استفاده مطلوب از زمان

مديريت زمان يعني استفاده مطلوب از زمان براي اجراي برنامه‌ها و فعاليت‌ها، متناسب با اهدافي كه در زندگي داريم. به اين سؤال‌هابه دقت فكر كنيد: شما نسبت به زمان چه نگرشي داريد؟ آيا از وقت خود به خوبي استفاده مي‌كنيد؟ آيا توانايي تنظيم امور و اهداف خود را به شيوه‌اي مؤثر داريد؟و يا اينكه شما هم از آن دسته افرادي هستيد كه هميشه از كمبود زمان گله مند هستند و نرسيدن به اهداف و برنامه‌هاي خود را به نداشتن وقت حواله مي‌كنند؟در طول تاريخ تمدن به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و اين توجه در اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند وقت طلاست گوياي اين توجه است. همه ما ضرب المثل معروف وقت طلاست را بارها شنيده‌ايم و بازگو كرده‌ايم. اما واقعاً براي شما طلا ارزشمند‌تر است يا وقت؟ بايد قبول كنيم كه زمان از بزرگ‌ترين سرمايه‌هاي يك انسان محسوب مي‌شود و انسان در چارچوب آن مي‌تواند اهداف و برنامه‌هاي خود را بگنجاند. اما اين امر زماني ميسر است كه شما توانايي مديريت صحيح زمان را به دست بگيريد و از اتلاف اين سرمايه بزرگ جلوگيري كنيد. زمان نوعي انرژي است و پديده‌اي است غير قابل ذخيره، فرار، غير محسوس و ناپايدار. زمان سرمايه‌اي بي‌شكل و وزن است كه بايد آن را احساس كنيد و به دام بيندازيد. برخي افراد وقتي به واژه تركيبي مديريت زمان بر مي‌خورند، با حالتي از تعجب مي‌گويند مگر مي‌شود بر زمان مديريت كرد؟! زمان به سرعت در حال گذر است. به گونه‌اي كه انسان اصلا نمي‌تواند به گرد زمان هم برسد، چه برسد به اينكه بر آن مديريت كند. اما مديريت زمان موضوعي است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه حرفه‌اي نياز داريم با آن روبه‌رو شويم تا موفق شويم. منظور از گفته‌هاي بالا اين نيست كه ما زمان را متوقف كنيم يا آنكه جلوي سرعت آن را بگيريم. چرا كه چنين ادعايي امري محال و نشدني است. بلكه منظور اين است كه بتوانيم زندگي خود را در بستر زمان مديريت كنيم كه اينگونه مديريت نه تنها محال نيست، بلكه امري ساده و شدني است. احتمالاً روشن‌ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان، عدم آشنايي افراد با مديريت زمان است. دليل دوم سستي و تنبلي است. گروه سومي‌كه از مديريت زمان استفاده نمي‌كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت و شرايط بحراني كار كنند. مديريت زمان يعني استفاده مطلوب از زمان براي اجراي برنامه‌ها و فعاليت‌ها، متناسب با اهدافي كه در زندگي داريم. مديريت زمان به معناي توانايي اولويت بندي، زمان‌بندي و اجراي مسئوليت‌ها به گونه‌اي است كه رضايت شخصي بيشتري ايجاد كند. مهارت‌هاي زمان براي كمك به اشخاص هستند تا به آنها اين احساس را بدهند كه حاكم بر شرايط و اوضاع و احوال خويشتن هستند. در واقع مهارت مديريت زمان وسيله‌اي است جهت، صرفه جويي و جلوگيري از اتلاف وقت، داشتن آمادگي قبلي براي فعاليت‌هاي اجتماعي و كاهش حجم كار.

