كلمات كليدي : سند، اسناد، دفاتر تجاري، سند رسمي ، سند عادي
نویسنده : سيد محمد هاشم واعظ
اسناد جمع سند است و سند در لغت به معنای چیزی است که به آن اعتماد کنند یا نوشته و مدرک می‌باشد.1
واژه سند در اصطلاح حقوقی به دو معنای خاص و عام به کار رفته است:
سند در معنای عام عبارت است از هر گفته یا اماره یا نوشته‌ی مورد اعتمادی که بتواند درستی ادعا را ثابت کند.2
سند در معنای خاص، همان موضوع نوشته حاضر می‌باشد. (در آیین دادرسی مدنی هر جا از اسناد بحث می‌شود، معمولا همین معنا مورد نظر است)3، به بیان دیگر، عبارت از هر نوشته‌ای است که در مقام دعوا یا دفاع بتوان به آن استناد کرد.4
اسناد مهمترین ادله‌ی اثبات دعوا هستند که در دستگاه قضایی مورد استناد قرار می‌گیرند.5
ارکان سند
رکن‌های سند عبارتند از:
1: نوشته بودن، با این قید همه‌ی دلایلی که به شکل مکتوب نباشند از تعریف بیرون می‌روند.
2: قابلیت استناد، نوشته‌ای که برای اثبات واقعه‌ی حقوقی تنظیم می‌شود، در اصطلاح حقوقی سند نامیده می‌شود. لذا هدف از تنظیم سند فراهم کردن امکان استناد به آن است.
3: امضا، به نوشته‌ی نسبت داده شده به اشخاص در صورتی می‌توان استناد کرد که امضا شده باشد. لزوم امضای سند در تعریف ماده‌ی 1283 قانون مدنی نیامده است، ولی این رکن سند نه تنها از اصول کلی حقوقی و عرف مسلم به خوبی استنباط می‌شود، بلکه امضای سند در قوانین گوناگون از شرایط اسناد آمده است. قانون‌گذار دفاتر تجاری را بدون امضا معتبر می‌داند، زیرا بر پایه‌ی تشریفات و آثار این دفاتر، ثبت واقعه یا طلب و تعهد را در آن در حکم امضا دانسته و عرف هم آن را تصدیق می‌کند. همچنین دفاتر تجاری فقط در رابطه‌ی بازرگانان سندیت دارد.6
انواع سند
سند به دو نوع تقسیم می‌شود: سند رسمی و سند عادی.1 منظور از سند رسمی، سندی است که در اداره‌ی ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی، یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها بر طبق مقررات قانون تنظیم شده باشد.2 سند عادی هر نوشته‌ی معمولی است که به نحوی میتواند بر وقوع امری دلالت کند که با اثبات آن حقانیت کسی که به آن استناد نموده ثابت می‌گردد.3
اسناد عادی در دو مورد اعتبار اسناد رسمی را پیدا می‌کنند:
1- در صورتی که شخصی که سند بر علیه او اقامه شده صدور آن را تصدیق نماید.
2- هر گاه در محکمه ثابت شود که سند مذبور که طرف آن را تکذیب یا تردید کرده در واقع امضا و مهر او را دارد.4
سند رسمی بر سند عادی مرجح است زیرا در مقابل سند رسمی، انکار و تردید مسموع نیست و طرف میتواند نسبت به آن فقط ادعای جعلیت کند وگرنه سند رسمی مورد بحث در تمام مراجع و سازمان‌ها به دستور مواد 70، 71 و 73 قانون ثبت معتبر بوده و هر صاحب منصب دولتی از اعتبار دادن به چنین سندی خودداری کند به مجازات‌های مقرر در قانون محکوم خواهد شد.5 ولی در مورد سند عادی طرف مقابل میتواند هر نوع ایرادی را بنماید، مثلا شخص نسبت خط یا مهر یا امضای منتسب به خودش را انکار کند، و اگر سند منتسب به او نباشد اظهار تردید و انکار کند.6 لذا وجه افتراق بین این دو آن است که سند رسمی، احتیاج به اثبات ندارد، ولی مندرجات سند عادی باید به نحوی در محکمه اثبات گردد.7
نکته‌ی مهمی‌که در مورد سند رسمی، لازم به توجه دقیق است این است که سند رسمی وقتی چنان اعتباری را دارد که به وسیله‌ی مأمورین رسمی در حدود صلاحیتشان تنظیم شده باشد وگرنه در حکم سند عادی می‌باشد. بنابراین اگر سر دفتر ازدواج و طلاق، به تنظیم سند انتقال ملک مبادرت ورزد و یا سردفتر اسناد رسمی، به تنظیم سند وقوع طلاق اقدام نماید، هیچ کدام از این دو سند، عنوان سند رسمی را ندارند و در حکم سند عادی هستند، آن هم به شرطی که امضاء یا مهر طرف را داشته باشد.8
دفاتر تجاری
از جمله‌ی اسناد، حسابها و دفاتر تجاری می‌باشد که بر طبق ماده‌ی 206 آیین دادرسی مدنی رسیدگی به آن‌ها در دادگاه (جلسه‌ی دادرسی)1 به عمل می‌آید و ممکن است در محلی که اسناد در آنجا قرار دارد انجام گیرد. در هر صورت (چه در صورتی که رسیدگی در دادگاه به عمل آید و چه در صورتی که رسیدگی در محل وجود اسناد انجام گیرد) دادگاه میتواند رسیدگی را به یکی از دادرسان دادگاه محوّل نماید.
