جك دي فرنر
مترجم:ناصر جواهري زاده
تهیه: نازنین اعطایی
خلاصه کتاب:
مقدمه:
هر انساني در طول روز فقط 24ساعت يا 1440دقيقه يا86400ثانيه فرصت دارد تا به كار هاي خود برسد چطور مي شود يك فرد در اين مدت يك كشور را اداه كند ووقت هم اضافه مي اورد در حالي كه برخي ديگر در همين زمان قادر به ساده ترين كارها هم نيستن... مديريت زمان وقت گير است ايا بهتر نيست به جاي خواندن كتاب و شركت در دوره هاي مديريت زمان وقتمان را صرف كارهاي ديگر كنيم؟جواب اين سوال در قصه ي مرد هيزم شكن است مردي مسئول قطع 500درخت بود اما اره اي كند داشت مردم به او گفتند تو بايد اره ات را تيز كني هيزم شكن پاسخ داد، آنقدر كار دارم كه وقت براي تيز كردن اره ندارم.
باورهاي غلط در مديريت زمان:
1-من ذاتا فرد نامنظمي هستم
2-تنها راه كسب بازده بيشتر سخت كار كردن است
3- من در تمام ساعات روز به يك حد كارايي دارم
4-برنامه ريزي زمان باعث مي شود كه اختيار در زندگي از بين برود
5-اگر مي خواهيم در كارها كارايي داشته باشيم بايد فقط خودمان ان را انجام دهيم
4 اصل مديريت زمان
هرگاه با كاري روبه رو شديد كه انجام دادن ان زمان مشخصي طول مي كشد قبل از انكه به اقدامي دست بزنيد در مورد سولات زير فكر كنيد
1-ايا لازم است اين كار حتما انجام شود؟اگر نه ان را حذف كنيد
2-ايا حتما من بايد اين كاررا انجام دهم ؟اگر نه ان را فورا به ديگري واگذار كنند
3-ايا اين كار حتما بايد الان انجام شود؟اگر نه ان را به تعويق بيندازيد
4-ايا اين كار اولويت اول را در كارهايم دارد؟اگر نه به سراغ اولويت اول برويد
روش تعيين اولويت
ابتدا بايد كارهايي را در طول روز انجام شود شناسايي كرده به هركدام از لحاظ اهميت وفوريت امتياز1و2و3دهيد حاصل ضرب اين ها اولويت را تعيين مي كند
اهميت+فوريت=اولويت
مديريت زمان لحظه هاي گران بهاي زندگي مجموعا عمر ادمي را تشكيل مي دهند داراي ارزش هاي فراواني است كه توجه و گاهي و بهره برداري صحيح و مناسب از ان ها موجبات رشد و تعالي را فراهم مي سازد و غفلت از ان ها خسراني عظيم در بر دارد و بنا به فرمايش مولاي متقيان علي (ع)از دست دادن فرصت ها مايه غم و اندوه است غم واندوه است چه زيبا سروده است شاعر بزرگ ايراني پروين اعتصامي كه
گوهروقت بدين خيره گي از دست مده آخراين عمر گرانمايه بهايي دارد
هيچ انساني از وقت و بي نياز نيست و چه بسيارند انسان هايي كه از كمبود وقت مي نالند دليل بي توجهي به بخشي از امورات زندگي را كمبود وقت مي دانند هرچه مسئوليت فرد وسيع تر باشد به همان نسبت نياز او به وقت بيشتر اسشت زيرا مدت شبانه روز براي همه يكسان است و طبيعي است كهع يك مدير كه با اقسام گوناگون كارها و انواع سليقه ها و توقعات روبرو است براي پاسخ گوي در حيطه مسئوليتش بيشترين نياز را به وقت و زمان دارد لذا اشنايي با فنون مديريت كه در واقع روش هاي بهره گيري و استفاده از زمان را به بهترين وجه را تعليم مي دهد براي كليه ي مديران لازم و ضروري است
فصل اول
مفاهيم اساسي در مديريت زمان
اين كتاب سعي دارد يك راهنماي عملي براي بهبود مديرزمان باشد زماني كه شما اقدام به مديريت زمان مي كنيد
اهدافتان را در ذهن مشخص كنيد و به دنبال ايده هايي باشيد كه شمارا به اهدافتان مي رساند
زمان يك منبع كمياب
اقتصاد دانان درگير اين مسئله هستند كه جوامع مختلف چگونه منابع خودشان را تخصيص مي دهند منابعي مثله زمين.مواد.سرمايه و...
