كلمات كليدي : سازمان، اثربخشي سازماني، هدف، مدل هاي اثربخشي، مديريت رفتار سازماني
نویسنده : مهدي جواهري كامل
اثربخشی سازمانی عبارت از میزانی است که یک سازمانبا استفاده از منابع خاص و بدون هدر دادن منابع خود و بدون فرسوده کردن غیر ضروری اعضا و جامعه خود، اهدافش را برآورده می‌کند.[1]
در واقع اثربخشی سازمانی، درجه نزدیکی یک سازمان به هدف‌هایش را نشان می‌دهد.[2] به‌عبارت دیگر اندازه‌ای است که یک سازمانبه اهدافش تحقق می‌بخشد.[3]
معیارها و مقیاس‌های اثربخشی سازمانی
در دهه 1960 و اوایل دهه 1970 تحقیقات وسیعی در مورد اثربخشی سازمانی صورت گرفت؛ که منجر به ارائه معیارهای سی‌گانه متفاوتی شد. این معیارها عبارتند از:[4]
1. اثربخشی کلی؛ یک نوع ارزیابی کلی است که تا حد زیادی از معیارهای متعددی بهره می‌جوید. معمولا از طریق ترکیب نمودن اسناد عملکرد گذشته یا به‌دست آوردن ارزیابی‌های کلی و یا از طریق قضاوت‌های اشخاص بصیر و مطلع نسبت به عملکرد سازمان، اندازه‌گیری می‌شود.[5]
2. بهره‌وری؛ بهره‌وری یعنی توانایی در به‌کارگیری مقدار کمتری از نیروی کار و سایر مواد مصرفی و تولید یا ارائه خدمات بیشتر است.[6]
3. کارآیی؛ نسبتی است که مقایسه‌ای را بین برخی از جنبه‌های عملکرد واحد با هزینه‌های متحمل شده جهت تحقق آن نشان می‌دهد.
4. سود؛ مبلغ درآمد حاصل از فروش منهای کل هزینه و تعهدات، ایجاد شده است. معمولا نرخ برگشت سرمایه و درصد بازدهی فروش کل را می‌توان معادل سود دانست.
5. کیفیت؛ کیفیت عبارت است از آماده بودن خدمت یا کالا برای استفاده‌کننده که خود نیازمند کیفیت طراحی، انطباق، در دسترس بودن و مناسب بودن مکان ارائه خدمت است.[7]
6.حوادث؛ میزان سوانحی که حین کار اتفاق می‌افتد و اتلاف وقت را موجب می‌شود.
7. رشد؛ به‌وسیله افزایش در متغیّرهایی نظیر کل نیروی کار، ظرفیّت کارخانه، دارایی‌ها، میزان فروش و سود و سهم بازار نشان داده می‌شود.
8. میزان غیبت در کار؛ تعریف معمولی از غیبت، اشاره به غیبت‌های غیر موجه دارد؛ اما علاوه‌بر این، تعاریف متعددی از غیبت وجود دارد.[8]
9. جابه‌جایی در کار (ترک خدمت)؛ عبارت است از ترک خدمت اختیاری کارکنان از سازمان.[9]
10. رضامندی شغلی؛ شامل احساس‌ها و نگرش‌های هرکس نسبت به شغلش می‌شود.[10]
11. انگیزش؛ حالتی درونی است که انسان را به انجام فعالیت خاصی ترغیب می‌کند.[11]
12. روحیه؛ به‌عنوان پدیده‌ای گروهی که متضمن تلاش مضاعف، یکی شدن اهداف فرد و سازمانو ایجاد تعهد و احساس تعلق است، مدنظر قرار می‌گیرد.
13. کنترل؛ کنترل، فعالیتی است که ضمن آن، عملیات پیش‌بینی‌شده با عملیات انجام‌شده مقایسه می‌شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آنچه باید باشد و آنچه هست، به رفع و اصلاح آنها اقدام می‌شود.[12]
14. انسجام / تعارض؛ انسجام به‌عنوان اینکه، افراد در سازمانهمدیگر را دوست داشته باشند، باهم خوبکار کنند و ارتباطات همه‌جانبه و باز باهم داشته باشند.[13] تعارض وضعیتی اجتماعی است که در آن، دو یا چند نفر درباره موضوع‌های اساسی مربوط به سازمانیا باهم توافق ندارند یا نسبت به یکدیگر قدری خصومت احساسی نشان می‌دهند.[14]
15. انعطاف‌پذیری / انطباق؛ انطباق و انعطاف‌پذیری به توانایی یک سازمانبرای تغییر رویه‌های استاندارد عملیاتی خود در پاسخ به تغییرات محیطی سازمانبرمی‌گردد.
16. برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری؛ به میزانی که یک سازمانبه‌طور اصولی و منظم گام‌هایی را که در آینده باید بردارد، مشخص می‌سازد و خود را درگیر رفتار هدف‌گذاری‌شده می‌کند، اشاره دارد.
17. اجماع در هدف؛ جدای از تعهد واقعی به اهداف سازمانی، اجماع هدف، به میزانی که همه افراد یک سازمان، هدف واحدی را برای سازمانخود متصورند، برمی‌گردد.
18. نهادینه کردن اهداف سازمانی؛ بر پذیرش اهداف سازمانی اشاره داشته و بر این باور است که اهداف سازمانی صحیح و درستند.
19. سازگاری نقش و هنجار؛ به حد و حدودی که اعضای سازماندر خصوص موضوعاتی از قبیل نگرش‌های مساعد نسبت به سرپرستی، انتظارات نقش، روحیه و الزامات نقش توافق دارند، اشاره می‌کند.
20. مهارت‌های ارتباطی مدیریتی؛ به سطوح مهارتهایی که مدیران در ارتباط با سرپرستان، زیردستان و همکاران خود در قالب ارائه حمایت‌های مختلف، یا تسهیل تعاملات سازنده و مفید و ایجاد اشتیاق برای تحقق اهداف و عملکرد عالی به‌کار می‌گیرند، اشاره دارد.
21. مهارت‌های انجام وظیفه مدیریتی؛ به سطوح مهارت‌های کلی اشاره دارد که مدیران سازمانو رهبران گروه‌ها برای تحقق وظایف سازمانی لازم دارند و مهارتهایی که مدیران در هنگام تعامل با اعضا سازمانبه‌کار می‌برند، در این مقوله قرار نمی‌گیرد.
22. مدیریتاطلاعات و ارتباطات؛ کارآیی، صحت و دقت در تجزیه و تحلیل اطلاعات مهم برای اثربخشی سازمانی است.
23. آمادگی؛ قضاوت کلی در خصوص این احتمال که سازمانخواهد توانست، برخی از وظایف جدیدی که از آن خواسته می‌شود، به‌طور موفقیت‌آمیز انجام دهد.
24. بهره‌برداری از محیط؛ میزان یا حدی که سازمانبه‌طور موفقیت‌آمیز با محیط خود در تعامل بوده و منابع باارزش و کمیاب مورد نیاز خود را به‌دست می‌آورد.
25. ارزیابی به‌وسیله پدیده‌های خارجی؛ ارزیابی راجع به سازمانیا واحد که به‌وسیله افراد و سازمان‌های موجود در محیط صورت می‌گیرد.
26. ثبات؛ حفظ و نگهداری ساختار، بخش‌های کارکردی سازمانو منابع مورد نیاز آنها در طی زمان، به‌ویژه در دوره‌های حساس زمانی به ثبات سازمان اشاره دارد.
27. ارزش منابع انسانی؛ نوعی معیار ترکیبی که به ارزش کلی اعضا سازمانبرمی‌گردد و در قالب ترازنامه یا حسابداری بیان می‌شود.
28. مشارکت و نفوذ مشترک؛ میزان یا حدی که افراد، در درون سازماندر اتخاذ تصمیماتی که مستقیما بر کار و سرنوشت آنها تأثیر می‌گذارد، مشارکت دارند.
29. تأکید بر آموزش و توسعه؛ منظور از آموزش و توسعه، افزایش توانایی‌های تخصصی و مهارت کارکنان در انجام وظایف محوله و به فعلیت درآوردن پاره‌ای از توانایی‌های بالقوه آنهاست.[15]
30. تأکید بر موفقیت؛ قیاسی است بین نیاز فردی برای رسیدن به موفقیت و ارزشی که سازمان،برای تحقق اهداف جدید عمده خود قائل است.[16]
مدل‌های اثربخشی سازمانی
مدل‌های مختلفی برای بررسی میزان اثربخشی سازمانی ایجاد شده‌اند. این تنوّع در مدل‌ها به‌دلیل ماهیّت مفهوم اثربخشی، به‌ویژه مرزهای نامشخص آن و به‌دلیل مفهومی‌سازی‌های متنوع سازمانهایی است که مدل‌های مختلف اثربخشی را به‌کار می‌گیرند.
1) مدلهدف (Goal Model)
به‌طور کلی، مدلهدف (نیل به هدف)، اثربخشی را به‌عنوان تحقق کامل یا حداقل بخشی از اهداف سازمانتعریف می‌کند.[17]
مدلسنّتی اثربخشی، متّکی بر نوعی از سازمانبه‌عنوان مجموعه‌ای از اجزایی است که گرایش به رسیدن به اهداف دارند. در این دیدگاه یا مدل، اثربخشی به‌عنوان رسیدن یا حصول به پیامدهای سازمانی تعریف می‌شود. در این مدل، تمرکز به‌طور زیادی بر رسیدن به اهداف و مقاصد است.[18]
هدف‌های عملی ازجمله هدف‌های مهمی هستند که در این روش مورد توجه قرار می‌گیرند. اگر سعی شود از هدف‌های عملی (و نه هدف‌های رسمی) استفاده شود، نتایج بسیار بهتری به‌دست خواهد آمد. معمولاً هدف‌های رسمی به‌صورت تجریدی و انتزاعی هستند و سنجش یا اندازه‌گیری آنها مشکل است. هدف‌های عملی نشان‌دهنده فعالیت‌هایی هستند که سازمانواقعا آنها را انجام می‌دهد.
