كلمات كليدي : تحليل شغل، مشاهده اوليه، مصاحبه، تحليل نتايج، روان شناسي صنعتي و سازماني
نویسنده : طيبه خلج
به فعالیت‌هایی که در محیط‌های مشخص حرفه‌ای و تحت عنوان وظایف شغلی و برای گذراندن معیشت از انسان سر می‌زند؛ یعنی فعالیت‌هایی که در یک واحد کار یا سازمان، توسط فرد انجام می‌گیرد، شغل گفته می‌شود.[1] موفقیت در هر شغل یا حرفه مستلزم این است که شخص بداند چگونه می‌تواند کارش را بهتر یا به صورت مطلوب انجام دهد. پاسخ به این پرسش در صورتی امکان‌پذیر است که او کار مورد نظر را بشناسد. عمل بررسی و کشف اینکه شغل مورد نظر چیست، چه عناصری دارد و مستلزم چه نوع مهارت‌هایی است "تحلیل شغل" نامیده می‌شود.[2] به عبارت دیگر تجزیه و تحلیل شغل را می‌توان هر نوع فعالیت یا فرایند جمع‌آوری، منظم کردن و ارزیابی اطلاعات مربوط به کار و کارکنان سازمان، دانست. از نتایج تجزیه و تحلیل شغل به عنوان یکی از ضروریات کار مدیریت و در جهت گردآوری اطلاعات مورد نیاز و تصمیم‌گیری‌های گوناگون برای بهبود عملکرد منابع انسانی سازمان‌ها، استفاده می‌شود.[3]
مراحل تحلیل شغل
برای تجزیه و تحلیل شغل از روش‌های مختلف و پرسش‌نامه‌های متعددی استفاده می‌شود. در روشی که در ذیل به آن پرداخته می‌شود، مراحل مختلفی که باید در فرایند تحلیل هر شغل، طی شود، معرفی شده‌اند.
تحقیق اولیه
قبل از دست زدن به هر نوع اقدامی در زمینه تجزیه و تحلیل یک شغل، روان‌شناس صنعتی یا کارشناس تجزیه و تحلیل شغل که او را تحلیل‌گر می‌نامند، باید با وظایف و مسئولیت‌های شغلی که قصد مطالعه درباره آن را دارد، کاملا آشنا باشد. هر چند وسعت و عمق مطالعات اولیه تحلیل‌گر در این زمینه همیشه یکسان نیست، ولی می‌توان در هر موقعیت خاص از یک یا چند روش زیر، استفاده کرد.
مشاهده اولیه: تحلیل‌گر می‌تواند با مراجعه به محل کار متصدی شغل، اطلاعات باارزشی به دست آورد. تحلیل‌گر می‌تواند از طریق گفتگو با متصدی شغل و مشاهده ابعاد گوناگون رفتار او در حین انجام دادن وظایف شغلی، اطلاعات جامعی را در زمینه شرایط کار، نوع سرپرستی که بر او اعمال می‌شود، خصوصیات بدنی لازم برای انجام دادن وظایف شغلی، فرایند انجام دادن کار، سطح و میزان فعالیت متصدی شغل، اثر فصل‌های مختلف سال بر وظایف شغلی و نظایر آن، گردآوری کند.[4]
مصاحبه مقدماتی: هدف‌های اساسی که در مصاحبه مقدماتی با فرد شاغل و نیز با مقامات بالاتر دنبال می‌شوند، عبارتند از: کسب اطلاعاتی درباره شغل مورد نظر، تعیین نیازهای آموزشی آن شغل، فرصت‌های موجود برای پیشرفت متصدی شغل، مشکلاتی که متصدیان تازه‌کار آن شغل با خود به سازمان می‌آورند، شرایط تحصیلی لازم برای تصدی شغل و نظایر آن. تحلیل‌گر می‌تواند اطلاعات مفیدی را در این زمینه‌ها گردآورد. از طرف دیگر، این گونه تماس و گفت و شنود تحلیل‌گر با رؤسای متصدی شغل، باعث می‌شود اطلاعات مفیدی نیز در اختیار آنان قرار گیرد.[5]
دسترسی به سوابق آموزشی و کارگزینی شغل: تحلیل‌گر باید به کلیه سوابق آموزشی و سوابق دیگر(مثل سوابق استخدامی متصدی شغل در کارگزینی) دسترسی داشته باشد. یکی از دلایل توجیهی این مسئله آن است که گاه یک شغل در نظر فردی که درباره آن اطلاع زیادی ندارد، بسیار پیچیده می‌آید و متصدی آن شغل نیز عملا از حقوق و امتیازاتی برخوردار می‌شود که در واقع سزاوار آن نیست. در این موارد، بررسی‌های جامع تحلیل‌گر می‌تواند این مشکل را شناسایی و مقدمات لازم برای حل چنین مشکلاتی را فراهم کند. با کسب این نوع اطلاعات، می‌توان نیازهای آموزشی متصدی هر شغل را مشخص ساخت و بهترین راهنما را برای تعیین میزان اهمیت تصمیم‌گیری، قبول خطر، خلاقیت و نوآوری در هر شغل، فراهم آورد.
