كلمات كليدي : نيروي انساني، آموزش، اثربخشي آموزش، ظرفيت سازي آموزشي، ارزيابي عملكرد
نویسنده : محمد محمدي , هادي بغدادي
آموزش به‌معنی آموختن، یاددادن و تعلیم در برابر تربیت میباشد.[1] آموزش تجربه‌ای است مبتنی بر یادگیری و به‌منظور ایجاد تغییرات نسبتا پایدار در فرد، تا او را قادر به انجام کار و بهبود بخشی توانایی‌ها، تغییر مهارت‌ها، دانش، نگرش و رفتار اجتماعی نماید. بنابراین آموزش به‌مفهوم تغییر دانش، نگرش و تعامل با همکاران است. آموزش مستلزم استفاده از برنامه‌های پیش‌بینی شده‌ای است که شایستگی‌های موجود در کارکنان را تقویت و موجب کسب دانش، مهارت و توانایی‌های تازه در فرد میگردد، به‌گونه‌ای که بهبود عملکرد شغلی را تسهیل می‌نماید.[2]
به‌طور کلی موضوع آموزش کارکنان و اهمیت آن در علوم اداری و مدیریت بعد از جنگ جهانی دوم مورد توجه قرار گرفت. تا آن زمان سازمانهای معدودی بودند که برای تعلیم و تربیت کارکنان خود سعی کافی مبذول می‌‌داشتند. در انگلستان تا سال 1944 آموزش جامع و صحیحی برای کارکنان وجود نداشت، و از آن تاریخ به بعد اداره کل کارآموزی و آموزش وابسته به وزارت خزانه‌داری تأسّی گردید. فرانسه برای اولین بار در سال 1946 یک مرکز آموزشی به‌نام مدرسه ملی امور اداری تاسیس کرد. در آمریکا تا سال 1949 آموزش کارکنان چندان مورد توجه قرار نداشت، و با تصویب اولین قانون کنگره در سال 1958 ، آموزش در امور ادری مورد توجه قرار گرفت.[3]
در ایران آموزش کارکنان به شیوه نوین در اواسط دهه 1310 مطرح گردید، هرچند قبل از آن آموزش کارکنان به صورت موردی و پراکنده وجود داشته است. راه آهن در سال 1314 و وزارت پست و تلگراف و تلفن در سال 1318 آموزشگاه‌هایی را تأسیس کردند، تا اینکه در سال 1327 آموزش ضمن خدمت جزء وظایف دولت قرار گرفت و در سال 1342 با تأسیس شورای عالی عالی اداری کشور، آموزش ضمن خدمت و تربیت نیروی انسانی و ضعیت بهتری پیدا کرد.[4]
فواید و مزایای آموزش کارکنان
به‌طور کلی از مطالعه منابع در دسترس می‌توان فواید و مزایای آموزش کارکنان را به شرح ذیل بیان داشت که دربرگیرنده فواید سازمانی، اجتماعی و فردی کارکنان میباشد:
1- تسهیل در راه نیل به اهداف سازمانی؛
2- ایجاد هماهنگی در نحوه انجام کارها و جلوگیری از تداخل وظایف و مسئولیت‌ها و دوباره کاری‌ها در سازمان؛
3- شکوفا کردن استعدادهای نهفته کارکنان و تقویت روحیه و ایجاد ثبات در سازمان؛
4- کاهش در نظارت‌های مستقیم و غیرمستقیم ؛
5- ایجاد رضایت شغلی و کاهش میزان تمرد و کشمکش و غیبت و سایر رفتارهای ناهنجار و تقلیل سطح هزینه‌ها و حوادث؛
6- تقلیل میزان هزینه‌های عمومی و بهبود کمی و کیفی محصولات و یا خدمات ارائه شده توسط سازمان؛
7 - تقویت حس وفاداری و ایجاد انعطاف‌پذیری لازم و همبستگی کارکنان نسبت به سازمان؛
8- ایجاد اعتبار و ارزش کارکنان و ارتقای سطح زندگی کارکنان از طریق ارتقای شغلی و تأمین آتیه آنان؛
9- ایجاد زمینه رشد و موفقیت در امور شغلی، اجتماعی، انفرادی، خصوصی؛
10- کمک به افزایش کارآیی فردی و اثربخشی سازمانی.[5]
ظرفیت‌سازی آموزشی
مولفه "ظرفیت‌سازی" را ایجاد یک راه و روش نظام‌گرا و برنامه‌ریزی شده برای دگرگون کردن باورها، نگرش‌ها، ساختار و برنامه‌های آموزشی تعریف می‌‌نمایند که به موجب آن سازمان را قادر می سازد تا با آهنگ گیج‌کننده تغییرات محیطی سازش بهتری پیدا نماید. بر مبنای این تعریف، ظرفیت‌سازی نمی‌‌تواند یک جریان موقت و کوتاه‌مدت باشد، بلکه باید آن را برنامه‌ای مداوم برای بهبود اثربخشی آموزش دانست که وظیفه اصلی آن متحول نمودن رفتار و عملکرد سازمانی افراد میباشد.[6]
