كلمات كليدي : سازماندهي، ساختار سازماني، ساختار ساده، رسميت، پيچيدگي
نویسنده : مهدي جواهري كامل
در مجموع، ساختار سازمانی را میتوان سیستم روابطی دانست که بهصورت غیر رسمی شکل گرفته و سپس رسمیت یافته و حاکم بر فعالیتهای افرادی است که برای کسب اهداف مشترک بههم وابستهاند.[1]
سازمانها از جهتی شبیه به اثرات انگشتانند و هر سازمانی، ساختار منحصر به فرد خود را داراست؛ با وجود این، هیچ ساختاری نمیتوان یافت که بهطور کامل منحصر به فرد باشد.[2]
وظیفه سازماندهی و طراحی سازمان در شمار وظایف بسیار مهم مدیران قرار میگیرد؛ زیرا طراحی سازمان، میزان انعطافپذیری سازمان در مقابل تحولات محیطی را معین میسازد و سایر وظایف مدیریت را تحت تأثیر خود قرار میدهد.[3]
گاهی در متون علمی مدیریت، سه اصطلاح سازمان، سازماندهی و ساخت یا ساختار سازمانی را بهجای یکدیگر بهکار میبرند؛ در حالیکه ساختار سازمانی حاصل فراگرد سازماندهی و طراحی سازمان است و مشتمل بر مجموعه روابط، مقررات و قوانینی است که حتی اگر بهطور غیر رسمی شکل گرفته باشند، بهطور رسمی تصویب میشوند و فعالیتهای افراد برای کسب اهداف مشترک سازمانی را شکل میدهند؛ ولی سازماندهی، فرآیندی است که طی آن، با تقسیم کار میان افراد و گروههای کاری و ایجاد هماهنگی میان آنها، برای کسب اهداف تلاش میشود.[4]
جایگاه ساختار ساده در ساختار سازمانی
بهطور کلی ساختارهای سازمانی را میتوان به دو دسته نظری و عملی تقسیم کرد. طرحهای نظری، کلّی و انتزاعی بوده و به دوصورت ارگانیک و مکانیک تقسیم میشود. ساختارهای عملی را نیز میتوان به دو دسته تقسیم کرد که این دو دسته و انواع ساختارهای مرتبط با آن دسته عبارتند از:[5]
الف- ساختارهای عملی براساس بخشبندیهای پنجگانه سازمان:
1. ساختار ساده
2. ساختار دیوانسالاری مکانیکی
3. ساختار دیوانسالاری حرفهای
4. ساختار مبتنی بر واحدهای مستقل
5. ساختار متخصصسالاری
ب- ساختارهای عملی بر اساس گروهبندی فعالیتهای سازمان:
1. برحسب نوع فعالیت (نوع وظیفه، فرآیند کارها، میزان معلومات، سطح مهارت و رشته علمی)
2. برحسب نوع محصول (نوع محصول، نوع خدمت، طرحهای اجرایی، مرکز سود)
3. برحسب مصرفکننده (منطقه جغرافیایی، مشتری و مصرفکننده، بخشهایی از بازار)
4. سازمانهای دوساختاری (ماتریسی و پیوندی).[6]
ساختار ساده، مجموعه ای از روابط کاملا منعطف است که بهعلت تفکیک محدود، دارای پیچیدگی اندکی است. اعضای چنین سازمانی میتوانند بهراحتی نمودار سازمان را حول رهبران طراحی کنند و در نتیجه نیازی به رسمیگرایی نیست.[7]
برای تعریف ساختار ساده اغلب از برهان خلف استفاده میکنند یعنی میگویند ساختار ساده دارای چه ویژگیهایی نیست. یک ساختار ساده نیاز چندانی به تدبیراندیشی ندارد و با وجود حوزه کنترل بسیار گسترده، از نظر گروهبندی کار، در سطحی بسیار پایین است و کارها جنبه رسمی ندارد. ساختار ساده در سطح افقی سازمان قرار میگیرد و دارای دو یا سه سطح عمودی است، ترکیب منسجمی از کارکنان ندارد و معمولا یک نفر در رأس این واحد قرار میگیرد که تصمیمات را اتخاذ مینماید و سازمان بسیار متمرکز است. معمولا در شرکتهای کوچک که شخص مالک، رئیس یا مدیر آن واحد هم است، از چنین ساختاری استفاده میشود.[8] نمودار 1 و 2 نشان دهنده ساختار ساده است.