در سازمان‌های تجاری برای سنجش اثربخشی سازماناز روش مبتنی بر تأمین هدف یا نیل به هدف استفاده می‌شود؛ زیرا می‌توان هدف‌های تولیدی شرکت را به‌آسانی اندازه‌گیری کرد. معمولاً سازمانها عملکرد خود را برحسب سودآوری، رشد، سهم بازار و بازده سرمایه‌گذاری اندازه‌گیری می‌کنند.[19]
2) مدلسیستمی (System Model)
مدلسیستمی در حالی‌که اهمیت اهداف را نادیده نمی‌گیرد، بر ابزارهای مورد نیاز برای رسیدن به اهداف خاص، کسب منابع و فرآیندها تمرکز دارد. در این مدل، مفهوم سازماندر دیدگاه سیستم باز ریشه دارد؛ که درون‌دادها به فرآیندها تبدیل (درون‌داد به برون‌داد) شده و برون‌دادها به‌عنوان بخشی از یک کل نگریسته می‌شوند، نه به‌عنوان متغیرهای مستقل.[20]
رویکرد سیستمی نسبت به اثربخشی چنین اظهار می‌دارد که سازمانها متشکل از قسمت‌های فرعی مرتبط به‌هم هستند. اگر قسمتی از این سیستم ضعیف عمل کند، اثر عملکرد ضعیف آن، بر عملکرد کل سیستم مؤثر واقع می‌شود.
اثربخشی، مستلزم آگاهی و تعاملات مؤثر با عوامل محیطی است. مدیریتنمی‌تواند روابط حسنه خود را با مشتریان، عرضه‌کنندگان مواد اولیه، مؤسسات و نهادهای دولتی، اتحادیه‌ها و عوامل مشابه که قدرت مخدوش نمودن عملیات باثبات سازمانرا دارا هستند، نادیده بگیرد.[21]
3) مدلذی‌نفعان استراتژیک (Strategic-Constituencies Model)
ذی‌نفعان استراتژیک به‌عنوان گروهی از افراد تعریف می‌شوند که نفعی (Stake) در سازماندارند. به‌طور ویژه‌تر، عوامل استراتژیک می‌توانند با در نظر گرفتن افرادی که به‌طور قانونی برای سازمانفعالیت می‌کنند (کارکنان، مشاوران، نمایندگان، اعضای هیئت مدیره و غیره) و افرادی که کاملا بیرون سازمان هستند و برای خودشان کار می‌کنند و یا بر اقدامات اعضای سازمان تأثیر می‌گذارند یا از آنها تأثیر می‌پذیرند، تعریف نمایند.[22]
این مدل،با اضافه کردن انتظارات گروه‌های ذی‌نفع قوی مختلف که تحت تأثیر سازمانقرار دارند، حیطه دو مدل قبلی را توسعه و گسترش می‌دهد. بنابراین، سازمانبه‌عنوان مجموعه‌ای از عوامل درونی و بیرونی نگریسته می‌شود که در مورد مجموعه پیچیده‌ای از موانع و اهداف مذاکره و توافق می‌کنند. در این مدل، مالکان، کارکنان، مشتریان، تهیه‌کنندگان، اعتباردهندگان، جامعه و دولت، گروه‌های ذی‌نفعی هستند که باید به‌منظور تضمین اثربخشی و بقای سازمان راضی شوند.[23]
رویکرد ذی‌نفعان استراتژیک چنین فرض می‌کند که مدیران، مجموعه اهدافی را دنبال می‌کنند که این مجموعه اهداف انتخابی، خواسته‌های همه ذی‌نفعانی که منابع مورد نیاز جهت بقای سازمانرا کنترل می‌کنند، دربر دارد. هیچ‌کدام از اهدافی که مدیران انتخاب می‌کنند عاری از ارزش نیستند. خواه این اهداف به‌طور دقیق تعیین شوند یا به‌طور ضمنی، به منافع برخی از ذی‌نفع‌ها نسبت به برخی دیگر، توجه بیشتری معطوف خواهند داشت. مدیران باید با تعیین ذی‌نفع‌های کلیدی و مؤثر بر بقای سازمانو قدرت نسبی هرکدام و همچنین با توجه به انتظارات هریک از آنها از سازمان، سعی در برآورده نمودن نیازهای آنان نماید.[24]
4) مدلارزش‌های رقابتی (Competing-Values Model)