گزاره‌های اثرگذار در ظرفیت‌سازی
1-تغییرات گسترده و روزافزون اجتماعی، اقتصادی، سیاسی و...؛
2- عدم چابکی و چالاکی موثر و رضایت‌بخش نظام آموزش سازمان؛
3-دگرگونی و افزایش خواسته‌ها و نیازهای بازار مشتریان؛
4- اصلاح کارگروهی و بین‌گروهی؛
5- اصلاح ارتباطات و بهبود مهارت‌های مدیریتی؛
6- افزایش دانش شخصی و سازمانی؛
7-کوشش برای اصلاح فرهنگ آموزشی سازمان؛[7]
مراحل ظرفیت‌سازی
می‌توان دو مرحله کلی برای ظرفیت‌سازی متصور بود:
1- علت‌یابی
2- ابداعات
پیش فرض‌های اصلی مراحل مورد اشاره شامل: تشخیص(علت‌یابی)، طراحی و اجرای برنامه عملیاتی، بکارگیری مداخله کننده‌ها، ارزشیابی و بازخورد (ابداعات) می‌باشند.
1- علت‌یابی؛ شناسایی مشکل و تعیین اینکه مربوط به کدامیک از زمینه‌های چهارگانه ساختاری، برنامه‌ریزی، اجرایی و یا نظارتی میباشد.
2- جمع‌آوری اطلاعات؛ با بهره‌گیری از روشهای مناسب نظیر پرسش‌نامه، مصاحبه و مشاهده، اطلاعات مورد نیاز جمع‌آوری میگردد.
3- تحلیل و طبقه‌بندی؛ براساس نتایج به‌دست آمده، دلیل یا دلایل ایجاد مشکل مشخص میشود.
4- طرح‌ریزی؛ متناسب با نوع مشکل و پتانسیل موجود، برنامه و روشهای آموزشی مناسب، طراحی و انتخاب میشوند.
5- ابداعات؛ با ارزیابی دقیق از برآیند کار از آن به‌عنوان یک فرصت برای توسعه ظرفیت‌های آموزشی استفاده میگردد.[8]
پیش نیاز اصلی مراحل یاد شده، باور و حمایت سازمان در ضرورت انجام این کار می باشد، که البته این خود به احساس نیاز به نوآوری از یک سو و احساس نارسایی و کاستی در فعالیت‌ها از سوی دیگر بستگی دارد. با توجه به اینکه عنصر اصلی، کارکنان هستند و این خواست سازمان میباشد که آموزش تغییرات لازم را در آنان ایجاد کند، لذا مدیران آموزش باید از بازخوردهای ایجاد شده در اجرای مراحل فوق نهایت استفاده را بعمل آورده و از آن در توسعه ظرفیت‌ها بهره‌برداری نمایند.
اثربخشی آموزش
مفهوم اثربخشی در مدیریت با تغییر میزان موفقیت نتایج حاصل از کار باید مهمترین هدف مدیر باشد. بازدهی کار یک مدیر نیز میبایست از طریق صادره‌های مدیریت سنجیده شود نه میزان وارده‌ها یعنی موفقیت‌های کاری او، نه مجموعه کارهایی که به وی محول میشود یا در روز انجام می‌دهد. اثربخشی نتیجه‌ای است که از راه اعمال صحیح مدیریت حاصل میشود. در تعاریف مدیریتی، اثربخشی عبارت است از میزان موفقیت مدیر در زمینه بازدهی و نتایج کاری است که به او محوّل شده است. درمورد مفهوم اثربخشی آموزش تعریف جامع و مشخصی وجود ندارد زیرا فرآیند دستیابی به آن، کار دشواری است. ارزیابی اثربخشی آموزش یعنی اینکه تا حدودی تعیین کنیم آموزش‌های انجام شده تا چه حد به ایجاد مهارت‌های موردنیاز سازمان به‌صورت عملی و کاربردی منجر شده است. ارزیابی اثربخشی آموزش یعنی تعیین میزان تحقق اهداف آموزشی، تعیین نتایج قابل مشاهده از کارآموزان در اثر آموزش‌های اجرا شده، تعیین میزان انطباق رفتار کارآموزان با انتظارات نقش سازمانی، تعیین میزان درست انجام دادن کار که مورد نظر آموزش بوده است، تعیین میزان توانایی‌های ایجادشده در اثر آموزش‌ها برای دستیابی به هدف‌ها. باتوجه به مباحث ذکر شده باید گفت که اثربخشی آموزش از طریق بررسی کارایی درون و برونی نظام آموزش سازمانی تعیین میگردد. یعنی اگر بتوانیم کارایی درونی و برونی سیستم آموزش سازمان‌ها را اصلاح کنیم تقریبا اثربخشی آموزش تضمین میشود.[9]
