كلمات كليدي : عدم تمركز، كنترل، سبك رهبري استبدادي، تصميم گيري، حيطه نظارت، تفويض اختيار، مباني سازمان و مديريت، سازمان دهي ساختار
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
در مطالعات سازمانی ابعاد سازمان را به دو گروه ساختاری و محتوایی تقسیم میکنند؛ تمرکز، رسمیت، تخصصی بودن، داشتن استاندارد، سلسله مراتب اختیارات، پیچیدگی، حرفهای بودن و نسبت کارکنان، جزء ابعاد ساختاری و اندازه، تکنولوژی، اهداف و استراتژیهای سازمان و فرهنگ جزء ابعاد محتوایی سازمان هستند.
تمرکز در سلسله مراتب اختیارات، به آن سطح از اختیارات گفته میشود که قدرت تصمیمگیری دارد. هنگامی که تصمیم در ردههای بالای سازمانی گرفته شود، آن سازمان را متمرکز مینامند و هنگامی که تصمیمگیریها به سطوح پایینتر سازمان واگذار گردد، سازمان را غیر متمرکز میگویند. یک سازمان در رابطه با خرید وسایل، تعیین هدف، انتخاب عرضهکنندگان کالا، تعیین قیمت، استخدام کارکنان و تعیین حیطه کنترل و بازاریابی، میتواند به صورت متمرکز یا غیر متمرکز عمل کند[1].
تمرکز به میزانی که تصمیمگیری در یک نقطه واحد در سازمان متمرکز شده، اشاره دارد. تراکم قدرت در یک نقطه، دلالت بر تمرکز داشته و عدم تراکم یا تراکم کم، نشانه عدم تمرکز است. باید دانست که عدم تمرکز را نباید با تفکیک سازمان بر اساس مناطق جغرافیایی اشتباه کرد. تمرکز به مساله میزان پراکندگی اختیارات تصمیمگیری برمیگردد نه تفکیک جغرافیایی سازمان[2].
تمرکز بر جایگاه اصلی تصمیمگیری در سازمان دلالت دارد؛ به این ترتیب که هرگاه کلیه تصمیمات مهم در رده بالای ساخت سازمانی اخذ شود، سازمان بسیار متمرکز خواهد شد و هرگاه با تفویض اختیار و حذف قوانین دستوپاگیر، امکان تصمیمگیری توسط مدیران سطوح میانی و عملیاتی افزایش یابد و سازوکارهای کنترل به سطوح پایینتر واگذار گردد، از تمرکز کاسته میشود. در این صورت سیستم را غیر متمرکز مینامند. البته در سازمان غیر متمرکز نیز کنترل مدیریت با استفاده از مجموعه متنوعی از ابزار نظارت و بازرسی استمرار مییابد و به هیچوجه مسئولیت مدیران عالی لوث نمیشود[3].
در سازمانهای متمرکز، مدیران ارشد و آنان که در رأس سازمان هستند، حق تصمیمگیری دارند. در سازمانهای غیر متمرکز همین تصمیمات در سطوح پایینتر گرفته میشود.
مساله عدم تمرکز به صورت یکی از معماهای لاینحل درآمده است؛ زیرا در سازمانهایی که دیوانسالاری به صورت صددرصد رعایت میشود، همه تصمیمات به وسیله مدیریت عالی سازمان گرفته میشود و او بر سازمان کنترل کامل دارد؛ ولی با بزرگتر شدن سازمان و بالا رفتن تعداد کارکنان، واحدها و دوایر، نمیتوان همه تصمیمات را به مقام عالی سازمان ارجاع دادبه این دلیل که میزان بار تصمیمگیری به آن حد میرسد که یک مقام ارشد نمیتواند آن را تحمل کند. تحقیقات انجامشده نیز نشان میدهد که در سازمانهای بزرگ، پدیده عدم تمرکز بیشتر مشاهده میشود[4].
در شرایطی که سازمان از سیستمهای غیر متمرکز استفاده میکند، فراگرد تصمیمگیری با سرعت بیشتری طی میشود و مدیران میانی در شرایط بهتری پرورش مییابند و نیاز مدیران به احترام و خودشکوفایی به نحو بهتری ارضاء میشود؛ با این حال برخی از مدیران محافظهکار به استفاده از سیستمهای متمرکزتر تمایل دارند، تا بر هزینههای سنگین در سیستمهای غیر متمرکز فائق آیند[5].