شرح شغل‌های سازمان: در بسیاری از سازمان‌ها می‌توان به سادگی سوابق مربوط به شرح شغل کارکنان را به دست آورد و آنچه را که قبلا به طور مقدماتی یا تجربی و توسط سرپرست واحد تهیه شده(اما به طور رسمی از طرف کارگزینی سازمان به متصدی شغل ابلاغ نگردیده است) روشن ساخت.
بررسی سوابق استخدامی: تحلیل‌گر شغل باید همه سوابق مربوط به انتخاب و استخدام متصدیان شغل مورد نظر را بررسی و مطالعه کند و به سؤال‌هایی نظیر؛ چه ابزار اندازه‌گیری و سنجش برای انتخاب متصدیان آن شغل به کار گرفته شده است، از این ابزار یا فنون خاص تا چه اندازه در انتخاب متصدیان آن شغل به درستی استفاده شده است و نظایر آن، پاسخ دهد.
برنامه سالانه: سازمان مورد نظر و میزان بودجه‌ای که برای انجام تحقیقات علمی و اجرای برنامه‌های خاص آزمایش و انتخاب کارکنان مورد نیاز سازمان، اختصاص داده شده است.
نتایج بررسی‌ها: که در مورد تجزیه و تحلیل بازار کار در سطح کشور انجام گرفته است.[6]
اگر تحلیل‌گر شغل بتواند بررسی‌های مقدماتی خود را به طور کامل انجام دهد، اطلاعاتی را به دست خواهد آورد که با کمک آن قادر خواهد بود؛ اصطلاحات فنی مربوط به شغل، وسایل خاصی که متصدی شغل برای انجام دادن وظایف شغلی به کار می‌برد و سرانجام، رویه‌های ظاهرا پیچیده‌ای را که متصدی شغل در ایفای وظایف شغلی خود به کار می‌برد، بشناسد. ضمنا با گردآوری این نوع اطلاعات، تحلیل‌گر می‌تواند داده‌ها یا اطلاعاتی را که هنگام تحلیل شغل به دست می‌آورد، دقیق‌تر تفسیر کند. نتیجه اینکه با رعایت نکاتی که گفته شد، می‌توان در وقت مدیریت سازمان و تحلیل‌گر شغل صرفه‌جویی کرد و همین نکته، بررسی یا تحقیق اولیه تحلیل‌گر را موجه می‌سازد.
اجرای مصاحبه
فرایند تجزیه و تحلیل شغل همیشه بر دو اساس، یعنی مصاحبه با نماینده مدیریت و مصاحبه با متصدی شغل، استوار است.
مصاحبه با سرپرست: اگر تحلیل‌گر شغل در نظر دارد توجه سرپرستان و مدیریت سازمان را در جهت اجرای برنامه تجزیه و تحلیل شغل جلب کند، ابتدا باید با سرپرست مستقیم متصدی شغل یا مدیر و مسئول واحدی که متصدی شغل در آن به کار اشتغال دارد، مصاحبه‌ای داشته باشد. تحلیل‌گر شغل می‌تواند در ملاقات‌های بعدی خود با مدیران سطوح بالاتر سازمان، درباره هدف و مقصود خود از تجزیه و تحلیل شغل یا مشاغل مورد نظر توضیحاتی بدهد و عملا نشان دهد که برای عقاید و نظریات آنان، ارزش قایل است. تحلیل‌گر باید در هنگام صحبت با سرپرست مستقیم متصدی شغل از او بخواهد تا فرم‌هایی را که قبلا به همین منظور تهیه شده است، پر کند و در صورت لزوم، او را یاری دهد تا به پرسش‌های این فرم‌ها پاسخ دهد. نکته مهمی که تحلیل‌گر باید همیشه به خاطر داشته باشد این است که در تحلیل هر شغل نباید بیش از 5 یا 6 عامل اصلی شغل را در نظر بگیرد.
