ده اشتباه معمولی مدیریت زمان

جلوگیری ازاشتباهات معمولی زمان:اگرشما می خواهید که کارایی بالایی داشه باشید.از این اشتباهات پرهیز کنید.چگونه به طور مناسب زمانتان را مدیریت میکنید.؟اگر شما شبیه بیشتر مردم باشید،مسلما جوابتان کاملا مثبت نخواهد بود .شاید شما احساس می کنید که کارزیادی روی دوش تان است و اغلب مجبورید که تا دیر وقت کار کنید .تادرموعد مقرر کارهایتان را تمام کنید. یا این که ممکن روز های شما به نظر میرسد که از یک فاجعه به فاجعه وبحران دیگر می گذارد واین پرتنش ومائوس کننده است .

بیشتر ما می دانیم که می توانیمزمان مان را خیلی بهتر مدیریت کنیم.اما ممکن شناسایی مشکلات واینکه چگونه می توانیم آنها را اصلاح کنیم،مشکل باشد.

وقتی ما به هر طریقی به خوبی زمان مان را مدیریت می کنیم ،ما بطور استثنایی درکارمان مثمرثم تر خواهیم بود و سطح استرس مان کاهش می یابد . ما می توانیم زمان را به پروژ های مورد علاقه و پر درآمد اختصاص دهیم که ممکن باعث یک تغییرواقعی در یک دوره کاری شود . خلاصه کلام ما شادتر خواهیم بود .

دراین مقاله ،ما درجستجوی 10 مورد از اشتباهات مادی مدیریت زمان و هم شناسایی استراتژی ها و پیشنهاداتی که ممکن شما برای غلبه برآنها استفاده کنید. این اشتباهات شامل :

اشتباه اول: نقطه ضعف در عمل کردن به یک فهرست کاری

آیا تا به حال شما بخاطر اینکه فراموش کردید که یک کار مهم راانجام دهید،غرغر نکردید!

اگر این طور،پس شما احتمالا از یک فهرست انجام کار درعمل به چیزهای اولویتی استفاده نکردید (یا اگر جوابتان مثبت :ممکن است که شما از فهرست انجام کارهایتان خیلی مناسب استفاده نکردید .)

برای این که بهتربه کارهایتان رسیدگی کنید طبق فهرست کارهایتان ،آنها را اولویت بندی کنید . بیشتر مردم از یک سیستم رمز گذاری A-F (Aبرای نمونه اولویت های خیلی مهم) ،(F برای اولویت های خیلی پائین ) استفاده می کنند.

به عنوان راه دیگر ،شما میتوانید به راحتی این فهرست را با استفاده ازAتا D یا از طریق شماره های اولویت بندی کنید.اگرشما پروژه های بزرگی طبق فهرستتان دارید ،دراین صورت مگر اینکه شما دقیق باشید ،رقم های این فهرست ممکن مبهم و بی تاثیر باشد. به عنوان مثال ،ممکن نوشته باشید «شروع به کار با پیشنهاد بودجه بندی » اما این مورد مستلزم چیست؟ عدم وجود خصوصیات باعث می شود که شما پشت گوش بیندازید و یا گام های کلیدی را از دست بدهید.

مطمئن شوید که وظیف ما پروژهای بزرگ رادرمراحل قابل اجرا و مشخص تقسیم بندی کنید. دراین صورت چیزهای از قلم نخواهید انداخت.

شما هم چنین می توانید از برنامه های عمل کردی برای مدیریت کارهایتان استفاده کنید. وقتی که پروژه های زیادی دارید که همزمان با هم پیش آمده اند. (برنامه فعالیت های نسخه های ،نیروی صنعتی ،فهرست کاری هستند.

اشتباه دوم: تنظیم نکردن اهداف شخصی

ایا می دانید که درطول شش ماه دوست دارید کجا باشید. ؟سال بعد یا 10 سال دیگر چطور؟

اگر این طورنسیت ،وقت تنظیم اهداف مشخص است.