اما به‌نظر می‌رسد برای تعریف مفهوم اثربخشی آموزشی میبایست گام را فراتر نهاد، به این معنا که اثربخشی هنگامی در یک دوره آموزشی حاصل خواهد شد که اولا نیازهای آموزشی به روشنی تشخیص داده شود. ثانیا برنامه مناسبی برای برطرف ساختن نیازها طراحی شود. ثالثا برنامه طراحی‌شده به درستی اجرا گردد و رابعا ارزیابی مناسبی از فرآیند آموزش و درنهایت دستیابی به اهداف انجام شود. نکته مهم و اساسی در زمینه اثربخشی آموزشی آن است که قبل از آنکه درصدد بررسی نحوه اندازه‌گیری اهداف باشیم، میبایست درپی انجام صحیح فرآیند آموزش و اطمینان از تحقق آن در هر مرحله از این فرآیند باشیم. بنابراین اندازه‌گیری اثربخشی به صورت مطلق و در پایان یک دوره آموزشی رویکرد کاملی نیست. اثربخشی و کیفیت آموزش، میبایست در طول فرایند آموزش ایجاد و تضمین گردد و در پایان این فرآیند نیز برای اطمینان از صحت اقدامات و تحقق اهداف مورد بررسی و اندازه‌گیری قرار گیرد.[10]
اهداف ارزیابی عملکرد
بدون تردید انتصابات به جا و متکی بر ضوابط معین و وجود امکانات لازم برای ارتقاء و پیشرفت شغلی، افزایش عملکرد کارکنان را در پی خواهد داشت .مدیران سازمان‌ها با ارزشیابی عملکرد کارکنان از یک سو ضمن شناسایی نیروهای مازاد می‌توانند نسبت به جابجایی، نقل و انتقال و خاتمه بخشیدن به خدمت آنان تصمیم‌گیری کرده و ازسوی دیگر با شناسایی استعدادهای نهفته کارکنان نسبت به ارتقاء،ترفیع ، انتصاب و اعطای پست‌های بالاتر اقدامات لازم را به عمل آورند. با استفاده از ارزشیابی عملکرد، نارسائی‌های مهارتی و نقاط قوت و ضعف کارکنان توسط مدیران شناسایی میشود تا بر اساس آن برنامه‌های آموزشی برای ارتقاء علمی آنان اجرا گردد. ارزشیابی عملکرد همچنین محکی برای ارزیابی برنامه‌های آموزشی سازمان‌ها محسوب میگردد و از آن طریق می توان پی‌برد کدامیک از برنامه‌های آموزشی، اثربخش، قابل اعتماد و معتبر است.[11]
در ارزیابی نظام‌های آموزشی کارکنان معمولا مفاهیم کیفیت، کارایی و اثربخشی مورد توجه قرار می‌گیرد. کیفیت با کارایی و اثربخشی رابطه مستقیم دارد. کیفیت نظام آموزشی عبارت است از میزان تطابق وضعیت موجود با هریک از حالت‌های زیر:
1. استانداردها (معیارهای ازقبل تعیین شده)
2. رسالت، هدف و انتظارات
کیفیت نظام آموزشی کارکنان را می‌توان بر مبنای هریک از عناصر (عوامل تشکیل دهنده) نظام آموزشی ارزیابی کرد. عناصر آموزشی عبارتنداز: درونداد، فرآیند، محصول، برونداد و پیامد. براساس عناصر نظام آموزشی می‌توان کیفیت را به شرح زیر مطرح ساخت.
· کیفیت دروندادها؛ عبارت است از میزان تطابق دروندادهای نظام (ویژگیهای رفتار ورودی یادگیرندگان، قابلیت‌های مدرسان، برنامه درسی و غیره) با استانداردهای از قبل تعیین شده و هدف‌ها (انتظارات).
· کیفیت فرآیند؛ عبارت است از میزان رضایت بخشی فرآیندهای یاددهی- یادگیری و سایر فرآیندها (ساختی، سازمانی و فرآیند پشتیبانی).
· کیفیت محصول؛ عبارت است از اینکه تا چه اندازه بروندادهای واسطه‌ای نظام، رضایت بخش هستند. به عبارت دیگر، میزان رضایت بخشی هریک از بروندادهای واسطه‌ای می تواند نمایانگر کیفیت نظام آموزشی باشد.