تخصيص اين منابع به عهده ي سازمان هاي اقتصادي كه شامل ملت ها دولت ها و ادارات و...مي باشد
مديريت زمان به معناي اداره كردن منابع خودمان وتوانايي هايمان است
اهداف
تخصيص منابع مفهوم اصلي در هدف محسوب مي شود همه ي افراد منابع شان را به نيازها و مقاصدشان تخصيص مي دهند در زمينه ي نيازها و
انگيزه هاي انساني تئوريه ابراهام مازلو بيان مي كند كه نيازها بر اساس سلسله مراتب مي باشد كه از نياز هاي زيستي يا فيزيولوژيك به سمت نياز خود شكوفايي مرتب شده اند
براساس نظريه مازلو يك شخص ابتدا به وسيله ي نيازهاي اساسي سطح پايين برانگيخته مي شود پس هنگامي كه يك نياز ارضا شد اين حالت انگيزش شخص را به سمت نياز سطح بالاتر حركت مي دهد
منبع واقعي مديريت زمان: منبع ارزش مند زمان بر روي روش ما در استفاده از ساير منابع اثر ميگذارد زمان تنها منبعي است كه همه به طور مساوي در اختيار داريم زمان را همچون منابع ديگرنمي توان ذخيره كرد تا هر موقع كه نياز شد از ان استفاده كنيم
مديريت زمان شامل مهارت هاي برنامه ريزي سازمان دهي اجرا و كنترل است
مديريت زمان به معناي استفاده ي موثر از منابع و راهي براي رسيدن موثر و اهداف شخصي است
اگر شما علاقه مند به بررسي گذران وقت باشيد و تصميم جدي در مورد توسعه ي ان داشته باشيد به چيزهايي كه بايد انجام دهيد نظري بيفكنيد
تهعد)هيچ تدبير يا راه ميانبري وجود ندارد مديريت زمان اشفته درست مانند يك عادت بد است شمابايد متحد شويد كه درباره ي ان كارهايي انجام دهيد
تجزيه و تحليل)شما بايد در مورد اينكه چگو.نه وقتتان را مي گذرانيد چه مشكلاتي داريد و چه شرايطي داريد داده هايي جمع اوري كنيد فرم تحليل زمان و ديگرابزار تجزيه و تحليل زمان در اين مورد مفيد ميباشد
برنامه ريزي)ممكن است بگوييد من وقت كافي براي برنامه ريزي ندارم اما مديريت موثر و كارا غالبا مستلزم برنامه ريزي است توسط ان شما مي توانيد ساعات زيادي از انجام كارهاي غلط را ذخيره كنيد بحران هارا كاهش داده و از انجام كارهاي غير مهم وغير ضروري جلوگيري مي كند
پيگيري و تحليل مجدد)اگر شما نتايج را بررسي كنيد كشف مشكل كنيد و برنامه را اصلاح كنيد برنامه نتيجه خواهد داد و مشكلي به وجود نميايد.بنابراين هدف مديريت زمان يك فرايند شامل 8 مرحله است به ترتيب:
1)فهميدن اينكه چگونه از وقتتان استفاده مي كنيد
2)فهرست زمان خودرا براي شناخت مشكلات و فعاليت هايي كه بي ارزش هستند و وقت زيادي از شما مي گيرند اصلاح كنيد
3)تمرين خود ارزش يابي كنيد گاه گاهي منابع.توانايي ها منابع سرمايه و موقعيت حال خود را ارزيابي كنيد
4)اهدافي كه براي شما مهم هستند طبقه بندي كنيد و به وسيله ي اولويت بندي اهميت كارهاي مهم را تشخيص دهيد
5)فعاليت برنامه ريزي را تا رسيدن به اهداف مهم توسعه دهيد مهارت ها.منابع و چهارچوب زماني خودرا مشخص كنيد
6)برنامه هاي خودرا به صورت فعال اجرا نماييد و فعاليت هاي كليدي را در دفتر روزانه ثبت كنيد
7)تكنيك هاي پيشرفته و راه حل ها را براي غلبه بر مشكلات ويژه مديريت زمان هم چون بحرا ن هاي ملاقات هاي غير موثر معلوم نماييد
8)پي گيري و تجزيه و تحليل دوباره را شاخصي براي پيشرفت قرار دهيد