تنظیم اهداف شخصی هم مدیریت زمان و هم به خاطر این که اهداف به شما یک مقصد و تصور درجهت پیشرفت کارها می دهد. ،ضروری است . وقتی شما بدانید که به کجا می خواهید بروید ،می توانید اولویت ها ،زمان درمنابع دسترس به آنجا را مدیریت کنید. اهداف به شما کمک میکنند تا تصمیم بگیرید که صرف کردن زمان روی چه چیزی ازشمند است و چه چیزتنها

یک عامل بازدارنده است.

برای این که بدانید چگونه اهداف کار آمد ،SMART تنظیم کنید،طبق تئوری تنظیم اهداف لاک مطالعه همه جانبه انجام دهید. دراینجا یاد میگیرد که چگونه به طور مشخص اهداف مشخص تنظیم کنید که شما را باانگیزه نگه دارند.

شما ازدرون مایه ما «فتیله بلند ،انفجار بزرگ ،اریک هسسلتن لذت می برید.این کاتب به شما یاد می دهد که چگونه روی اهداف بلند مدت بدون نادیده گرفتن الویت های کوتاه مدتشان تمرکز کنید.

اشتباه سوم: اولویت بندی نکردن

درست زمانی که معاون شما نیاز به کمک شما دارد تایک معامله راانجام دهد اما شما در نیمه نظرات مشکل گشای برای یک مشتری جدید هستید. مطمئن هست که تقریبا هم پا با یک ایده محشر برای فعالیت های بازاریابی آنها هستید. اما اکنون شما « خطر از دست دادن رشته افکار تان به خاطر این وضع فوق العاده هستید. گاهی اوقات ،اینکه چگونه اولویت بندی کنید سخت به نظر میرسد ،مخصوصا وقتی شما با سیلی ،از وظایف علی ظاهر فوری روبرو می شوید . در هر صورت ،یادگیری اینکه چگونه وظایف را به طورموثر الویت بندی کنید تا زمانتان بهتر مدیریت کنید ،ضروری است.

یک ابزاری که به شما کمک می کند تابه طور موثرتر الویت بندی کنید ،ماتریس(مهم ،فوری است. این ماتریس به شما کمک تا تفاوت فعالیت های مهم و فعالیتهای فوری را بفهمید. همچنین یاد خواهید گرفت تاچگونه گرایش به تمرکز روی فعالیتهای فوری فائق شوید.

ماتریس الویت بندی کار:ابزار مفید دیگری است که به شما کمک می کند تا یک وظیفه و کاررا در درجات الویت بالا و بازده بالا ویا کم ارزش و کار وقت گذراندن ،مشخص کنید. اگر شما تفاوت بین آنها را بدانید بهتر زمان تان را مدیریت خواهید کرد.

ممکن است که بخواهید درکلاس آموزشی «اندازه دهان مان» شرکت کنید .چگونه الویت بندی کنید تامهارتهای بیشتری کسب کنید.

اشتباه 4: شکست در مدیریت عامل های بازدارنده (بی دقتی)

آیا می ادنید که بیشترما حدود دو ساعت یک روزرا بخاطر این بی توجهی ها از دست می دهیم.؟اگر آن زمان دوباره برگردد شما چگونه آن را مدیریت و حفظ میکردید.

این عامل های بازدارنده از ایمیل ها ،چت های IM ویا همکاری که دچار بحران است و چه تلفن های از مشتریان باشد. عامل های بازدارنده مانع رسیدن به کارهای طبق برنامه ریزی می شود که کار علی ظاهر ساده وراضی کننده که ما زمانی می توانستیم 100 % یک کار رسیدگی کنیم. اگر میخواهید زما نتان راتنظیم وکنترل کنید وبهترین کارها راانجام دهید .دانستن اینکه چگونه عامل های بازدارنده را به حداقل برسانید وبه طور موثر مزاحمت ها وفاصله را مدیریت کنید .امری ضروریست

عنوان مثال:وقتی شما باید روی کاری تمرکزکنید ،چت IM تان راخاموش کنید وبه افرادی که حواس شما را پرت می کنند یا بیشتر اوقات مانع کارهایتان می شوند ،هشداردهید.

شما باید یاد بگیرید که چگونه تمرکزتان اصلاح کنید حتی وقتی با عامل بازدارنده مواجه میشوید.

