كلمات كليدي : انواع برنامه، خط مشي، مقررات، روش، استانداردسازي، مباني سازمان و مديريت
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
رویه در لغت به معنی شیوه، روش، طرز عمل و اسلوب عملکرد آمده است. در ادبیات مدیریت، رویه‌ها، یکی از انواع برنامه‌ها و مشخص‌کننده شیوه عملیات و نحوه انجام کار هستند. در سلسله مراتب برنامه‌ها، به ترتیب ماموریت‌ها یا اهداف بلندمدت، اهداف کوتاه‌مدت، راهبرد، خط مشی‌ها یا سیاست‌ها، رویه‌ها و مقررات، برنامه‌های اجرایی و در آخر بودجه قرار دارند.[1]
رویه‌ها سلسله گام‌های متوالی مرتبط به‌هم هستند که کارکنان، به‌منظور تحقق وظایف شغلی خود، از آنها تبعیت میکنند.[2] رویه‌ها، به‌هم پیوستگی زمانی اعمال ضروری، را نشان می‌دهند. [3]
سیاست‌ها(خط مشی‌ها) به‌وسیله دستورالعمل‌هایی مفصل و جامع، به‌نام رویه‌ها یا روش‌های استاندارد به اجرا درمی‌آیند. در واقع رویه، مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های تفصیلی است که برای انجام یک سلسله عملیات، که غالبا به صورت منظم انجام می‌گردند، تدوین می‌شود.[4]
به‌عنوان مثال، خط مشی شرکت ممکن است به کارکنان اجازه بهره گرفتن از مرخصی را بدهد؛ رویه‌ها، برای اجرای این خط مشی تدوین می‌شوند و موضوع‌هایی مانند برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مرخصی‌ها، برای پیشگیری از توقف کار، نگهداری سوابق مرخصی‌ها و شیوه درخواست مرخصی را در برمی‌گیرند.[5]
معمولا در سازمان‌های بزرگ دفترچه‌ای با عنوان دفترچه راهنمای عملیات تهیه می‌شود؛ که مشتمل بر فهرست کلیه رویه‌های جاری سازمان است.[6]
نقش و اهمیت رویه‌ها
رویه‌ها، خط مشی‌ها و دستورالعمل‌ها، همه از ابزارهای استانداردسازی مشاغل و افزایش پیش‌بینی‌پذیری سازمان هستند. استاندارد نمودن رفتار، تغییرپذیری را کاهش داده و باعث افزایش هماهنگی در کار می‌شود.[7]
همچنین رویه‌ها رهنمودهای دقیق به‌منظور حصول اطمینان از اینکه عملیات و تصمیمات روزانه باارزش‌ها، استراتژی‌ها و هدف‌های سازمان همخوانی دارند، به افراد ارائه میکنند. در همین راستا، روش‌ها یا رویه‌ها نیز به عنوان برنامه‌هایی پایدار، شرح می‌دهند که برای حمایت از خط‌مشی‌ها(سیاست‌ها)، چه اقدامی باید صورت گیرد[8].
مثلا در سیاست استخدام رویه‌هایی مانند نشر آگهی استخدام، پرکردن فرم استخدام، آزمون، مصاحبه و ... وجود دارند. در اینجا روش‌ها چگونگی انجام رویه‌ها را مشخص میکنند؛ یعنی در رویه برگزاری آزمون استخدام، ممکن است از روش‌هایی مانند آزمون کتبی یا شفاهی، چهارجوابی، تک‌جوابی، تشریحی و یا پاسخ کوتاه استفاده شود.[9]
رویه‌ها، روش‌ها و مقررات
رویه‌ها، روش‌ها، مقررات و همچنین سیاست‌ها، از آن نوع برنامه‌هایی هستند که معمولا سازمان‌ها به‌صورت جاری و در بلندمدت، به صورت روش‌های استاندارد در رابطه با شرایط و اوضاع قابل پیش‌بینی یا تکراری از آنها استفاده میکنند.[10]
رویه‌ها و روش‌ها، ارتباط نزدیکی باهم دارند و حتی معادل باهم، نیز در نظر گرفته می‌شوند. بعضی صاحب‌نظران، آنها را از هم تفکیک میکنند و معتقدند که هر رویه، مشتمل بر تعدادی روش است. در منظر آنها روش‌ها، نحوه اجرای جدول زمان‌بندی رویه‌ها را معین میکنند.
مقررات نیز بدون ذکر قاطع و تفاوت زمانی انجام امور، اعمال و فعالیت‌ها را هدایت میکنند؛ در واقع هررویه مبتنی‌بر مجموعه‌ای از مقررات است.[11] مقررات از آن نوع برنامه‌های همیشگی هستند، که باید در موقعیت ویژه‌ای برای انجام کار خاصی رعایت گردند. مقررات، آشکارترین برنامه جاری هستند، که مبتنی‌بر باید و نباید انجام کارها هستند و به طور معمول حق قضاوت را از مجری سلب می‌نمایند.[12]
ویژگی‌های رویه‌ها
1. رویه‌ها در قالب یک برنامه‌ی زمان‌بندی‌شده، نحوه انجام فعالیت‌ها را مشخص میکنند. درواقع، رویه‌ها، فقط تعیین‌کننده شیوه عمل در سطوح مختلف سازمان هستند؛[13]
2. هرسطح از سازمان، ممکن است رویه‌ای خاص(برای یک موضوع و سیاست واحد) خود داشته باشد؛ مثلا رویه اخذ مرخصی مدیران عالی‌رتبه با رویه اخذ مرخصی کارمندان عادی تفاوت داشته باشد؛[14]
3. رویه‌ها(روش‌های کار)، راهنمای عمل هستند نه راهنمای اندیشیدن. رویه‌ها، روش کاملی که برپایه آن، یک فعالیت مشخص باید به اجرا گذاشته شود، روشن می‌سازند؛[15]
4. رویه‌ها در تمام سطوح سازمانی یافت می‌شوند؛ اما در سطوح پایینی سازمان، به دلیل ضرورت نظارت بیشتر، نیاز کمتر مدیران سطوح پایینی به آزادی عمل، صرفه‌جویی‌های اقتصادی ناشی از فراهم آوردن جزئیات کارها و کارآیی بیشتر ناشی از مشخص‌شدن شیوه کار توسط مدیریت، رویه‌ها، فراوان‌تر و مشخصتر هستند.[16]