نمودار 1: ساختار ساده[9]
نمودار2: ساختار ساده[10]
نقاط قوت و ضعف ساختار ساده
از جمله نقاط قوت ساختار ساده پایین بودن هزینههاست، کارها بهسرعت انجام میشود، سازمان انعطافپذیری دارد،[11] لایههای زائد در آن وجود ندارند، و مسئولیتهای افراد مشخص است؛ چون اعضای سازمان قادرند بهراحتی از رسالت سازمان آگاهی حاصل کنند. همچنین میتوان بهراحتی دید که چگونه فعالیّت تکتک افراد در تحقّق هدفهای سازمان نقش دارند؛ لذا میزان ابهام در هدف در چنین ساختاری حداقل است.[12]
بهطور کلّی نقاط قوت ساختار ساده را میتوان در موارد زیر خلاصه کرد:
- روشن بودن هدفها؛
- سادگی؛
- سریعا شکل میگیرد و منعطف است؛
- لایههای زائد در آن نیست؛
- پیچیدگی و رسمیت در آنها کم است.[13]
یکی از کاستیهای بزرگ ساختار ساده این است که تنها در سازمانهای کوچک کاربرد دارد. اگر سازمان رو بهرشد باشد، نمیتوان از چنین ساختاری استفاده کرد؛ زیرا ساختار مزبور نیاز به تمرکز زیاد دارد و چنانچه تمرکز، شدید شود، میزان اطلاعاتی که بر سر مقامات ارشد سازمان هجوم میآورد، طاقت فرساست. با گسترش و بزرگ شدن سازمان نمیتوان تصمیمات را بهسرعت و به هنگام گرفت و در نتیجه کارهای سازمان دچار رکود یا وقفه خواهد شد.[14]
مضافاً، اینکه قدرت در دست یک نفر متمرکز است. در چنین ساختاری بهندرت اتفاق میافتد که قدرت مخالف و همتراز با قدرت مدیر اجرایی ارشد ظهور پیدا کند. از اینرو ساختار ساده زمینه سوء استفاده از قدرت بهوسیله شخصی که قدرت در او متمرکز است، فراهم است. البته، تمرکز قدرت میتواند برخلاف اثربخشی و بقای سازمان عمل کند. در حقیقت ساختار ساده بهعنوان ساختاری که بیشترین ریسک را دارا بوده و حول محور خواستهای یک فرد خاص دور میزند، توصیف و تشریح میشود.[15]
بهطور خلاصه از جمله نقاط ضعف ساختار ساده آن است که:
- قابلیت کاربرد محدود دارد؛
- با افزایش اندازه سازمان عدم کفایت آن مشخص میشود؛
- قدرت در دست یک نفر متمرکز است؛
- پرمخاطرهترین ساختار است، زیرا بهسلامت و گرایشهای یک نفر وابسته است.[16]
مواقع استفاده از ساختار ساده
اگر اندازه سازمان کوچک بوده و در مرحله شکلگیری باشد، یا محیط، ساده و پویا باشد و همچنین وقتی سازمان با تهدیدات محیطی یا نوعی بحران مواجه باشد، استفاده از ساختار ساده توصیه میشود. همچنین وقتی مدیر ارشد مالک سازمان یا خواهان تمرکز قدرت باشد، استفاده از این ساختار مناسبتر است.[17]
هنگامی که تعداد کارکنان کم باشد، ساختار ساده اثربخش است؛ زیرا کارهای تکراری کم است، استانداردسازی جذابیتی ندارد و ارتباطات غیر رسمی به سهولت انجام میشود.
محیطهای پویا و ساده با سازمانهای تخت دارای ساختار ساده، همراه با تمرکز تصمیمگیری و داشتن هسته عملیاتی ارگانیک سازگاری دارند؛ زیرا محیط ساده بهراحتی قابل درک بهوسیله افراد است و آنها را قادر به کنترل تصمیمگیری بهطور اثربخش میکند.
فارغ از اندازه، وقتی سازمانی بهناگهان با نوعی تهدید محیطی مواجه میشود، مدیریت از ساختار ساده استفاده میکند؛ تا برای بقا، تمرکز قدرت حاکم باشد.[18]
بهطور مشابه، بدون توجه به اندازه سازمان، موقعی که مدیران ارشد اجرایی، قدرت را متمرکز ساخته و عمدا از رسمیسازی زیاد اجتناب میکنند، تا تأثیر صلاحدید خود را حداکثر سازند، عملا آنها نوعی ساختار ساده برای سازمان خود طراحی میکنند. قدرت و ساختار ساده، موقعی که اعضای سازمانی به تمرکز قدرت در دست مدیر ارشد اجرایی تن در داده، به هم مرتبط میشوند. یعنی اگر حتی مدیران ارشد اجرایی آرزوی تمرکز قدرت نداشته و زیردستان نیز نخواهند خود را درگیر تصمیمگیری کنند، آنها عملا قدرت را به مدیران ارشد اجرایی واگذار میکنند. نتیجه، همان چیزی است که گویی مدیران ارشد اجرایی در جستجوی قدرتند؛ یعنی تصمیمگیری در دست شخص عالی سازمان متمرکز شده و کارها بر طبق ویژگیهای ساختار ساده انجام میگیرد.[19]