علاوه براین ،مقاله مااینکه چگونه ایمیل ونامه هایتان را بطور موثر وبهتر مدیریت کنید.و آنها را جگونه کنترل کنید تا وقت تان هدرنرود ،آموزش می دهد.

اشتباه 5 : تعلل(تنبلی)

تنبلی و دفع الوقت وقتی اتفاق می افتد که شما انجام کار کنونی را به زمان دیگری موکول می کنید وقتی تنبلی وتعلل می کنید،احساس گناه میکنید که چرا هنوز شروع نکرده اید ،سرانجام به جایی می رسید که از انجام کار می ترسید ،وسرانجام ،وقتی نمی توانید کار را به وقع انجام دهید. همه چیز را رها می کنید.

به عنوان مثال یک استراتژی مفید این که به خود تان بگوید که شمافقط قصد دارید که یک پروژه 10 دقیقه ای را شروع کنید. اغلب اوقات ،دفع الوقت ها(افرادی که کارهای خود را به موقع انجام نمی دهند.) احساس میکنند که مجبورند یک کار را از آغاز تا پایان کامل کنند واین انتظار بالا باعث میشود که آنها احساس نگرانی و نا امیدی کنند.

در عوض ،برای اختصاص دادن به مقدار اندکی زمان برای شروع کار تمرکز کنید شماخواهید فهمید که استفاده از طرح های عملکردی مفید است. این طرح به شما کمک می کند تاپروژه های بزرگ ومهم به مراحل و گام های قابل کنترل تقسیم بندی کنید. بنابراین براحتی همه چیز هایی که شما باید انجام دهید ،را می بینید و بنابر این می توانید بخشهای عمده بزرگ را به راحتی در چند مرحله به موقع انجام دهید. این کار مانع احساس نا امیدی در شروع کار جدید در شما می شود.

راهنمایی:

جلسه درس :اندازه دهان ،ما، عامل های بازدارنده را برطرف می کند ،به شما توصیه ها واستراتژی های بهتری برای درگیر شدن با عامل بازدارنده ارائه می دهد.

اشتباه 6:پذیر فتن کار خیلی زیاد.

آیا شما فردی هستید که گفتن «نه» به دیگران برای شما خیلی سخت است؟ اگر این طور است ،پس شما پروژه ها وتعهدات زیادی از خیلی وقت پیش درگراور تان دارید ،واین مسئله باعث طرزکار ضعیف وناموفق ،استرس و اصول اخلاقی پائین در شما می شود. .

یا این که شما ممکن است میکرو مدیر باشید کسی که پا فشاری می کند که همه کار ها را خودش انجام وکنترل کند زیرا به هیچ کسی دیگر اعتماد ندارد . آیا درست ! این ممکن است مشکل خیلی از آدم ها باشد نه فقط مدیران

به هر حال ،به عهد گرفتن کار های خیلی زیاد یک استفاده بی تجربه و ناشی از زمان تان است و ممکن سبب مشهور به انجام کار عجله ای ،سر هم بندی شده وشلخته شوید. برای این که این عادت تان را ترک کنید ،هنر ماهرانه «بله» به شخص اما «نه» به کار را یاد بگیرید. این مهارت به شما کمک می کند تا از خودتان دفاع کنید. با وجود این که هنوز احساسات خوب را در داخل گروه حفظ کنید. . اگر شخص دیگری پافشاری اصرار کند تا شما به درخواستش «بله» بگویید ،یادبگیرید که چگونه روی پای خودتان بایستید وتحت فشار خونسرد باشید.

اشتباه7 :رشدو ترقی درگرفتاری

برخی مردم از گرفتاری و مشغله کاری سرعت کارشان زیاد می شود . مهلت های ملاقات نا محدود ایمیلهای بی پایان ،یک عالمه فایل روی میز که نیاز به رسیدگی دارند ،هراسان به سمت جلسه و......... چه پارازیت آدرنالین

مسئله این که یک افزایش درگرفتاریها ومشغله کاری به این معنی نیست که شما کارآمد واثر بخش هسیتید. این ممکن باعث استرس درشما شود.

در عوض سعی کنید که کم کار کنید ویاد بگیرید که زمان تان را مدیریت کنید.

