دفتر تجارتی Business office

در لغت دفتری که تاجر معاملات خود را ثبت نماید و از روی آن سود وی تعیین گردد را دفتر تجارتی گویند.[1] در اصطلاح حقوق دفاتری را که تاجر مطابق مقررات قانون تجارت تهیه و نگهداری می‌کند را دفاتر تجارتی گویند.(ماده‌ی 6 قانون تجارت)[2]

انواع دفاتر تجاری

هر تاجر مکلف است دفاتر مخصوص را به نحوی که در قانون مقرر شده است تهیه و کلیه داد و ستد و معاملات خود را در آن ثبت نماید. از آنجا که تحمیل چنین تکلیف بر بعضی از اشخاص که طبق تعریف به معاملات تجارتی اشتغال دارند، به لحاظ ناچیز بودن تعداد و یا میزان و حجم معاملات عملی و مقرون به صرفه و صلاح نمی‌باشد لذا قانون گذار طبق حکم مقرر در ماده‌ی 6 قانون تجارت عنوان کسبه جزء را از تکلیف داشتن دفاتر تجارتی مستثنی کرده است. این ماده‌ به چهار دفتر اشاره کرده و به وزارت دادگستری اجازه داده است دفاتر دیگری را به موجب آیین نامه جانشین دفاتر چهارگانه نماید.[3] این دفاتر عبارتند از:1-دفتر روزنامه، 2-دفتر کل، 3-دفتر دارایی، 4-دفتر کپیه که در ذیل به توضیح هر یک خواهیم پرداخت.

1-دفتر روزنامه

به موجب ماده 7 قانون تجارت دفتر روزنامه دفتری است که تاجر بایستی همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی، از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی، و بطور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن دفتر ثبت نماید. به عبارت دیگر مندرجات دفتر روزنامه بایستی متضمن جزئیات حقوق و تعهدات صاحب آن باشد، نشان دهنده عملکرد مالی روزانه تاجر است. درج برداشت مخارج روزانه شخصی تاجر ضمن آن که برای تشخیص وضعیت حساب‌ها ضرورت دارد، در مورد برداشت‌های شخصی غیر متغارف تاجر متوقف می‌تواند از نظر دادرس به عنوان اماره تقصیر تلقی و منجر به صدور حکم ورشکستگی به تقصیر گردد. ماده 10 آیین نامه قانون مالیاتهای مستقیم اشخاص مشمول را مکلف می‌نماید حتی در صورتی که برای نگاهداری حساب از ماشین‌های مکانیکی و یا الکترونیکی و کارت‌های حساب استفاده شود، هر گونه عملیات مالی و پولی و محاسباتی خود را در دفتر روزنامه ثبت کنند. از نظر مقررات آیین‌نامه مزبور تاخیر تحریر معاملات در دفتر روزنامه، در موارد استثنایی و در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد، مورد قبول است.[4] تأخیر ثبت معاملات برای مواردی که دفاتر توسط مقامات قضایی با سایر مراجع قانونی توقیف و از اختیار شخص خارج شود و همچنین در مورد اشخاص حقوقی جدید‌التاسیس برای اولین سال تأسیس تا 30 روز می‌باشد(تبصره 3 ماده‌ی 12 قانون مالیاتهای مستقیم). در مواردی که اشخاص از سیستم‌های مکانیکی یا الکترونیکی استفاده کنند بایستی حداقل ماهی یکبار خلاصه اسنادی که به ماشین‌های مکانیکی با الکترونیکی داده شده است در دفتر روزنامه ثبت شود و آیین‌نامه یا دستورالعمل کار ماشین و برنامه‌های آن نیز در اختیار مأمور رسیدگی قرار گیرد.(ماده‌18 قانون مالیاتهای مستقیم) منظور از سیستم‌های مزبور کارت‌ها یا اوراق چاپی است که با دست یا توسط ماشین‌های حسابگر مکانیکی یا الکترونیکی تهیه و تکمیل می‌شود.

