كلمات كليدي : برنامه¬ريزي، هدف هاي كلي، مأموريت، راهبرد، مباني سازمان و مديريت.
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
یکی از وظایف مهم و اصلی مدیران، برنامهریزی است. مدیران در فرآیند برنامهریزی بایستی به برنامهریزی اساسی(استراتژیک) و برنامهریزی اجرایی(عملیاتی) مبادرت ورزند.
مفاهیمی مانند رسالت، مأموریت و اهداف کلی در ادبیات سازمان و مدیریت، متبادرکننده یک مفهوم به ذهن بوده و مترادف هستند. بعضی از مؤلفین نیز به جای رسالت و معادلهای آن، از اصطلاح فلسفه وجودی سازمان استفاده کردهاند.[1]
مهمترین شاخص ارزیابی رسالتنامه، بررسی میزان منافع ذینفعان از محتوای آن است.[2]
تعیین و تدوین اهداف
مهمترین مرحله در فرآیند برنامهریزی استراتژیک، تعیین و تدوین اهداف آینده سازمان است. این وظیفه خطیر به عهده مدیران سطوح بالای سازمان است. آنان باید اهداف آینده سازمان را به درستی شناخته و بیان کنند. تعیین هدفها شامل درک و تشخیص مأموریتها و هدفهای سازمان است. برای درک مأموریت و مقصد سازمان، باید رابطه آن با جامعه و دلیل وجودی آن مورد بررسی قرار گیرد. باید از نظر مردم مشخص گردد، سازمان برای چه به وجود آمده است و به قصد اجرای چه فعالیتهایی استمرار یافته است؟.[3]
مأموریت یا رسالت هر سازمان، در واقع علت اصلی تشکیل و دلیل تأسیس آن است. رسالت سازمان، مقصد اصلی و منحصر به فردی است که نوع، قلمرو عملیات، محصول و بازار سازمان[و مشتریان سازمان] را از دیگر سازمانها متمایز میکند.[4] یعنی رسالت(هدفهای کلی سازمان)، بیانکننده ارزشها، آرزوها و فلسفه وجودی سازمان است.[5]
اگر مدیران، رسالت سازمان را به درستی بشناسند، میتوانند راهبردهایی را انتخاب کرده و به اجرا درآورند، که موجب حفظ و تقویت وحدت جهت، میان همه اعضای سازمان شود.[6] یک مأموریت روشن، میتواند به صورت یک دست نامرئی درآید؛ که افراد سازمان را راهنمایی میکند؛ تا آنها بتوانند به صورت مستقل و در همان زمان، با همکاری دیگران، در جهت هدفهای کلی سازمان گام بردارند.[7]
در آغاز، معمولا شرکتها، هدف و مأموریتی مشخص و روشن دارند؛ ولی با گذشت زمان، رشد سازمان و توسعه بازارها و محصولات، احتمالا آن ماموریت، تا حدی شفافیت خود را از دست میدهد. هنگامی که مدیریت درمییابد، برخی از ریشههای سازمان در حال خشکیدن است(از اهداف وفلسفه اولیه خود فاصله گرفته است)، باید در پی هدف و مقصودی تازه برآید. در این زمان مدیران سازمان باید چنین پرسشهایی را مطرح سازند:
نوع کار و فعالیت ما چیست؟
مشتریان ما چه کسانی هستند؟
کسب و کار و فعالیت ما چه خواهد بود؟
چه نوع فعالیتی را باید انجام دهیم؟
شرکتهای موفق، همواره چنین پرسشهایی را مطرح میکنند و میکوشند، به صورت دقیق به آنها پاسخ دهند.
الزامات و ویژگیهای بیانیه رسالت(رسالتنامه)
1. براساس بازار نه محصول و فنآوری؛ بیانیه رسالت باید با توجه به بازار بیان شود. طبق سنت، شرکتها، فعالیتهای خود را بر حسب نوع محصول خود تعریف میکنند(ما سازنده مبلمان هستیم)، یا فعالیت خود رابر حسب نوع فنآوری خود بیان میکنند(ما یک شرکت شیمیایی هستیم). ارائه تعریفی از شرکت با توجه به بازار، بهتر از تعریفهایی است که شرکت بر اساس نوع محصول یا فنآوری ارائه میکند؛ زیرا با گذشت زمان محصول و فنآوری منسوخ میشوند؛ ولی نیازهای اساسی بازار، دوام همیشگی دارند. بعلاوه وقتی که مأموریت شرکت براساس بازار تعریف شود، به مسأله تأمین نیازهای اساسی مشتریان توجه میشود. بنابراین یک شرکت سازنده تلفن در زمینه ارتباطات فعالیت میکند، نه در زمینه تلفن؛
2. دقیق و واقعبینانه؛ مدیران نباید مأموریت سازمان را بسیار محدود و یا بسیار وسیع و گسترده تعریف کنند. یک شرکت تولیدکننده مداد که مدعی است وسایل و لوازم ارتباطات تولید میکند، ماموریت خود را به صورت بسیار گسترده تعریف کرده است. بسیاری از رسالتها، برای هدفهای روابط عمومی نوشته شده و فاقد رهنمودهای دقیق و کاربردی هستند. اگر شرکتی در بیانیه مأموریت (رسالتنامه) خود مدعی شود، "ما میخواهیم از طریق عرضه کالاهایی با بالاترین کیفیت، بهترین خدمات را با پائینترین قیمت عرضه کنیم و به صورت یک شرکت پیشرو، در این صنعت درآییم"، گفتار جالب و دلپسندی ارائه کرده؛ ولی این گفتار، بسیار کلی و دارای کلمات متناقض است.
3. متناسب با محیط و بازار؛ یعنی در نگارش آن به شرایط فرهنگی، اقتصادی، اجتماعی، سیاسی و قانونی بازار توجه شود.
4. لحاظ ویژگیهای ممتاز؛ مثلا شاید شرکت مکدونالد بتواند در زمینه انرژی خورشیدی فعالیتهایی انجام دهد؛ ولی این کار باعث از دست دادن شایستگیهای اصلی خود میشود؛ زیرا قرار بر این است که مواد غذایی ارزانقیمت را با سرعت به انبوهی از مشتریان عرضه کند.
5. انگیزهبخشی؛ ماموریت یک شرکت نباید به صورت افزایش فروش یا سود بیان شود. کارکنان شرکت باید چنین احساس کنند که کاری مهم انجام میدهند و این کار در زندگی آنها نقش اساسی دارد.[8] یعنی مأموریت باید طوری باشد که بتواتند تعهد ،ایثار و علاقه مدیران و کارکنان را جلب کند.
6. وجود همنیروزایی(تضایف) بین اجزای ماموریت؛ یعنی نتیجه ترکیبی آنها، بیشتر از مجموع اجزاء باشد.
7. استفاده از خلاقیت ونوآوری در تنظیم طرح و تبیین راه حلها و شقوق بدیلها.
8. بیان واضح و روشن؛[9] تا زمینه فهم مشترک و یگانه را فراهم آورد.