مصاحبه با متصدی شغل: در این مورد نیز تحلیل‌گر شغل باید ابتدا هدف و شیوه کار خود را برای متصدی شغل بیان کند و برای او دقیقا توضیح دهد که از اطلاعات و نتایج تجزیه شغل، چه استفاده‌هایی خواهد شد. سپس تحلیل‌گر می‌تواند همان پرسش‌هایی را که برای سرپرست مستقیم متصدی شغل مطرح کرده است(و احتمالا با اندک تفاوتی در شیوه بیان این پرسش‌ها) با متصدی شغل نیز مطرح سازد. در این موارد، استفاده از برگ مصاحبه و فرم‌های خاص تحلیل شغل الزامی است. در مرحله بعد، تحلیل‌گر می‌تواند نتایج حاصل از مصاحبه با سرپرست و متصدی شغل را با هم مقایسه کند و تفاوت‌هایی را که در پاسخ به یک پرسش معین(در هنگام مصاحبه با متصدی شغل و سرپرست او) وجود دارد، مورد بررسی قرار دهد.[7]
تحلیل نتایج
تعبیر و تفسیر نتایج: متأسفانه باید پذیرفت که اثر ظرفیت و قضاوت تحلیل‌گر نیز در تعبیر و تفسیر نتایج، زیاد است. در ابتدا باید برای خود نکاتی را که در زیر آورده شده است، روشن سازد. آشکارترین و دقیق‌ترین تفاوت‌های موجود بین پاسخ متصدی شغل و سرپرست او به سؤال‌های تحلیل‌گر کدام‌اند، تفاوت‌های موجود تا چه میزان اهمیت دارد و لازم است مورد توجه خاص تحلیل‌گر قرار گیرد، کدام یک از عوامل شغل مورد بحث، در طبقه‌بندی مشاغل، انتخاب، استخدام، ارزیابی، تعیین حقوق و دستمزد و ارتقای متصدی شغل، از اهمیت بیشتری برخوردار است؟ در این موقع تحلیل‌گر شغل باید فرم جدیدی را برای تجزیه و تحلیل شغل تهیه و اطلاعات به دست آمده را به نحوی در آن وارد کند که نشان‌دهنده دقیق‌ترین قضاوت او در مورد جنبه‌های مختلف شغل مورد نظر باشد. در این مرحله، او می‌تواند؛ به طور منطقی مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای انجام دادن موفقیت‌آمیز وظایف شغلی را از بررسی‌های قبلی خود و اطلاعات به دست آمده، استنباط کند؛ آموزش‌های لازم قبل و ضمن خدمت را برای متصدی شغل یادداشت نماید؛ و سپس فرم تکمیل شده را جهت ترغیب و تصویب و سرپرست واحد مربوط، نزد وی ببرد و از او بخواهد تا فرم مورد نظر را امضا کند.
در این موارد ممکن است در زمینه جزئیات فرم تجزیه و تحلیل شغل بین تحلیل‌گر شغل و سرپرست متصدی شغل، اختلاف نظرهایی پیش آید. آنچه تحلیل‌گر شغل می‌تواند در این مرحله از کار خود انجام دهد آن است که در موارد لزوم، با سرپرست مستقیم متصدی شغل مصالحه کند و در زمینه‌هایی که اطمینان دارد نظریاتش صحیح است، در مقابل مخالفت‌های سرپرست(برای نشان دادن صحت نظریاتش) ایستادگی کند. اقدام دیگر تحلیل‌گر شغل این است که فرم به دست آمده از بررسی‌های خود را با فرم‌ها یا فهرست‌های دیگری که توسط سایرین به دست آمده است، مقایسه کند و در عین حال، نظریات متخصصان طبقه‌بندی و ارزشیابی مشاغل و دیگر تحلیل‌گران را که در این زمینه‌ها تجربه‌های بیشتری اندوخته‌اند، جویا شود.[8]