فصل دوم:
تجزيه و تحليل چگونگي استفاده از وقت
نخستين كام در مديريت زمان موثر در حال زمان اين است كه چگونگي استفاده از وقت را تجزيه و تحليل كنيم بدين منظور بايد حداقل به مدت يك هفته دقيقا زمان مصرفرف شده را يادداشت كنيد وان را تحليل نماييد
چرا مي بايست اين كاررا كرد ؟اين سوالي است كه تنها بعضي از مردم مي پرسند ان ها مي گويند من غالبا مي دانم كه كجا و چگونه اوقاتم را بگذرانم ولي از طرف ديگر وقت كافي ندارم زيرا بيشتر مواقع دچار اتلاف وقت مي شوم در صورت برنامه ريزي و استفاده بهينه از زمان با مسائلي از قبيل اين كه وقت ندارم مواجه نخواهيد شد
اكثر مواقع ساده انگاري باعث مي شود كه نتوانيم از زمان استفاده درست ببريم ما غالبا با اين كه چگونه زمان را بگذرانيم و چگونه براي انجام امور برنامه ريزي كنيم دچار افراط و تفريط نشويم در تخمين زمان لازم مي شويم و معمولا تمايل داريم كه در چنين مواقعي حالتي تواضعي بگيريم زيرا بسيارعار مي كنيم ودر نتيجه تحت تاثير بعضي از ان ها قرار مي گيريم جدول زماني كمك مي كند كه بتوانيد با كنترل تاثير عوامل خارجي از قبيل تلفن ها و....
كمتر دچار اتلاف وقت شويد زيرا عواملي از قبيل عدم تصميم گيري و حضور در تخويض اختيار انسان را دچار اتلاف وقت مي كند دانش و يقين و نه حدس و گمان به شما كمك خواهد كرد كه بتوانيد و موثر برنامه ريزي كنيد
فقدان انگيزه و عدم برنامه ريزي باعث مي شود كه حداقل كار صورت پذيرد در صورتي كه مي توان با تهيه يك فهرست از كارهاي روزانه برنامه زمان بندي شده تهيه كرد همچنين يكي ديگر از معضلات و مواردي كه باعث اتلاف وقت و اختلال در مديريت زمان مي شود پنهان شدن بعضي ازما پشت موضوعات مهم و موارد اضطراري اسيت
با استفاده از ان چه گفته شد خواهيد توانست ميزان پيشرفتتان را در استفاده بهينه از زمان ارزيابي كنيد براي مثال ؛ تحقيقات نشان مي دهد كه به طور معمول شما حدود 31/2 ساعت را در هر روز صرف تلفن كردن و جواب دادن به تلفن مي كنيد تصميم مي گيريد كه اين زمان را كاهش دهيد در كام نخست مي خواهيد و اين زمان را يك ساعت تخليل دهيد و براي اين كار راهها و روش هايي را انتخاب كنيد و شروع به اجراي ان ها كنيد به عنوان مثال
تصميم مي گيريد كه جواب دادن به تلفن هاي عمومي و عادي را به معاونتان بسپاريد بعد از گذشت چند ماه مي خواهيد نتيجه كار را ببينيد كه با استفاده از جداول
تحليل زمان اين كا را انجام مي دهيد وبعد از گذشت مدت زماني در صورتي كه برنامه ها را درست اجرا نموده باشيد متوجه مي شويد پاسخ دادن به تلفن 20دقيقه
انجام مي دهيد اميد است اين مثال توانسته باشد شناخت درستي دربتاره ي نحوه ي برنامه ريزي زماني و به طور كلي مديريت زماني به شما بدهد
وقت كشي ها)
يك زمان دزدي (يا به قول بعضي مردم وقت كشي)چيزي است كه ما را ازانجام كار هاي مهم و ازشمند باز دارد ان فعاليتي است كه شما وقت قابل ملاحظه اي روي ان مي گذاريد بدون اينكه سود ويا ارزش چنداني چنداني براي شما داشته باشد شايد فعاليتي باشد كه بايد انجام دهيد اما به تحقق اهداف مهم شما كمك زيادي نمي كند.
