كلمات كليدي : هماهنگي، فراگرد هماهنگي، بازداشتن، اصلاح كردن، هماهنگي و فنآوري، هماهنگي غير رسمي برنامهريزي نشده، هماهنگي رسمي برنامهريزي شده
نویسنده : فاطمه محمدی دولتآبادی
با طراحی واحد های سازمانی و تعیین اداره ها و بخشهای داخلی، کارهای سازمان میان واحدهای اصلی تقسیم میشود و امکان استاندارد کردن کارها و تخصصی کردن فعالیت کارکنان فراهم میگردد؛ ولی موفقیت سازمان در تحقق اهدافش، مستلزم هماهنگ ساختن فعالیتهای مذکور است. در واقع بدون هماهنگی، احتمال بروز تـأخیر و اتلاف وقت در انجام فعالیت ها، پروژه ها و برنامهها افزایش مییابد و ممکن است سازمان با عجز و ناکامی مواجه شود.
هماهنگی فراگردی است که طی آن، همه بخشهای تشکیل دهنده یک کل برای کسب هدف مشترک ترکیب میشوند. هماهنگی با مجموعه ای از ساز و کارهای ساختاری و رفتاری تحقق می یابد که برای مرتبط ساحتن اجزای سازمان با یکدیگر به کار میروند و نیل به اهداف سازمانی را تسهیل میکنند.[1]
طبق نظر فایول هماهنگی وقتی ایجاد میشود که اولا میان فعالیتها و بخش های مختلف توافق و سازگاری ایجاد شود و ثانیا سازمات دارای وحدت جهت و هدف باشد تا از این طریق انجام دادن کارها سهولت پیدا نموده وشرایط موفقیت با حداقل هزینه تأمین گردد.[2]
هدف از ایجاد هماهنگی
ایجاد هماهنگی ممکن است با هدف نیل به یکی از مقاصد ذیل صورت پذیرد:
1. بازداشتن: پیشبینی مسائل و مشکلات آتی و ایجاد هماهنگی برای مقابله با آنها؛
2. اصلاح کردن: تشخیص وضعیت غیر عادی و تعیین نقایص سیستم و ایجاد هماهنگی برای رفع آنها؛
3. تنظیم کردن: شناسایی مختصات نظم موجود و ایجاد هماهنگی برای حفظ آنها؛
4. بهبود دادن: بررسی عملیات خردهسیستمهای موجود و ایجاد هماهنگی برای بهبود آنها.
راه های ایجاد هماهنگی
1. هماهنگی از طریق سلسله مراتب فرماندهی؛
2. هماهنگی از طریق استاندارد کردن فعالیت های سازمانی؛
3. هماهنگی از طریق واحدهای سازمانی هماهنگکننده: الف: گروههای هماهنگکننده موقت؛ ب: واحدها یا گروههای هماهنگکننده ثابت.
4. هماهنگی از طریق خودهماهنگی.[3]
هماهنگی و فنآوری:
فن آوری تأثیر عمده ای بر ساختار سازمانی دارد؛ به طوری که میتوان گفت: «انواع گوناگون فن آوری، انواع متفاوتی از وابستگی درونی را میان واحدهای تشکیل دهنده هر سازمان ایجاد میکنند» هر چه نیاز به هماهنگی افزایش یابد، بر نیاز به فنآوری برای هماهنگسازی، افزوده میشود و در نتیجه، وابستگی سیستم هماهنگ کننده به فن اوری افزایش می یابد.[4]
ساز و کارهای ایجاد هماهنگی
برای ایجاد هماهنگی معمولا از چهار ساز و کار استفاده میشود:
1. هماهنگی غیر رسمی برنامه ریزی نشده: در این روش، هماهنگی به صورت داوطلبانه، غیر رسمی و بدون برنام ریزی تفضیلی انجام میپذیرد؛ در موارد ذیل میتوان از این روش هماهنگی استفاده کرد:
الف) هریک از کارکنان بر اهداف عملکرد خود و واحدش واقف باشد؛
ب) هریک از کارکنان، تصویر روشنی ار نیازهای خود( برای انجام وظیفه)، در نظر داشته باشد؛
ج) مهمتر از همه اینکه، هریک از کارکنان بتواند خود و عملکرد خود را با سازمان و اهداف سازمانی وفق دهد و سازمان به اندازه ای برای کارکنان اهمیت بیابد که آنان با اشتیاق به تحقق اهداف سازمانی علاقه نشان دهند؛
د) گروه های کاری سازمان، خود را به سازمان وابسته بدانند؛ به گونه ای که به کار در آن افتخار کنند و پیوند افراد با سازمان تقویت شود.
2. هماهنگی رسمی برنامهریزی شده
اگر استفاده از هماهنگی داوطلبانه مقدور نباشد یا به دلیل بزرگی و پیچیدگی بیش از حد سازمان کارایی استفاده ا ارتباطات غیررسمی، در حد مطلوب نباشد، برای هماهنگی از روش برنامه ریزی شده و رسمی استفاده می شود و با به کارگیری رویههای عملیاتی استاندارد و مقررات مدون، اقدام به هماهنگی می گردد.
3. هماهنگی به وسیله افراد
با توجه به تفاوت های فردی انسانها، همواره امکان دارد که افراد مختلف از یک خط مشی واحد، برداشتهای متفاوتی داشته باشند. درواقع هرکس تمایل دارد که خط مشی های موجود را با در نظر گرفتن منافع خود تفسیر کند. به همین دلیل هماهنگ ساختن برداشت های ذهنی افاد، کاری دشوار است؛ از این رو دو راهکار برای حل این مسئله ارائه میشود:
الف) استفاده از مسؤول مشترک؛
ب) ایجاد واحد هماهنگ کننده.
4. هماهنگی به وسیله گروهها
ایجاد هماهنگی به وسیله گروه نیز امکانپذیر است و از طریق تشکیل گروههای کاری دائمی یا موقت و تشکیل جلسات گروهی نیز میتوان امور مورد نظر را هماهنگ ساخت. البته ایجاد هماهنگی به وسیله گروه کار کار آسانی نیست؛ زیرا توجه به امکان جناحبندی اعضای گروه در مورد نحوه اولویت بندی اهداف سازمانی در مقایسه با اهداف فردی یا گروهی، احتمال دارد که نیل به توافق در گروه دشوار گردد.[5]
نتایج هماهنگی
از طریق هماهنگی نتایج زیر بدست میآید:
1. هدف با حداقل هزینه تحقق پیدا میکند.
2. تأثیرات اولیه و ثانویه امور مانند امور فنی و تجاری بررسی و نتایج آنها در نظر گرفته میشود.
3. مخارج با منابع مالی در دسترس مطابقت پیدا میکند.
4. تجهیزات با نیازها سازگار میشود.
5. خرید مواد اولیه با مقدار مصرف تناسب پیدا میکند.
6. مقدار تولید و فروش با یکدیگر تناسب مییابد.
7. مؤسسه دارای اندازههای متناسب یعنی نه زیاد بزرگ و نه زیاد کوچک می گردد.
8. ابزار و وسایل تولیدی در جای خود مورد استفاده قرار میگیرد.
9.وسایل حمل و نقل دارای راه مخصوص است و برای مخاطرات احتمالی، ابزتر و وسایل تأمینی در نظر گرفته میشود.
10. متفرعات تابع اصول است و ابزار کار با هدف تناسب می یابد.[6]