عوامل موثر در تمرکز
صاحبنظران معتقدند با کاهش حیطه نظارت(تعداد کارکنانی که به صورت مستقیم به یک مدیر گزارش میدهند) تعداد سطوح سازمانی و ارتفاع هرم سازمان افزایش مییابد و سازمان متمرکزتر میشود. اگر حیطه نظارت گسترده باشد، مدیر قادر به اتخاذ همه تصمیمها نخواهد بود و مجبور میشود که بخشی از اختیارات تصمیمگیری خود را واگذار کند؛ ولی اگر حیطه نظارت کوچک و محدود باشد، امکان تصمیمگیری متمرکز به وجود میآید. به این ترتیب سلسله مراتب طولانیتر شده و فاصله مدیران عالی از رده عملیاتی افزایش مییابد.
در سازمانهای پویا، مدیران برای افزایش سرعت فراگرد تصمیمگیری مجبور میشوند، که تمرکز را کاهش دهند.[6] همچنین هرچه سبک رهبری مستبدانهتر و کنترل شدیدتر باشد، حیطه نظارت محدودتر و میزان تمرکز بیشتر خواهد شد[7].
عواملی مانند میزان اطلاعات اشاعهیافته در بین سطوح مختلف سازمان، میزان مشارکت افراد در برنامهریزیهای بلندمدت و نسبت مشاغلی که متصدیها در تصمیمگیری مشارکت نموده و تعداد حوزههایی که آنها در آن مشارکت میکنند، میتوانند به عنوان شاخصهایی از تمرکز به حساب آیند[8].
ضرورت تفویض اختیار
سازمانها علاوه بر اینکه مجموعهای از انسانها را در خود جای دادهاند، نوعی سیستم تصمیمگیری و پردازش اطلاعات نیز هستند. سازمانها تحقق اهداف خود را از طریق هماهنگی تلاشهای گروهی تسهیل میکنند. تصمیمگیری و پردازش اطلاعات عوامل کلیدی این هماهنگی محسوب میشوند. توانایی مدیران برای دقت در خصوص دادههای اطلاعاتی که دریافت میکنند، محدود است و هر مدیر میزان محدودی از اطلاعات را میتواند پردازش کند. برای جلوگیری از وقوع پدیده انباشتگی اطلاعات و اطلاعات بیش از ظرفیت نزد مدیران، مدیران باید اتخاذ برخی از تصمیمها را به دیگران واگذار کنند. بعلاوه سازمانها باید در مقابل تغییرات محیطی از خود واکنش نشان دهند. عدم تمرکز این واکنش را تسریع میکند؛ زیرا لازم نیست پردازش اطلاعات سلسله مراتب سازمانی را طی کند. همچنین عدم تمرکز باعث میشود که دادههای اطلاعاتی بیشتری در فرایند تصمیمگیری مورد استفاده قرار گیرند. به علت مشارکت کارکنان در فرایند تصمیمگیری، عدم تمرکز در تصمیمگیری موجب انگیزش [بیشتر] میشود. یکی دیگر از جنبههای عدم تمرکز فرصتهای آموزشی است که برای مدیران رده پایین بوجود میآید.[9]
مقتضیات تمرکز و عدم تمرکز
در برخی موقعیتها تمرکز نسبت به عدم تمرکز رجحان پیدا میکند. وقتی در تصمیمگیری، دیدگاه جامع مورد نیاز است؛ یا جایی که تمرکز، صرفهجوییهای اقتصادی معنیداری را موجب میشود، مزیتهای ویژهای برای تمرکز ایجاد میشود. مدارک و شواهد نشان میدهند که تمرکز بیشتر تصمیمات کاری در محیطهایی مشاهده میشود که به کارکنان، آموزشهای حرفهای کمتری ارائه شده است؛ یعنی در محیطهایی که کارکنان، غیر متخصص هستند، باید برای راهنمایی افراد قوانین و مقررات متعددی [تمرکز بیشتر] را تدوین کرد. از طرف دیگر اگر سازمانها متشکل از کارکنان حرفهای باشند؛ باید انتظار داشت که رسمیت و تمرکز کمی بر سازمان حکمفرما باشد.[10]