· کیفیت بروندادها؛ عبارت است از اینکه تاچه اندازه نتایج نظام آموزشی (دانش آموختگان، نتایج پژوهش‌ها و آثار علمی دیگر، خدمات تخصصی عرضه شده) در مقایسه با استانداردهای ازقبل تعیین شده یا اهداف و انتظارات رضایت بخش هستند.
· کیفیت پیامدها؛ عبارت است از اینکه وضعیت اشتغال به کار و یا پیامد آموخته ها در شغل افراد (از دیدگاه خود و جامعه استفاده‌کننده از خدمات آنان) رضایت بخش بوده یا خیر؟.[12]
ارزیابی اثربخشی آموزش
هدف از ارزیابی اثربخشی آموزش این است که مشخص شود آیا اهداف سازمانی و آموزشی برای ما تحقق یافته است؟ یا خیر
زیرا آنچه که برای مدیران در سازمان‌ها از اهمیت بالایی برخوردار میباشد، این است که مطمئن شوند آموزش‌های مورد استفاده، اثربخشی لازم را برای سازمان به ارمغان می‌آورد؟ پس به پایش و بهبود فرآیند آموزش نیروهای انسانی خود می پردازند تا این اطمینان حاصل شود که فرآیند آموزش به عنوان بخشی از سیستم مدیریت کیفیت سازمان، به طور اثربخش و در راستای نیازمندی‌های حقیقی، مدیریت و پیاده سازی شده باشد. چرا که مدیران سازمانهای موفق اعتقاد دارند آموزش همواره کلیدی برای بهبود مداوم است و بر اثر این بهبود سازمان‌ها به جلو هدایت می شوند.
به طور کلی دلایل ارزشیابی آموزش را می توان در موارد ذیل جمع‌بندی نمود:
· مشخص کردن نقاط قوت و ضعف برنامه‌های آموزشی؛
· ارزیابی نقش محتوای برنامه‌های آموزشی در ارتقاء شغلی کارکنان؛
· مشخص کردن فواید آموزش های برگزار شده برای فراگیران؛
· ارزیابی میزان رضایت فراگیران از برنامه‌های آموزشی؛
· تعیین هزینه‌های صرف شده و فواید مالی حاصله از برنامه‌های آموزشی برای سازمان؛
· مقایسه هزینه و فایده برنامه‌های مختلف آموزشی جهت انتخاب بهترین برنامه؛
در آغاز فرآیند ارزشیابی اثربخشی آموزش این نکته باید مورد تجزیه وتحلیل قرار گیرد که آیا بهترین راه حل مسائل عملکردی در سازمان، ارائه آموزش است؟ در بسیاری از موارد کاستی‌های موجود در سازمان، ناشی از کاستی‌های منابع انسانی نیست که اصطلاحا این کاستی‌ها را غیرعملکردی می‌نامند. در مواردی نیز مسائل سازمان، ناشی از کاستی‌های عملکردی کارکنان است. که در این صورت باید سهم عدم قابلیت ناشی از آموزش معین گردد. اگر عامل آموزشی در کاستی عملکردی از تحلیل اطلاعات استنتاج گردد، طراحی برنامه‌های آموزشی ضرورت پیدا می‌کند. گاهی ارائه آموزش به خاطر حل مسئله نیست، بلکه دلیل آن پیشگیری از بروز مشکل یا حفظ وضع موجود است. در هر صورت، تا زمانی که مسائل غیرعملکردی سازمان حل نگردد، ارائه برنامه آموزش و انتظار اثربخشی آن بیهوده است.[13]
ارزشیابی تکوینی
در ارزشیابی تکوینی دو اطمینان حاصل میگردد، اول اینکه برنامه آموزش به خوبی سازماندهی و به راحتی اجرا میشود و دوم اینکه فراگیران با این برنامه آموزش هم یاد می‌گیرند و هم راضی میشوند. ارزشیابی تکوینی در اجرای برنامه آموزشی به منظور هدایت مجریان آموزش به اجرا در می‌آید و همچنین از آن برای اصلاح فرآیند اجرای برنامه آموزشی بهره‌گیری میشود. ارزشیابی تکوینی معمولا شامل جمع آوری داده‌های کیفی (مثل نظرات و احساسات) درباره برنامه آموزشی است.[14]
ارزشیابی پایانی
ارزشیابی پایانی یا تراکمی برای تعیین میزانی که فراگیران در نتیجه شرکت در برنامه آموزشی تغییر یافته‌اند به کار می رود. و همانگونه که از عنوان پیداست در پایان اجرای برنامه آموزش انجام میشود.[15]