كلمات كليدي : تحليل شغل، هزينه يابي كار، شرح شغل، غني كردن شغل، ارزيابي شغل، ايمني شغل، روان شناسي صنعتي – سازماني
نویسنده : طيبه خلج
به مجموعه‌ای از وظایف و تکالیفی که یک فرد برای انجام دادن آن استخدام می‌شود، شغل گفته می‌شود. گزینش و استخدام کارکنان با تحلیل شغلی آغاز می‌شود. تحلیل شغلی، یعنی شرح تکالیف مورد انتظار در شغل، رابطه بین شغل مورد نظر با سایر مشاغل و دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های فردی برای انجام موفقیت‌آمیز شغل.[1]
تجزیه و تحلیل شغل را میتوان هر نوع فعالیت یا فرآیند جمع‌آوری، منظم کردن و ارزیابی اطلاعات مربوط به کارکنان سازمان، دانست.[2] موفقیت در هر شغل یا حرفه مستلزم این است که شخص بداند چگونه می‌تواند کارش را بهتر یا به صورت مطلوب انجام دهد و پاسخ به این پرسش در صورتی امکان‌پذیر است که او آن کار را دقیقا بشناسد. بیشتر مردم "تحلیل شغل" را یک امر ساده می‌پندارند در حالی که به تجربه ثابت شده است هر کارگر یا کارمند می‌تواند درباره کارش توضیحاتی بدهد ولی این توضیحات کافی نیست و نمی‌توان آن را تحلیل شغل نامید.[3]
موارد بررسی در تجزیه و تحلیل شغل
در تجزیه و تحلیل شغل باید همه فعالیت‌ها و شیوه انجام آنها و آنچه را که فرد در ارتباط با فعالیت‌ها با آن تماس حاصل می‌کند مورد مطالعه و بررسی دقیق قرار گیرد. بنابراین جنبه‌های یک شغل که در تجزیه و تحلیل آن مورد توجه قرار می‌گیرد می‌تواند موارد زیر باشد:
1ـ فعالیت‌های فرد در جریان وظایف شغلی.
2ـ ملزومات و وسایلی که فرد با آنها سروکار دارد.
3ـ خطوط و کیفیت ارتباطی فرد با دیگران در سازمان.
4ـ وسعت و چگونگی ارتباط فرد با دیگران در خارج از سازمان که در ارتباط با کارش با آنان سروکار دارد.
5ـ شیوه‌ها و روش‌هایی که در انجام وظایف مورد استفاده قرار می‌گیرد.
6ـ دانش، اطلاعات، مهارت و صفاتی که شاغل باید برای ثمربخش بودن عملکردش واجد آنها باشد.
7ـ نتیجه و محصول شغل اعم از کالا یا خدمات.[4]
موارد استفاده از نتایج تجزیه و تحلیل شغل
از نتایج تجزیه و تحلیل شغل در فراهم ساختن اطلاعات شغلی مورد نیاز برای بهبود نیروی انسانی سازمان‌ها استفاده می‌شود و از ضروریات کار مدیریت هر سازمان محسوب می‌گردد. از نتایج تجزیه و تحلیل شغل میتوان به طور مستقیم و در موارد زیر، استفاده کرد.[5]
انتخاب و استخدام کارکنان: با فراهم آوردن اطلاعات معنی‌دار و صحیح درباره شغل مورد نظر، میتوان در تهیه و استاندارد کردن آزمون‌های استخدامی، اجرای این آزمون‌ها و انجام مصاحبه‌های استخدامی استفاده کرد.
استفاده صحیح از نیروی انسانی سازمان: مدیریت سازمان می‌تواند با در دست داشتن اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل، ویژگی‌های خاص هر شغل را که در انتقال و ارتقای کارکنان مورد نیاز است، تعیین کند و با این اقدام سطوح پایه و ورودی مشاغل سازمان را به منظور برنامه‌ریزی جهت انتخاب و استخدام افراد جدید، آماده سازد. ضمنا باید نیازهای بدنی و روانی متصدیان مشاغلی را که لازمه اشتغال به آن، انجام دادن فعالیت با دست یا کار با ماشین است، دقیقا تعیین و مشخص گردد. از طرف دیگر، این وسایل و ماشین‌ها نیز باید چنان طراحی و ساخته شوند که با توجه به توانایی‌ها و محدودیت‌های بدنی و روانی متصدی شغل، امکان دستیابی به بالاترین حد کارایی و اثربخشی ممکن برای فرد، فراهم گردد.