این رسیدگی مطلق است اعم از این که اختلافی بین طرفین در صحت اسناد و دفاتر حاصل شده باشد یا یک طرف درخواست رسیدگی نموده باشد و یا این که دادگاه رأسا رسیدگی به حسابها و دفاتر را ضروری بداند.2
منظور از حسابها در این ماده اعداد و ارقامی است که بین خواهان و خوانده در روابط مالی آن‌ها وجود دارد که معمولا این اعداد و ارقام در دفاتر اعم از دفاتر عادی و دفاتر تجارتی و سند‌های عادی منعکس می‌باشد.3
مطابق ماده‌ی 6 قانون تجارت، هر تاجر به استثنای کسبه‌ی جزء مکلف است که چهار دفتر داشته باشد:
1- دفتر روزنامه
2- دفتر کل
3- دفتر دارایی
4- دفتر کپیه.
حال طبق ماده‌ی 210 قانون آیین دادرسی مدنی هیچ بازرگانی نمی‌تواند به عذر نداشتن دفتر از ارائه‌ی آن به دادگاه امتناع کند مگر در دو صورت:
الف: در صورتی که ثابت کند دفتر وی تلف شده است؛ برای نمونه، در حادثه‌ی آتش سوزی از میان رفته است.
ب: دسترسی نداشتن به آن را ثابت کند؛ برای نمونه ثابت کند که دفترهای وی را به خاطر ادعای جعلی که شده است، بازپرس لاک و مهر کرده است. در غیر این دو صورت دادگاه میتواند آن را از قرائن مثبته‌ی اظهار طرف قرار دهد.4
احکام اسناد
ارائه کننده‌ی سند ممکن است سند را از دادگاه پس بگیرد. با این توضیح که استرداد سند دلیل بر بطلان نخواهد بود، و بعدها اگر خواست میتواند از سند مذکور بر حسب مورد در دادگاه استفاده نماید.5 ولی ممکن است سندی (اصل یا فتوکپی تصدیق شده) که در دادگاه ابراز می‌شود به نفع طرف مقابل دلیل باشد، در این صورت هرگاه طرف مقابل به آن استناد نماید، ابراز کننده سند حق ندارد آن را پس بگیرد و یا از دادگاه درخواست نماید سند او را نادیده بگیرد.1
اگر در سند ابرازی به سند دیگر رجوع شده باشد و آن سند مربوط به دادرسی باشد (تأثیر در دادرسی و حقوق اصحاب دعوا داشته باشد)، در این صورت اگر سند مذکور توسط خواهان ابراز شده باشد خوانده حق دارد ابراز سند دیگر را بخواهد و اگر سند توسط خوانده ابراز شود خواهان چنین حقی خواهد داشت. حال اگر استناد کننده اولیه، سند مورد درخواست طرف را ابراز نکند، دادگاه مجاز خواهد بود عدم ابراز سند را از قرائن مثبته ادعای طرفی قرار دهد که ابراز سند را تقاضا می‌کند.2
ممکن است سندی که مدرک ادعای یکی از طرفین است نزد طرف دیگر باشد، در این صورت به درخواست طرف باید آن سند ابراز شود. حال اگر به هر دلیلی ثابت شود که سند نزد طرف مقابل است (مانند اعتراف طرف مقابل به وجود سند نزد خود) ولی از ابراز آن امتناع نماید، دادگاه میتواند آنرا از جمله‌ی قرائن اثبات کننده بداند (نه به منزله‌ی دلیل بداند و بر اساس آن حکم کند).3
در موارد ذیل سند در دادگاه ابراز نخواهد شد بلکه رئیس دادگاه یا دادرس یا مدیر دفتر در حضور طرفین در محل نگهداری سند حاضر و قسمت مورد استناد را خارج نویسی خواهد کرد:
الف: ابراز سند مخالف با نظم عمومی‌باشد.
ب: ابراز سند مخالف با عفت عمومی‌باشد.
ج: ابراز سند مخالف با مصالح عامه باشد.
د: ابراز سند مخالف با حیثیت طرفین دعوی باشد.
ه: ابراز سند مخالف با حیثیت کسانی باشد که در دادرسی دخالت ندارند.
دادگاه طرفین را برای موضوع فوق دعوت می‌نماید، ولی اگر یکی از آن‌ها حاضر نگردید کار خارج نویسی انجام می‌گیرد. همچنین در صورتی که دادگاه مدیر دفتر را برای خارج نویس کردن سند مأمور نماید، نباید تشخیص موارد لازم و ضروری خارج نویس کردن سند را به او محول نماید؛ چرا که این تشخیص نوعی کار قضایی است و وظیفه‌ی قاضی قابل واگذاری به دیگران نیست.4
ممکن است سند مربوط به مورد دعوا در ادارات دولتی یا بانک‌ها یا شهرداری‌ها یا موسساتی که با سرمایه دولت تاسیس و اداره می‌شوند موجود باشد و دادگاه آن را موثر در موضوع دعوا تشخیص دهد، در این صورت دادگاه رأسا یا به درخواست یکی از اصحاب دعوا ارسال رونوشت یا اطلاعات لازم را به طور کتبی از آن اداره یا سازمان می‌خواهد.5
گاهی اوقات ارسال رونوشت سند نیاز دادگاه را رفع نمی‌نماید بلکه باید اصل سند به دادگاه ارسال شود، در این خصوص اداره یا سازمان مربوط مکلف است پس از دریافت دستور دادگاه سند مزبور را برای دادگاه ارسال دارد.
هرگاه یکی از اصحاب دعوا استناد به پرونده کیفری یا حقوقی دیگری نماید، دادگاه میتواند پرونده را مطالبه کند. مرجع ذیربط هم مکلف است آن را ارسال نماید.1