رویکرد ارزش‌های رقابتی با این فرض شروع می‌شود که برای ارزیابی اثربخشی سازمانی، بهترین معیار وجود ندارد. مفهوم اثربخشی، فی‌نفسه مفهومی ذهنی است و اهدافی که یک ارزیابی انتخاب می‌کند، متکی به ارزش‌های شخصی، ترجیحات و منافع فردی است. این رویکرد، استدلال می‌کند که عناصر مشترکی وجود دارند که در هر فهرستی از معیارهای اثربخشی قرار گرفته و می‌توانند به‌شیوه‌ای باهم ترکیب شده و مجموعه‌ای از ارزش‌های رقابتی را ایجاد کنند. هرکدام از این مجموعه ارزش‌ها، مدلاثربخشی منحصر به فرد را تعریف می‌کند.[25]
5) مدلعدم اثربخشی (Ineffectiveness Model)
این مدل، با تمرکز بر عواملی که از عملکرد موفق سازمانجلوگیری می‌کنند و با نگریستن به سازمان،به‌عنوان مجموعه‌ای از مشکلات و خطاها یک دیدگاه متفاوتی ارائه می‌کند. فرض اصلی و پایه‌ای این مدل این است که ساده‌تر، درست‌تر و سودمندتر است؛ که بیشتر، مشکلات و نقص‌ها (عدم اثربخشی) را باید مشخص کنیم تا معیار شایستگی‌ها را (اثربخشی). بنابراین، اثربخشی سازمانی به‌عنوان نبود عوامل عدم اثربخشی تعریف شده است.[26]
جدول 1 مدل‌های مختلف اثربخشی را با توجه به مفهومی‌سازی سازمانو تمرکز اصلی آن نشان می‌دهد.
جدول1: مدل‌های اثربخشی سازمانی[27]
|
مدل
|
مفهومی‌سازی سازمان
|
تمرکز
|
|
مدلهدف
|
سازمانبه‌عنوان مجموعه عقلایی از ترتیبات (Arrangments) که گرایش به رسیدن به اهداف دارند.
|
رسیدن و تحقق پیامدها (اهداف)
|
|
مدلسیستمی
|
سازمانبه‌عنوان یک سیستم باز (درون‌داد، تغییر، برون‌داد).
|
درون‌داد، کسب منابع و منابع داخلی (ابزارها و شیوه‌ها)
|
|
مدلعوامل استراتژیک
|
سازمانبه‌عنوان عوامل درونی و بیرونی که با مجموعه پیچیده‌ای از محدودیتها و اهداف، مذاکره و توافق می‌کنند.
|
پاسخ به انتظارات گروه‌های ذی‌نفع قوی که حول سازمانهستند.
|
|
مدلارزش‌های رقابتی
|
سازمانبه‌عنوان ارزش‌های رقابتی، که اهداف متعارض متعددی را خلق می‌کند.
|
سه بُعد ارزش‌های رقابتی:
٭ تمرکز درونی در مقابل بیرونی
٭ کنترل در مقابل انعطاف‌پذیری
٭ اهداف در مقابل ابزار یا شیوه
|
|
مدلعدم اثربخشی
|
سازمانبه‌عنوان مجموعه‌ای از مشکلات و شکست‌ها
|
عواملی که از عملکرد موفقیت‌آمیز سازمانجلوگیری می‌کنند.
|
ادغام معیارهای اثربخشی
کارشناسان در زمینه مدل‌ها و معیارهای اثربخشی، یک رویکرد چندبعدی را جهت دستیابی به اثربخشی در سازمان‌های مدرن پیشنهاد کرده‌اند؛ بدین معنا که به‌کارگیری یک معیار واحد، برای تمام مراحل چرخه زندگی مناسب نیست و هیچ معیار واحدی وجود ندارد؛ که بتواند نیازهای همه افراد سازمانرا برآورده سازد، به‌خصوص اینکه منافع آنها رقابتی بوده و متفاوت از یکدیگرند. سازمانهایی که از مدیریتخوبی برخوردارند، معیارهای اثربخشی را به‌گونه‌ای با یکدیگر ترکیب و هماهنگ می‌نمایند تا با نیازهای آن موقعیت تناسب داشته باشند. مدیران، باید به‌طور دائم ورودی‌های مورد نیاز خود را تعیین کرده و آنها را از طریق اعضای استراتژیک فراهم آورند. زمانی‌که اطلاعات به‌دست آمده از این طریق، با فلسفه و رسالت اصلی سازمانادغام گردد، مدیریت قادر خواهد بود تا ترکیبی از معیارهای مناسب اثربخشی را استنتاج نماید.[28]