تجدید ساخت مشاغل سازمان: گاه لازم است برای استفاده بهتر از نیروی کار موجود در سازمان، "ساخت کلی" بعضی از مشاغل را تغییر دهیم و برای مثال، شغل‌های سطوح پایین سازمان را به نحوی تغییر دهیم یا اصلاح کنیم که دارندگان تخصص‌های در سطح پایین‌تر نیز بتوانند عهده‌دار تصدی این شغل‌ها شوند. با استفاده از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل، مدیریت سازمان می‌تواند طراحی مجدد مشاغل ساده سازمان را به سادگی امکان‌پذیر سازد.
مشاوره شغلی: مشاور کارکنان و نیز مشاوران شغلی یک سازمان در صورتی قادر به ارایه خدمات مشاوره‌ای هستند که همه مشاغل سازمان محل کار خود را بشناسند و با احتیاجات شغلی و خصوصیات و صفات لازم برای تصدی هر شغل، با نیازهای آموزشی و تجارب لازم برای اشتغال به این فعالیت‌ها و نیز با بسیاری از اطلاعات ضروری دیگر درباره هر شغل، آشنا باشند.
تعیین نیازهای آموزشی کارکنان: در تعیین نیازهای شغلی و تهیه برنامه‌های آموزشی کارکنان هر سازمان، اطلاع از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل مشاغل آن سازمان، کاملا الزامی است. تنها با اطلاع از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل است که مسئول آموزش و بهبود منابع انسانی یک سازمان قادر به تصمیم‌گیری در زمینه محتوای برنامه‌های آموزشی، زمان لازم برای آموزش هر موضوع درسی، انتخاب شرکت کنندگان در هر برنامه آموزشی، روش‌های آموزشی و نیز وسایل و ابزارهای مورد نیاز برای آموزش، خواهد بود.
ارزیابی عملکرد کارکنان: نتایج حاصل از تجزیه شغل، اساسی‌ترین عوامل و معیارهای لازم را برای ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان هر سازمان، فراهم می‌آورد. با در دست داشتن خصوصیات و صفات لازم برای انجام دادن هر "وظیفه شغلی" (که تنها از طریق تجزیه و تحلیل شغل به دست می‌آید) میتوان معیارها و اندازه‌های مورد نظر برای ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان را فراهم آورد. یکی از دلایل ناموفق بودن اغلب سازمان‌های کشور در زمینه ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان آن است که تاکنون مشاغل این سازمان‌ها به شیوه‌های علمی، تجزیه و تحلیل نشده‌اند. همین مشکل را میتوان از دلایل عمده بی‌توجهی مدیران سازمان‌ها نسبت به استفاده از روش‌های علمی آزمایش و انتخاب کارکنان و نیز پایین بودن میزان "اعتبار" و "پایایی" ابزار و روش‌های انتخاب و استخدام، یعنی، آزمون‌ها و مصاحبه استخدامی دانست.
تامین ایمنی برای کارکنان: با استفاده از روش‌های تجزیه و تحلیل شغل، میتوان وظایف خطرآفرین در هر شغل را شناخت و برای پیشگیری از سوانح و حوادث در حین کار، اقدامات لازم را انجام داد. باید توجه داشت که در این موارد، تنها ایمنی جسمی کارکنان مورد نظر نیست، بلکه سلامت و بهداشت روانی آنان نیز به همان اندازه مورد توجه است.
