دفتر دادگاه، مدير دفتر، كارمندان اداري، رئيس دادگاه، دادگاه، دادسرا
نویسنده : محمد مهدی حکیمی
دفتر در لغت به معنی اطاق کار و محل جمع آوری نامه‌ها است. جایی است که منشیان و دبیران در آن جا نامه‌ها را می‌نویسند. [1] دفتر دادگاه محل تنظیم شکایات و دادخواست‌ها و تهیه مقدمات دادرسی که به تصدی مدیر دفتر و اعوان او که به قدر کافی اعضاء دارد، اداره میشود. دفتر دادگاه تحت ریاست رئیس دادگاه یا رئیس شعبه دادگاه انجام وظیفه می‌کند.[2]
در سال 1310 برای امور دفتری دادگاه‌های تهران سازمان مخصوصی ایجاد گردید که مبتنی بر اصول تمرکز بود. دستگاه‌های جداگانه متمرکز برای هر یک از انواع کارهای دفتری از قبیل ثبت عرایض، تبادل لوایح، ابلاغات، بایگانی، قرائت پرونده‌ها و غیره به وجود آمد که هر یک در سهم خود نزد همه شعب جمعاً مأموریت داشتند. این سازمان با عادات و اخلاق کشور ما سازگار نبود و منشأ اختلال و موجب شکایات گردید. وزارت دادگستری آن را منحل کرد و شعب دادگاه‌ها هر یک مجدداً دارای دفتر و بایگانی مخصوص خود شدند. اما در آن سازمان اصلاحات سودمندی راجع به طرز تنظیم پرونده‌ها و حفظ اسناد مردم و ایجاد دفاتر مخصوص برای ثبت لوایح و احکام و اظهارنامه‌‌ها و غیره و تحویل دادن و گرفتن پرونده‌ها و تحریر صورت مجلس دادگاه‌ها و تفکیک دفتر راکد و دفتر جاری و غیره مطابق اصول جدید به عمل آمد که اکثر آن هنوز در سازمان قضایی ما معمول و متداول است.[3]
مطابق ماده 10 قانون تشکیل دادگاه‌های عمومی و انقلاب در هر حوزه قضایی که عبارت از قلمرو یک بخش یا شهرستان یا نقاط معینی از شهرهای بزرگ است، یک دفتر دادگاه خواهد بود که در صورت تعدد شعب یک دفتر کل نیز دایر خواهد شد. دفتر دادگاه انجام کلیه امور اداری مربوط به پرونده از ثبت پرونده تا تکمیل و انجام مقدمات و تصمیمات اداری که حسب قوانین بر عهده دفاتر می‌باشد، را بر عهده دارد. علاوه بر مدیر دفتر به تعداد کافی کارمند در پست‌های سازمانی، بایگانی و ثبات و غیره خواهند داشت.[4]
مدیر و کارکنان دفتر دادگاه مانند سایر کارمندان اداری دادگستری خدمت گزارانی هستند که تابع قانون استخدام کشوری بوده و از حیث حقوق و حدود در ردیف کارمندان دولت قرار دارند. این افراد کارهای اداری و دفتری دادگستری را انجام داده و با دادرسان همکاری می‌کنند.[5]
کارمندان دفتر دادگاه و وظایف آنها
هر یک از دادگاه‌ها یک نفر مدیر دفتر برای تنظیم پرونده‌ها و تهیه مقدمات دادرسی مطابق ترتیب مقرر در قانون آیین دادرسی مدنی در تحت ریاست و مسئولیت رئیس دادگاه خواهد داشت.[6] در صورتی که دادگاه دارای چند شعبه باشد ممکن است هر شعبه مدیر مخصوصی داشته باشد.
مدیر دفتر هر شعبه در تحت ریاست و مسئولیت همان شعبه است. هر مدیر دفتری به قدر لزوم در تحت ریاست و مسئولیت خود تقریر نویس و ثبات و ضابط (بایگان ) و مأمور احضار و ابلاغ خواهد داشت. [7] البته باید گفت که ابلاغ اوراق قضایی و اجرای احکام محاکم اگر چه در گذشته توسط کارمندانی انجام می‌شد که در دفتر دادگاه خدمت می‌نمودند، اما در حال حاضر این وظیفه به واحد‌های ابلاغ و اجرای حوزه قضایی محول شده است. بنابراین این دو امر به موجب مقررات و در عمل از دفاتر دادگاه‌ها جدا شده است.