ملاقات هاي طولاني.كار هاي عادي كه به سادگي مي توان ان هارا به ديگران واگذار نمود و مزاحمت هاي مكرر ديگران بعضي از دزدان زمان هستند
هدف نهايي.كنترل وقت كشي از طريق تكنيك هايي مانند به تعويق انداختن يك كار.زماني كه كار مهم تري براي انجام داريد.كوتاه كردن وقتي كه صرف ان مي كنيد يا حذف بخشي هايي از ان براي دريافت نتيجه ي بهتر است در حين بررسي دزدان زمان يا وقت كشي ها پي خواهيد برد ان ها به دو دسته تقسيم مي شوند.
اولين دسته)
دزدان زمان خارجي هستند مانند تماس هاي تلفني.ملاقات كنندگان اتفاقي و ساير مزاحمت ها
دومين دسته)
دزدان زمان گرده داخلي يا خود خواسته است مانند فقدان نظم شخصي.ميز شلوغ.عدم تمايل به واگذاري كار ها به ديگران.تعلل ورزي و عدم تصميم گيري موثر
غاصبان زمان:
در هفته ده ها ساعت پر ارزش توسط غاصبان سنگدل زمان از شركت هاي بزرگ و كوچك به يغما مي رود.اين جنايتكاران دوران عبارتند از
- بحران ها
- تلفن ها
- ميهمان هاي نا خوانده
- كم رويي در نه گفتن
- تساهل
- جلسات
- كاغذ بازي
- ماموريت و سفر هاي اداري
الف)بحران ها
بحران سازمان را از لحاظ برنامه ريزي مي شكند.در موقع بحران.اولويت اول و اخر كاري.حل بحران است.برخي مديريت ها بحران ساز هستند.برنامه ريزي درست مانع وقوع بحران مي شود و يا تاثيرات ان را كنترل مي كند
ب)تلفن ها
تلفن نمونه بارزي از يك امر فوري اماغير مهم است كه بايد از ان اجتناب كرد به طور كلي امري مقاومت ناپذير در زنگ تلفن موجود است لحن امرانه زنگ تلفن به شما مي گويد گوشي را بردار ممكن است خبر هاي مهمي براي شما داشته باشم
فنون مديريت تلفن هاي كه از بيرون زده مي شود
1-هنگامي كه مشغول كار هستيم تلفن به فرد ديگري منتقل شود
2-ساعاتي از كاررا در نظر گرفته و در آن به تلفن پاسخ ندهيم
3-در طول جلسات به هيچ تلفني پاسخ ندهيم
4-با تلفن هاي نا خواسته، مودب، محكم و مختصر صحبت كنيم
5-از افراد بخواهيم كه در مواقعي كه كار كمتري داريم تماس بگيرند
6-فهرستي از بهانه ها را براي كوتاه كردن مكالمات تهيه كنيم
ج)مهمانان نا خوانده
پژوهش هاي اخير نشان داده اند كه هر هشت دقيقه.يك مدير معمولي با قطع كار مواجه مي شود و زماني كه اين وقفه ايجاد شود.چندين دقيقه طول خواهيد كشيد كه وي با همان تمركز و بازدهي در كار خود برسد
روش هاي رد كردن مراجعين سرزده:
1-سدهاي فيزيكي مقابل اتاق كار خود ايجاد كنيد
2-آن ها را به قسمت هاي عمومي اتاق عقب برانيد
3-از تماس مستقيم چشمي با آن ها پرهيز كنيد
4-هرگز اجازه نشستن به آن ها ندهيد
5-با قدم زدن آن ها را به خارج اتاق راهنمايي كنيد
6-ديگران را عادت دهيد كه قبلا از شما وقت بگيرند
د)كم رويي در نه گفتن:
گفته شده كه قدرتمند ترين و قوي ترين عامل در مديريت زمان يك واژه دو حرفي يعني (نه)است
چهار مرحله براي (نه)گفتن:
1-به دقت مقصود گوينده را گوش كنيد
2-اگر قصدتان (نه)گفتن است كه اين واژه را با كمال ادب و قاطعيت بگوييد
3--براي (نه)دليل بياوريد
4-را ه حل تازه اي عرضه كنيد
ه)تساهل
چهار روش براي براي برخورد با كساني كه كار ها را به تاخير مي اندازد:
1-ايجاد اعتماد در زير دستان و تقويت خوش قولي.
