رفتارها در سازمان، منطقی فرض گردیده است. از آغاز دهه 1950 و تا اوایل دهه 1970 نسل جدیدی از تئوریها مطرح شدند، که تأکید و تمرکز آنها بر منطقی بودن رفتارها در سازمان با توجه به محیط خارجی سازمان بود. در این تئوریها کوشش شده، تا ساختار سازمانی با در نظر گرفتن نیازهای محیط شکل گیرد.
نظریات گونه چهارم؛ گونه چهارم از نظریههای سازمانی و مدیریت با نگرش سیستم باز و قائل شدن به سرشتی اجتماعی برای رفتارهای سازمانی شکل گرفتهاند. نظریات اندیشمندانی چون مییر و روان (Meyer ,John .w & Brian Rowan , 1977)، سالانسیک و پفر (Salancik ,Gerald R. & Jeffrey Pfeffer, 1978) تأکید بسیار بر محیط داشته و این پیشفرض که سازمانها رفتار و عمکردی عقلایی و منطقی دارند را شدیدا مورد تردید قرار دادهاند. سازمانها، هدف اصلی خود را که بقاست، دنبال میکنند و سایر اهداف (مانند کارآیی و بهرهوری) که در فلسفه سازمان، منطقی بهنظر میرسند، در این میان جنبه ثانویه پیدا میکنند. برخی سازمانها که در محیطهایی کاملا سیاسی و نهادی قرار گرفتهاند، برای ادامه حیات، خود را با هنجارهای نهادی و معیارهای سیاسی منطبق میسازند و ضرورتا تولید کارآ و خدمتدهی مؤثر برای ادامه کار آنها نقش حیاتی ایفا نمیکند. بنابراین رفتار عقلایی و منطقی در سازمانها که در گونه قبل مد نظر بود، جای خود را بهنوعی رفتار اجتماعی-سیاسی میدهد. مارچ و اولسون (March, James G. & Johan P. Olson, 1976 )، محیط سازمانها را پر از ابهام و پیچیدگی دانسته و پیشبینی میکنند. در چنین فضایی، تصمیمگیری عقلایی کاربرد چندانی ندارد. مسأله قدرت و استفاده از آن در سازمان نیز در تئوریهای گونه چهارم، جایگاه ویژهای داشته، پیچیدگیهای آن مورد کنکاش قرار گرفته است. بهزعم نظریهپردازان این طبقه، برای ارزیابی اثربخشی سازمانها نمیتوان به معیارهای صرفا عینی اتکا نمود؛ بلکه باید موضوع را بهصورت رفتاری اجتماعی و طبیعی، به بوته آزمون و بررسی نهاد. دیدگاه نظریهپردازان در این گونه نیز دیدگاهی اقتضائی محسوب میشود.[13]
مهارتها و ابعاد مدیریت[14]
مدیریت، عموما از سه بعد، مورد توجه قرار میگیرد:
بعد فنّی مدیریت؛ این بعد، شامل مهارتهای مدیران در کاربرد فنون، روشها و دانش است. از آنجا که مدیران امروزی معمولا نیازهای فنّی مشاغل خود را میشناسند، توانایی فنّی آنها مورد تردید قرار نمیگیرد. بهعنوان مثال از تجربه مدیران در کامپیوتر، حسابداری، مهندسی و یا بازاریابی میتوان بهعنوان بعد فنّی نام برد. مدیری که در کار خود از شایستگی فنّی برخوردار باشد، به بهبود ابعاد انسانی و ادراکی مدیریت نیاز بیشتری دارد.
بعد انسانی مدیریت؛ این بعد، قدرت تشخیص و توانایی کار با مردم و بهوسیله آنها را دربر میگیرد.
بعد ادراکی مدیریت؛ این بعد نیز، شناخت پیچیدگیهای کل سازمان و انجام دادن امور در جهت تحقق هدفهای سازمان است.
تجزیه و تحلیل مهارتهای مدیریت به توضیح این واقعیت کمک میکند؛ که چرا مدیران برجستهی ادارات، بعضی اوقات معاون ضعیفی برای ریاست عالی سازمان هستند؟ سبب این است که افراد مزبور، ممکن است ترکیب مناسبی از مهارتهای لازم برای مشاغل سطوح بالاتر، خصوصا مهارتهای ادراکی را نداشته باشند.[15]
فرایند مدیریت[16]
در مدیریت، وظایف مدیر مانند برنامهریزی، سازماندهی، انگیزش و نظارت، برای بسیاری از نویسندگان، اساس کار است. این وظایف صرف نظر از نوع سازمان یا سطح مدیریتی که مورد توجه شخص است، به هم مربوط میباشند. براساس آنچه هارولد کونتز (Harold Kountze) و سیریل اُدانل (Cyril O’Donnell) گفتهاند: «رؤسای جمهور، رؤسای ادارات، کارفرمایان، سرپرستان، رؤسای دانشگاهها، کشیشها، و رؤسای دوایر دولتی همه به نسبت مقام اداری خویش یک کار انجام میدهند.» در مقام مدیر همه آنها تا حدی در امر به انجام رساندن امور به کمک و بهوسیله مردم اشتغال دارند.
برنامهریزی؛ برنامهریزی، شامل تعیین اهداف و مقاصد سازمان و تکمیل کردن "نقشههای کاری" است؛ که نشانگر طریقه رسیدن به این اهداف و مقاصد است.
سازماندهی؛ زمانیکه برنامهها تهیه شوند، سازماندهی، دارای معنا و مفهوم میگردد. سازماندهی شامل گردآوری منابع، مردم و وسایل، به مؤثرترین شیوه برای رسیدن به اهداف است. بنابراین سازماندهی، یعنی به هم آمیختن همه منابع، انگیزش همراه با برنامهریزی و سازماندهی، که نقش مهمی در تعیین سطح عملکرد کارمندان دارد و بهنوبه خویش، بر شیوه عملی رسیدن به اهداف سازمان تأثیر میگذارد. گاهی انگیزش، جزئی از هدایت است که با برقراری ارتباط و رهبری همراه است.
نظارت؛ از دیگر امور مربوط به مدیریت، نظارت است. در نظارت، با نقد نتایج و پیگیری، موفقیّت در کار با برنامهها مقایسه میشود؛ تا هرجا که بین نتایج بهدست آمده و آنچه مورد نظر بوده، انحرافی صورت گرفته باشد، تعدیل بهعمل آید.