كسب مديريت زمان

نخستين قدم براي مديريت بر زمان، تعيين دقيق اهداف است: فرآيند هدف‌گذاري به شما كمك مي‌كند تا انتخاب كنيد در زندگي مي‌خواهيد به كجا برويد و وقتي دقيقاً بدانيد كه از زندگي چه مي‌خواهيد آنگاه مي‌دانيد كه بايد بر روي چه چيزي تمركز كنيد تا به اهدافتان برسيد. هدف‌ها به زندگي مان و طريقه صرف زمان جهت مي‌دهند. پس ابتدا بايد تصميم بگيريم چه مي‌خواهيم. براي خودمان هدف‌هايي در نظر بگيريم كه معين، قابل اندازه‌گيري و قابل دسترس باشند. لذا توصيه مي‌شود هدف‌هايتان را به‌طور مشخص بنويسيد و بدانيد كه مديريت زمان نياز به برنامه‌ريزي، نظم و انضباط دارد. بهترين هدف‌هاي ما همان‌هايي هستند كه باعث پيشرفت مان بشوند نه اينكه ما را از حركت به جلو بازدارند. يكي از دلايل مهم تنبلي و به تعويق انداختن كارها اين است كه هدف فرد كاملاً مشخص نيست و نمي‌داند چكار مي‌خواهد بكند. هدف‌ها مي‌توانند بلندمدت، ميان مدت و كوتاه‌مدت باشند. اهداف بلندمدت اهدافي است كه در يك دوره زماني طولاني، مثلاً 5 سال قابل دستيابي بوده و از طرف ديگر تحقق آنها متضمن تحقق اهداف جزئي‌تري باشد. اهداف ميان‌مدت اهدافي هستند كه نسبت به اهداف بلندمدت، در مدت زمان كوتاه‌تري قابل دسترسي هستند، ولي نيازمند گذشت زماني مثلاً ما بين چند ماه يا يكي دو سال هستند. اهداف كوتاه‌مدت اهدافي هستند كه در زمان‌هاي كوتاه قابل دسترسي هستند. هدف‌ها در واقع سوخت لازم براي دستيابي به موفقيت هستند. آنها را هرچه واضح‌تر و شفاف‌تر كنيد، انگيزه بيشتري براي دستيابي به آنها پيدا خواهيد كرد.

اهدافتان را اولويت‌بندی كنيد

همه ما در طول روز، هفته، ماه و سال و خلاصه در طول زندگي خود به فعاليت‌هاي متعددي دست مي‌زنيم كه از نظر ميزان اهميتي كه دارند با هم متفاوتند. بنابراين مي‌بايست آنها را به گونه‌اي موثر اولويت‌بندي كرد. براي اولويت‌بندي اهداف و كارها از قانون 20/80 كه به اصل پارتو معروف شده استفاده كنيد. قانون 20/80 يكي از مفيد‌ترين مفاهيم مديريت زمان و مديريت زندگي محسوب مي‌شود. طبق اين قانون 80 درصد از نتايجي كه به دست مي‌آوريم، ناشي از 20 درصد از فعاليت‌هاي ماست. بنابراين اولويت با اهدافي است كه در دسته 20 درصدي قرار مي‌گيرند. اما متاسفانه اكثر آدمها درباره 10 يا 20 درصد از فعاليت‌ها كه بيشترين ارزش را دارند سستي مي‌كنند و در عوض همه وقت و انرژي خودشان را بر روي آن 80 درصد از فعاليت‌ها كه اهميت كمتري دارند تلف مي‌كنند. به همين خاطر است كه اغلب اوقات افرادي را مشاهده مي‌كنيد كه ظاهراً همه روز را مشغول كار و فعاليت شديد هستند ولي نتيجه بسيار كمي‌مي‌گيرند. بنابراين قدم بعدي در مديريت زمان، تعيين فعاليت‌ها و اقدامات، براي دستيابي به اهداف تعيين شده و اولويت‌بندي آنها بر اساس تقدم زماني و ضرورت و اهميت هر كدام از آنهاست.

رعايت اولويت‌ها

سومين قدم براي مديريت زمان، رعايت الويت‌ها است يعني چگونگي اختصاص وقت به اولويت‌هاي زندگي خود را مشخص كنيم.

گفتن نه را ياد بگيريم

به نظر مي‌رسد سخت‌ترين بخش در مديريت زمان گفتن اين كلمه است: نه. يكي از قدرتمند‌ترين واژه‌ها در مديريت زمان، واژه نه است. سعي كنيد به هر كاري كه ارزش ندارد تا وقت و زندگي خود را معطوف به آن كنيد نه بگوييد. در واقع شما بايد به ديگران بفهمانيد كه وقت اضافي نداريد كه آن را تلف كنيد. اگر چه در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه نه مشكل داريم. اما آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت‌هاي شخصي ضروري است. البته با يك ذهن خلاق مي‌توان طوري نه گفت كه ديگران را نرنجانيد. در آخر اينكه براي موفقيت بيشتر در مديريت زمان، استعدادهاي منحصر به فرد خود را تقويت كنيد، چرا كه آنها عاملي اساسي در كاهش زمان انجام كارها محسوب مي‌شوند و به منزله استفاده از تمام توان فردي شما تلقي مي‌شوند.