2-به جاي پايان كاربرشروع كار تاكيد كنيد
3-كنترل بر كاركار داشته و راهنمايي كنيد
4-اوليت ها را دقيقا براي زيردستان تشريح كنيد
و)جلسات:
طبق تخمين ها در كشور انگلستان بيش از چهار ميليون ها ساعت وقت در روز صرف حضور در جلسات مي شود اين جلسات كاهي ضروري و غير قابل اجتناب و گاهي به عنوان سوراخ هاي هدر رفتن زمان در كيسه عمر هستند
سازماندهي جلسات:
1-اهداف مشخصي براي جلسات برگزينيد
2-براي هركس از قبل يك دستور جلسه تهيه كنيد
3-تعداد افراد شركت كننده را به حداقل برسانيد
4-از سر ساعات شروع كردن جلسات بپرهيزيد اما حتما ان را سروقت تمام كنيد
5-در مورددستور جلسات كوتاه.جلسات را سرپايي تشكيل دهيد
6-اعضا را عادت دهيد براي حرف زدن وقت بگيرند
7-از روش راي گيري براي كنترل نتايج استفاده كنيد
8-براي كار هاي تخصصي كميسيونهاي خاص قبل از جلسه تشكيل دهيد
9-از گفتگو دو به دو جلوگيري كنيد
ز)كاغذ بازي:
در تحقيقي كه در مورد مركز خدمات پرسنلي اديا در امريكا از908تن از مديران امور اداري صورت گرفته است 53درصد ان ها اظهار داشته اند كه هر روز كاغذ بازي بين 1تا3 ساعت از وقت ان ها را به خود مصروف دارد
برخورد با نامه ها
1-دستيارانتان را تشويق كنيد نامه هاي معمولي را پاسخ گويند
2-اگر مي توانيد نامه را به شخص ديگري ارجاع دهيد
3-اگر محتواي نامه مهم نيست سريعا ان را بايگاني كنيد
4-در مورد نامه هايي كه حتما بايد خودتان جواب دهيد سريعا اقدام كنيد
گزارش ها:
1-از زير دستتان بخواهيد گزارش ها را تا حد امكان خلاصه بنويسيد چون گزارش هاي مفصل اصلا خوانده نمي شود
2-اگر گزارش مفصلي به دستتان رسيد از زير دستتان بخواهيد ان را براي شما خلاصه كند
3-هيچ وقت تايپ گزارش ها را خودتان انجام ندهيد
4-در حد كفايت بنويسيد نه در حد كمال
ح)سفر اداري:
سفر و ماموريت اداري وقت زيادي از يك مدير مي گيرد
قبل از سفرفكر كنيد!