2-دفتر کل

ماده‌ی 8 قانون تجارت مقرر می‌دارد: دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر بطور خلاصه ثبت کند. اشخاصی که از این نوع دفاتر استفاده می‌کنند مکلفند برای ثبت کلیه داد و ستد‌های خود دفتر کل جداگانه نیز نگاهداری کنند. در مورد اشخاصی که از سیستم‌های مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می‌کنند، مهلت انتقال ثبت دفتر روزنامه به دفتر کل تا پانزدهم ماه بعد از ماه ثبت خلاصه اسناد در دفتر روزنامه می‌باشد.

3-دفتر دارایی

طبق ماده‌ی 9 قانون تجارت دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.

4- دفتر کپیه

به موجب ماده‌ی 10 قانون تجارت دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب‌های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید. در مورد مراسلات و مخابرات و صورتحساب‌های وارده نیز تاجر مکلف به نگهداری و ضبط آن‌ها در لفاف مخصوص به ترتیب تاریخ ورود می‌باشد. از آن‌جا که دفتر کپیه برخلاف دفتر روزنامه و کل و دفتر دارایی از اهمیت چندان برخوردار نیست لذا قانونگذار در تهیه و تنظیم آن ضوابط ساده و عملی مقرر داشته است.

شیوه‌ی نگهداری دفاتر تجاری

طبق مقررات، دفاتر تجارتی یا دفاتر قانونی به استثنای دفتر کپیه بایستی به وسیله‌ی نماینده‌ی اداره‌ی ثبت امضاء شود.(ماده‌ی11 قانون تجارت) دفتری که برای امضاء به متصدی امضاء تسلیم می‌شود باید دارای نمره‌ی ترتیبی و قیطان کشیده باشد و متصدی امضا‌ئ مکلف است صفحات دفتر را بشمارد و در صفحه‌ی اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آن را با تصریح به مشخصات صاحب دفتر بنویسد و با قید تاریخ دفتر را امضاء کند و دو طرف قیطان را با مهر سربی که به این منظور تهیه شده است، منگنه کند.( ماده‌ی 12 قانون تجارت) ثبت معاملات بایستی به ترتیب تاریخ و برابر عرف متداول در دفترنویسی بدون تراشیدن،‌حک کردن، بین سطور نوشتن و یا بیش از حد معمول جای سفید گذاشتن باشد(ماده‌ی13 قانون تجارت) تخلف از مقررات مواد 6 و 11 قانون تجارت مستلزم جزای نقدی است و این امر مانع اجرای مقررات راجع به تاجر ورشکسته که دفاتر مرتب ندارد نخواهد بود.

دفاتری که تجار یا بازرگانان برای امور تجارتی خود به کار می‌برند در صورتی که مطابق مقررات تنظیم شده باشد بین تجار و در امور تجارتی سندیت دارد و در صورتی که تنظیم آن وفق مقررات نباشد فقط بر علیه صاحب آن معتبر و قابل استناد خواهد بود.( ماده‌14 قانون تجارت و ماده‌ی1297 قانون مدنی)[5] دفتر تاجر بر علیه غیر تاجر سندیت و اعتبار ندارد، لکن اگر شخصی به دفتر تاجر استناد کرد نمی‌تواند با تفکیک مندرجات دفتر آنچه به نفع او است قبول و آنچه بر ضرر او است رد کند، مگر آن که بی‌اعتباری آنچه را که بر ضرر خود می‌داند اثبات نماید.(ماده‌ی1298 قانون مدنی) به موجب ماده‌ی 1299 قانون مدنی بی‌ترتیبی و اغتشاش در دفتر در مواردی که به نفع صاحب دفتر باشد و هم‌چنین موارد تراشیدگی در دفتر و در صورتی که مدلل شود اوراق جدید به دفتر داخل شده، در این موارد دفتر تجاری دلیل محسوب نمی‌شود. در متن قانون تجارت و قانون مالیات‌های مستقیم، علاوه بر ضمانت اجرای رد دفاتر قانونی و مقررات راجع به تاجر ورشکسته، برای موارد عدم رعایت مقررات نحوه تنظیم دفاتر جریمه نقدی نیز پیش‌بینی شده است.[6]