كلمات كليدي : برنامه ريزي، سياست، تصميم گيري، كنترل، مباني سازمان و مديريت
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
تحقق اهداف سازمانی بدون برنامهریزی غیر ممکن است؛ به همین دلیل یکی از وظایف بسیار مهم مدیران برنامهریزی است. حاصل فرایند برنامهریزی انواع برنامهها هستند. خط مشیها(سیاستها) نیز یکی از انواع برنامهها هستند. آنها بیانیهها یا تفاهمات کلی هستند که اندیشه و کنش مدیران را در راه تصمیمگیری هدایت می کنند.[1]
خط مشی، یک برنامه عمومی است که به منزله راهنمای عمل، مدّ نظر مدیران قرار گرفته و نحوه اجرای برنامه را برای مسئولان اجرایی سازمان معین میکند؛ ضمن آنکه وسیله موثری برای کنترل عملیات به شمار میآید[2].
خط مشیها قلمرویی که در آن یک تصمیم باید گرفته شود، روشن کرده و اطمینان میدهند که این تصمیم، با هدف سازمان سازگار است و سازمان را برای دستیابی به اهداف یاری میدهد.
خط مشیها به مدیران اجازه میدهند تا اختیارات را واگذار کنند و با این همه نظارت خود را بر آنچه زیردستانشان انجام میدهند، بکار ببرند.
خط مشیها در همه سطوح سازمانی وجود دارند و سیاستهای کلی تا خط مشیهای عمده یک بخش و خط مشیهای کوچک در خور اجرا، در کوچکترین واحد یک سازمان را در بر میگیرند[3].
خط مشی(سیاست)، یک دستورالعمل کلی برای تصمیمگیری است و چارچوبی برای انواع تصمیماتی که باید گرفته شوند، ارائه میکند. این امر برای مدیران مشخص میکند که چه تصمیماتی را میتوانند بگیرند.
بدینگونه سیاست، مسیر تفکر یا شیوه اندیشه اعضای سازمان را مشخص میکند؛ تا شیوه اندیشیدن و تصمیمگیری آنها با هدفهای سازمان سازگار گردد یا منافات نداشته باشد.
تعیین سیاستهای سازمان
معمولا سیاستهای سازمان به صورت رسمی و به وسیله مدیران عالی یا مدیریت ارشد سازمان تعیین میگردند؛ زیرا آنها احساس میکنند که با این وسیله اثربخشی سازمانی را بهبود بخشیده و هیچ نوع ابهام و پیچیدگی در سطوح پایینتر سازمان، به وجود نخواهد آمد. بدینوسیله از هر نوع تضاد یا تعارضی جلوگیری میکنند. ممکن است گاهی سیاست به وسیله عواملی که در خارج از محیط سازمان قرار دارند، تعیین گردد؛ مثل دستورالعملهای که دولت صادر میکند[4].
خط مشیها را میتوان با توجه به موضوع آنها با عنوان خط مشیهای دولتی، تجاری یا خط مشیهای شخصی و غیره نامگذاری کرد.
مشاهده خط مشیها
گاهی اوقات خط مشیها را نمیتوان به صورت رسمی مشاهده کرد. گاهی آنها را میتوان از رفتار مدیران استنباط کرد. مثلا مدیر یک شرکت ممکن است به دلیل آسانی کار، پیرو این روش باشد که افراد را از درون سازمان برای سطوح بالاتر ارتقا بدهد؛ و زیردستان نیز با تشخیص این خط مشی از وی به دقت پیروی کنند[5].
انواع خط مشی
خط مشیها را می توان به سه دسته تقسیم کرد:
1. خط مشیهای اساسی؛
2. خط مشیهای کلی؛
3. خط مشیهای خرد؛
خط مشیهای خرد یا خط مشیهای خاص واحدها، بر مبنای خط مشیهای کلی شکل میگیرند و خط مشیهای کلی نیز بر مبنای خط مشیهای اساسی تنظمیم میشوند.
ویژگیهای خط مشی
خط مشی باید از ویژگی های ذیل برخوردار باشد:
1. صراحت و وضوح؛ خط مشی باید مشخص، ثابت، واضح و گویا باشد؛ بطوریکه برای افراد سطوح مختلف سازمان، قابل درک باشد؛
2. قابلیت اجرا؛ خط مشی باید قابل اجرا باشد؛ بطوریکه اجرای آن با توجه به تواناییها و ویژگیهای بخشها و واحدهای مسئول در سازمان، امکانپذیر باشد؛
3. انعطافپذیری؛ خط مشی باید به گونهای تنظیم شود که ضمن ایجاد ثبات نسبی در نحوه فعالیت و عملکرد سازمان، با وضعیتهای متغیر و موقعیتهای جدید قابل انطباق باشد.
4. جامعیت؛ خط مشی باید به گونهای تنظیم شودکه همه جوانب کار را مورد ملاحظه قرار دهد و پاسخگوی همه شرایط و حالتهای پیشبینیشده، باشد؛
5. هماهنگی؛ اجزای خط مشی باید باهم هماهنگ باشند؛ به طوریکه بتوانند همه واحدها و سازمانهای ذیربط را به طور هماهنگ، در جهت تحقق اهداف برنامه، هدایت کنند؛
6. مستدل بودن؛ خط مشی باید مستدل و بر مبنای تصمیمهای منطقی باشد؛ که بر مبنای اطلاعات صحیح و مرتبط با موضوع اخذ شوند؛
7. متمایز بودن از قوانین؛ خط مشی قانون نیست و قابل تفسیر است؛
8. کتبی بودن؛ خط مشی باید به طور مدون و مکتوب، ارائه شود[6].