توصیه :

کار عالی تر انجام بده«نوشته میشل بانگی استینر ،پر از ایده هاو توصیه ها برای گرفتاری کاریست تا شما بهتر وبا انگیزه تر کار تان انجام دهید. دراینجا برای درک بیشتر کتاب ما کلیک کنید.

اشتباه 8:انجام چند کار (چندکار بودن)

برای اینکه موفق به بهترین وعالی ترین حجم کاری شوید. لیندا به طور منظم ایمیل می نویسد درحالی که با مشتریانش با تلفن گفتگو می کند. با این وجود با این وجود ،لیندا فکر می کند این کاربری خوبی از زمانش است،حقیقت این که حداقل 20 تا 40 درصد زمان بیشتری برای به پایان رسدن فهرست کاری در طول انجام چند کار در مقایسه در کامل کردن همان فهرست کارها به ترتیب ، لازم است . نتیجه اینکه او هر دو کار را خیلی ضعیف انجام می دهد .ایمیل هایش پراز اشتباهات زیادی هستند و مشتریانش نیز به خاطر نداشتن تمرکز او مایوس هستند.

بنابراین بهترین کار اینکه انجام چند کار دریک زمان فراموش کنیم . وجایش روی یک وظیفه در یک زمان تمرکز کنیم .این روش باعث میشود که کیفیت کارتان بالاتر برود. مصاحبه کارشناس ما با دیو کرین شو ،دربررسی«راز انجام چند کار ،به شما یک نگاه روشن فکرانه ارائه می دهد وبه شما کمک می کند تا بتوانید چگونه پروژه های مقارن با هم را بطور موثر تر مدیریت کنید.

اشتباه 9: استراحت نکردن «زنگ تفریح نداشتن»

فکر کردن به این که شما میتوانید به مدت 8الی 10 ساعت بطور مستقیم مخصوصا وقتی که شما در حال انجام یک کار ضرب الاجل هستید کارکنید عالی است اما اینکه همه بتوانید تمرکز کنند وهم کار با کیفیت را انجام دهند بدون اینکه زمانی برای استراحت وشارژ مغز شان اختصاص دهند،غیر ممکن است .

بنابراین استراحت ها را به عنوان «زمان های هدر رفته » تلقی نکنید. این استراحت ها وزنگ تفریح ها زمان ارزشمندی را برای شما فراهم می کند. تا شما بتوانید بطور خلاقانه فکر کنید وکارتان مفید تر انجام دهید . اگر متوفق کردن کارتان سخت است ،پس زمانهای استراحتی برای خودتان زمان بندی کنید یا یک آژیر به عنوان یک یاد آوری برای خودتان تنظیم کنید. به یک پیاده روی سریع بروید ،یا یک فنجان قهوه بگیرید. یا فقط بنشینید و کمی میزتان رامرتب کنید. سعی کنید هر یک دو ساعت 5دقیقه استراحت کنید .واطمینان حاصل کنید که شما زمان کافی برای نهارتان اختصاص می دهید. !شما کار با کیفیتی ارائه نخواهید داد اگر که گرسنه باشید.

اشتباه 10 :فهرست بندی کارهای ناموثر

آیا یک فرد سحر خیز هستید ؟آیا شما از غروب و طلوع خورشید انرژی می گیرید؟همه ما ریتم های مختلف داریم یعنی در زمانهای مختلف احساس پر بازدهی و پر انرژی ای می کنیم.

شما می توانید بهترین استفاده را اززمانتان ببرید با فهرست بندی کارهای ارزشمند وتاثیر گذار در طول اوج حد اعلاء زمانتان و کارهای کم ارزش مثل رسیدن به تلفن ها وچک کردن ایمیل ها را در طول زمان «افت»

مقاله ما ،آیا این یک کار صبحگاهی است؟ به ما یاد می دهد که چگونه این کار را انجام دهیم.

نکات کلیدی :

یکی از موثرترین روشهای اصلاح بازدهی ،تشخیص و اصلاح اشتباهات مدیریت زمان است. وقتی شما زمانی برای غلبه براین اشتباهات اختصاص می دید ،این کار باعث یک تحول بزرگ در بازدهی و راندمان شما می شود و شما شادتر خواهید بود واسترس کمتری را تجربه می کنید.