كلمات كليدي : مباني سازمان و مديريت، سازمان بوروكراتيك، سازمان ارگانيك، طرح ساختار ماتريسي، طرح ساختاري موازي يا جانبي، گروه كاري، ساختار كميته اي
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
"Ad hoc" درلغت به معنی موقت(حق)، متخصص، ویژه امر بخصوصى، ویژه، خلقالساعه و برحسب ضرورت است.
در این ساخت سازمانی گروههای کاری تشکیل میشوند و بر حسب ضرورت مأمور انجام امور میشوند. این ساخت برای انجام کارهای کل سازمان، بر واحدهای سازمانی کوچک ، مردمگرا(دموکراتیک)، نسبتا خودگردان[1] و متشکل از متخصصین رشتههای مختلف تأکید دارد.[2]
طرح ساختار ماتریسی، تئوری Z، طرح ساختاری موازی یا جانبی، گروه کاری، ساختار کمیتهای و ساختار گروههای آموزشی، همه نمونههایی از ادهوکراسی هستند.[3] در این سازمانها تمایز چندانی میان صف و ستاد مشاهده نمیشود، بر سلسله مراتب تاکید نمیشود و کارکنان، معمولا بصورت تیمی فعالیت میکنند. در آدهوکراسیها حداقل ضوابط، مقررات و رویهها(ساختار ارگانیک) مشاهده میشود.[4]
سابقه ادهوکراسیها به سال 1970م که تلاش فراوانی برای ترکیب ساختهای وظیفهای و محصولی جهت ایجاد شکل جدیدی از ساختار با نام ساختار ماتریسی انجام گرفت، بر می گردد.[5]
از دیدگاه ادهوکراسی، هنگامی سازمان به شکل مطلوب است که متشکل از گروههای ویژه تخصصی باشد؛ نه از بخشهای وظیفهای یا کارمندان با جایگاه و وظایف ثابت. ویژگی اصلی این الگوی جدید سازماندهی، همکاری گروهی در حل مسائل و انجام کارهاست و اختیارات به کسانی تفویض میشود که به کار ویژهای نزدیکترند.
بطور کلی تفکر زیربنایی این نوع سازماندهی، این است که تنها با فراهم کردن شرایطی که موجب بروز ابتکارها، احساس مسئولیت و همکاری کارکنان شود، میتوان از حداکثر توان افراد بهرهمند گردید. مطالعات انجام شده در سازمانهای مختلف نشان میدهد که هر چه ساخت سازمان به ادهوکراسی متمایلتر میگردد، از میزان جابجایی و غیبت کارکنان کاسته میشود و گاهی بهرهوری و کیفیت انجام کارها نیز بهبود مییابد.
ویژگیهای ادهوکراسی
ویژگیهای برجسته ادهوکراسی عبارتند از
1 - گروههای کاری موقت
2- عدم تمرکز در اختیارات
3- مسئولیتبخشی اقتضائی
4- قوانین و ضوابط محدود
مطالعه صدها سازمان، نشان میدهد که سیستم مدیریت بوروکراتیک برای کارهای مشخص نسبتا ثابت و جاری مناسب است و سیستم ادهوکراتیک، برای کارهای نامشخص نسبتا ناپایدار و غیر جاری(غیر تکراری)، با موفقیت همراه است.[6]
مینتزبرگ در آثار خود به دو شکل از ساختارهای ارگانیک اشاره میکند؛ یکی ساختار ساده و دیگری ساختار ادهوکراسی. او ضمن بحث روی این موضوع که هر سازمان از پنج بخش اساسی: بدنه عملیاتی، ستاد تخصصی، ستاد پشتیبانی، مدیران میانی و رأس استراتژیک تشکیل شده است، اظهار میکند که اگر هرکدام از این بخشها بر فعالیتهای سازمان حاکمیت پیدا کنند، موجب نوعی از ساختارهای مورد نظر وی میگردد. وی معتقد است اگر کنترل سازمان بر عهده ستاد پشتیبانی قرار داده شود، سازمان به یک ساختار ادهوکراسی دست خواهد یافت[7].
شرکتهای بزرگ، بوسیله ایجاد ادهوکراسیها(درونبوروکراسیها) میتوانند خلاقیت و نوآوری را ترغیب کرده و زمان بهبود محصول را کاهش دهند و کارکنان توفیقطلبی را که ممکن است کار را ترک کرده و برای شرکتهای دیگر کار کنند؛ یا خود اقدام به تأسیس یک شرکت کوچک کنند را حفظ کنند. معمولا سازمانها در اجرای استراتژیهای با ریسک بالا، مواقع تغییرات مهم و اساسی(اجرای راهبرد)، تنوع یا جایی که تکنولوژی غیر تکراری و محیط پیچیده و پویا است، همچنین در مرحله شکلگیری سازمان، از ساختارهای ادهوکراتیک استفاده میکنند.
ادهوکراسیها عالیترین وسیله[ساختاری و سازمانی] برای واکنش نسبت به تغییرات، تسهیل در نوآوری، [ایجاد] هماهنگی بین متخصصان گوناگون هستند، ولی تعارضات درونی ایجاد میکنند و نسبت به بوروکراسیها از کارآیی کمتری برخوردارند. علیرغم توجه خاص به ادهوکراسیها در سالهای اخیر، این ساختار همچنان به عنوان ساختار غیر معمول باقی مانده است. ادهوکراسی در تعداد اندکی از صنایع، به عنوان یک شکل ساختاری متداول است. وقتی هم مورد استفاده قرار میگیرد، به عنوان طرح ساختاری جانبی در کنار بوروکراسی بکار میرود.[8]