دادسراها نیز یک نفر مدیر دفتر در تحت ریاست و مسئولیت دادستان خواهد داشت. مدیر دفتر دادسراها به قدر لزوم اجزاء تحریری و مأمورین احضار تحت ریاست و مسئولیت خود دارد. کارهای دفتری شعب کیفری دادگاه شهرستان و مستنطقین با دفتر دادسرا است.[8] هم چنین دادسرای کل دیوان عالی کشور نیز دارای یک مدیر دفتر کل و به تعداد لازم کارمند اداری است که انجام امور اداری را عهده دار می‌باشند.[9]
وظایف دفتر دادگاه در امور مدنی عبارت است از دریافت دادخواست‌ها و لوایح از اصحاب دعوا، رفع نواقص و ابلاغ آن، تبادل لوایح، تعیین و تنظیم جلسات دادرسی، احضار اصحاب دعوا، و مرتب کردن پرونده‌ها و حفظ اسناد و دادن رونوشت و به طور کلی اداره کردن بایگانی دادگاه‌ها، وصول هزینه دادرسی و دفتر به وسیله فروش تمبر و الصاق آن که اصول آن وظایف در آیین دادرسی مدنی معین گردیده است. (مواد 53، 54، 55، 66، 67، 72، 77، 153،300، 301 و غیره.)
طرز اجرای وظایف دفتر دادگاه در جریان کارهای قضایی دارای اهمیت زیادی است. در عمل دیده شده است دادگاه‌ها اگر از زبردست‌ترین دادرسان تشکیل شده باشد، اما دستگاه دفتر و بایگانی آن منظم نباشد، دعاوی در تراکم و دچار اختلال میشود.
به همین دلیل است که برای حسن جریان دفتر دادگاه اصول قانونی مربوط به وظایف آن تدریجاً به موجب آیین نامه‌ها و دستورهای وزارتی مقرر گردیده و این مقررات باز به حکم تجربه به جرح و تعدیل و تکمیل میشود.[10]
مدیر دفتر دادگاه، اگر چه سمت اداری دارد. اما در تشکیل پرونده و جریان آن تا صدور رأی قاطع دعوا، وظایفی به عهده دارد که بعضی از آنها به وظایف قضایی بیشتر شبیه است؛ از جمله در صورت ناقص بودن دادخواست در مواردی اقدام به صدور قرار رد دادخواست، می‌نماید و در سایر موارد، با صدور اخطار رفع نقص و عدم تکمیل دادخواست در فرجه معین توسط دادخواست دهنده، قرار رد دادخواست را صادر می‌نماید.[11] هم چنین به موجب ماده 64 قانون اصول تشکیلات عدلیه مدیر دفتر در بعضی از موارد جانشین دادستان می‌شد. این ماده بیان داشته بود که: هر گاه دادستان یا یکی از دادیاران از ایفای وظیفه خود معذور ماند و سایر دادیاران نیز به واسطه مشاغل فوق العاده یا فوتی یا موانع قانونی نتوانند به جای او معین شوند و هم چنین وقتی دادستان در محل نباشد. یکی از مدیر دفترهای دادگاه شهرستان یا استان یا کارمند علی البدل یا یکی از مأمورین وزارت کشور موقتاً وظیفه نماینده دادسرا را انجام می‌‌دهد. یا مطابق ماده 450 قانون آیین دادرسی مدنی سابق در رجوع به کارشناس دادگاه می‌تواند مدیر دفتر را برای نظارت در تحقیقات مأمور کند.[12] هم چنین در قانون جدید آیین دادرسی مدنی نیز به موجب ماده 153 قرار تأمین با ارجاع رئیس دادگاه می‌تواند توسط مدیر دفتر اجراء شود.
هم چنین باید به این موضوع اشاره نمود که مدیر دفتر و سایر کارمندان دفتر دادگاه مانند سایر کارمندان اداری دادگستری مشمول قانون استخدام کشوری می‌باشند. بنابراین در صورت تخلف از مقررات، پیگرد آنها علی الاصول در هیأت‌های بدوی و تجدید نظر رسیدگی به تخلفات اداری انجام میشود.[13] با توجه به این که مدیر دفتر و سایر کارمندان اداری تحت نظارت و مسئولیت رئیس دادگاه انجام وظیفه می‌نمایند، مسئولیت سوء جریان امور اداری متوجه رئیس دادگاه نیز خواهد بود. در رأی شماره 1079 مورخ 20/4/11 آمده است که چون مطابق قانون اصول تشکیلات مسئولیت امور دفتر و حسن جریان آن به عهده رئیس دادگاه مقرر گردیده، مسئولیت تأخیر جریان پرونده به عذر فقدان آن نیز به عهده رئیس دادگاه است. کارمندان اداری نیز در حدود وظایف محوله، مسئول بوده و در صورت تخلف از مقررات، برابر قانون رسیدگی به تخلفات اداری، قابل تعقیب در مراجع اداری می‌باشند.