تعیین حقوق و دستمزد: از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل میتوان به عنوان بهترین منبع برای تصمیم‌گیری در زمینه تعیین حقوق و دستمزد کارکنان هر سازمان استفاده کرد. مدیریت سازمان‌هایی که از این روش در تعیین حقوق و دستمزد کارکنان خود استفاده کرده‌اند، می‌دانند که روحیه کارکنان سازمان آنها تا چه میزان با اجرای این روش، بهتر شده است. دلیل این‌گونه بهبود روحیه کارکنان نیز آن است که با تعیین حقوق و دستمزد هر فرد نسبت به وظایف شغلی او، عدالت شغلی رعایت می‌شود.[6]
آگاهی مدیران از نتایج تجزیه و تحلیل مشاغل سازمان باعث می‌گردد در تلاش برای روشن ساختن نکات زیر، موفق‌تر عمل کنند.[7]
هزینه‌یابی کار
فعالیتی که منتهی به تخصیص هزینه یا قیمت برای کارهای خاص یا اقلام تولید می‌شود.
چرخه کار
توالی کامل عملیاتی که یک فرد باید انجام دهد تا یک "واحد" از کار، تولید شود.
شرح شغل
شرح هدف، گستردگی، ارتباط‌های سازمانی، مسئولیت‌ها و وظایفی که خاص یک شغل است.
طرح‌ریزی شغل
فعالیتی که منجر به تصمیم‌گیری در مورد وظایف و مسوولیت‌های یک شغل یا روش‌های انجام وظایف مربوط به یک شغل می‌شود.
گسترش شغل
تعیین وظایف اضافی برای متصدی یک شغل، به نحوی که قادر باشد وظایف شغلی را با تنوع بیشتر و میل و رغبت زیادتر انجام دهد. معنی دیگر این اصطلاح عبارت است از آموزش و ترغیب کارکنان نسبت به انجام دادن طیفی از وظایفی که با شغل آنان مرتبط است و در نتیجه آن، قابلیت انعطاف کارکنان برای انجام دادن وظایف شغلی گوناگون بیشتر می‌شود و نیز مانند آن است که نیروی انسانی سازمان گسترش یافته باشد.
غنی کردن شغل
ایجاد تغییر در ابعاد شغلی(به غیر از حقوق متصدی آن)، شرایط فیزیکی کار و وظایف اساسی آن به منظور افزایش میزان رضایت شغلی فردی که مسئولیت اجرای وظایف آن شغل به عهده دارد.
ارزیابی شغل
تعیین ارزش نسبی مشاغل مختلف یک سازمان یا بررسی و تعیین میزان پیچیدگی، میزان آموزش مورد نیاز متصدی شغل، میزان خسارتی که در صورت انجام دادن ناموفق وظایف یک شغل به سازمان وارد می‌آید.
عامل شغل
عامل ضروری برای متصدی یک شغل که بتوان آن را سنجید. این عامل ممکن است شامل داشتن یک مهارت، پذیرش یک مسوولیت و یا تحمل شرایط کاری باشد.
طرح بهبود شغل
فهرست وظایفی که با مسوولیت‌های مدیر یک واحد مرتبط هستند و مدیر در مورد انجام آنها تا زمان یا تاریخ معینی با کارفرمای خود توافق نموده است.
چرخش شغلی
واگذاری مسئولیت‌های خاص مشاغل گوناگون و هم‌طراز به یک فرد خاص در سازمان تا بدین وسیله قادر به کسب تجارب گسترده در سازمان شود و جهت ترفیع یا ارتقا، آمادگی لازم را پیدا کند.
ایمنی شغلی
آشنا ساختن کارکنان و خاصه کارگران و متخصصان فنی یک صنعت با خطرات کار و کمک به آنان جهت آگاه شدن از شیوه‌های صحیح انجام دادن وظایف شغلی.
شرایط احراز شغل
شرح ویژگی‌های شخصی مورد نیاز برای انجام دادن موفقیت‌آمیز یک شغل.
فهرست عملیات شغل
برگه‌ای است که برای آموزش و یادگیری متصدی شغل(جهت انجام دادن صحیح فعالیتی خاص و در زمانی معین) از آن استفاده می‌شود و سرپرست او عملیات تعیین شده را کنترل می‌کند.[8]