1-ايا اين يك سفر ضروري است؟
2-ايا بايد حتما خودتان در اين سفر باشيد؟
3-ايا مي توان زمان سفر را تغير داد؟
4-ايا مي توان طرف مقابل خود را دعوت كرد؟
تداركات سفر:
1-تلفن همراه و كامپيوتر را همراه خود ببريد
2-پرونده اي كه از اولويت كاري برخوردار است باخود ببريد
3- از رانندگي در طول سفر پرهيز كنيد
4-حتي الامكان از هواپيما استفاده كنيد
تحقيقات نشان داده است يك ساعت كار در هواپيما برابر است با سه ساعت كار در اداره چون در هواپيما ساير مزاحمت هاي اداري وجود ندارد0
شكسپير در كتاب ريچارد مي گويد
(زماني من وقت را تلف مي كردم و امروز وقت مرا تلف مي كند)
فصل سوم:
تجزيه و تحليل مسائل زماني در كار گروهي:
مسائل و مشكلات مربوط به زمان ها.تا حد بسيارزيادي تحت تاثير اطرافيان به ويژه همكاران قرار ميگيرد مديريت ضعيف ديگران در برنامه ريزي و زمان بندي منجر به تاثيراتي هرچند كوچك بر روي ما و نزديكان شود اگر فردي دو ست دارد كه اجتماعي و مردمي باشد اوقات ديگران خود به خود به گوش كردن به صحبت هاي او در مورد مسائل مختلف پي مي برند مثلا رئيسي كه اجازه مي دهد وقت يك جلسه به بطالت بگذرد يا وقت صرف مسائلي بي اهميت گردد در واقع وقت ديگران را هدر داده وتلف كرده است
ويليام انكن و رونالدال واس در مقاله اي به نام مديريت زمان سه حالت مختلف را براي اتلاف وقت بيان مي كند
1)اتلاف وقت توسط رئيس:
يعني زمان لازم براي انجام اموري كه مربوط به رئيسبود و اموري كه عدم انجام ان ها جريمه خواهد داشت و جريمه ان ها نيز غير قابل اغماض است
2)اتلاف وقت در سيستم:
يعني زمان لازم براي انجام مسئوليت ها و وظايف خدمتي
3)اتلاف وقت توسط خود شخص)
يعني زمان لازم براي انجام امور شخصي يا اموري كه براي انجام ان ها با ميل خود اقدام مي گردد افراد فوق الذكر دريافتند كه بيشترينوقت كه توسط شخص تلف شده در واقع همان زمان مصرف شده براي امور فرعي بوده است
انكن وواس توصيه كردند كه مدير بهتر است از اوقات اختصاص داد ه شده به امور فرعي يا اموري كه مربوط به زير دستان مي باشد بكاهد تا در عوض و قت مفيد بيشتري به دست اورد ما بايد بفهميم كه چقدر وقت داريم ما بايد بفهميم كه چقدر از ان به كار عادي روزانه مان مربوط است
پس بايد تلاش خود را براي تبديل وقت به وقت مفيد بنمائيم و سعي كنيم از هدر رفتن و ايجاد وقفه هاي طولاني در وقت جلوگيري كنيم
كارارايي گروهي:
ما به عنوان اعضاي يك سازمان مي توانيم كمك بسياري به خودمان بنمائيم اگر مسائل مشترك كار گروهي را بهتر درك كنيم و براي بهبود بخشيدن به فعاليت هايمان با همكاران خود كوشش هاي مشتركي داشته باشيم حتما كار ارايي بيشتري خواهد شد
گروه متشكل از افراديست كه مرتبا با ان ها در ارتباط متقابل هستيم اي ين افراد ممكن است همكاران.زير دستان يا رئيسان يا مردمي باشند كه مانند مادريست يا مقام خاص انجام وظيفه مي كنند از جمله اين افراد مي توان مشتربان نيز اشاره كرد كه از لحاظ كاري به نوعي انجام وظيفه مي كنند از جمله اين افراد مي توان مشتر بان نيز اشاره كرد كه از لحاظ كاري به نوعي با مادر ارتباطند در واقع لازم است فقط روي مسائل تيمي و گروهي متمركز شويد بهتر است براي ساير اعضاي گروه كاري خود نيز.برنامه زمان بندي شده درست كرده و نتايج كار يكديگر را مقايسه كنيد يافته هاي خودرا با ساير اعضاي گروه در ميان بگذاريد و در مورد ان بحث كنيد
فصل چهارم:
خودسنجي:
مديريت زمان را نمي توان زمره ي ثبت رويداد هاي عاري يا تقويم روزانه به حساب اورد تقويم عاري تقويم عاري گرچه در فعاليت هاي روزمره ما به وسيله ي مهمي براي برنامه ريزي است اما فقط قسمتي از كل مديريت زمان مي باشد درست به كار گرفتن زمان به معناي به كار گيري درست نيروهايتان است
پس به طور كلي در اين فصل فرم خودسنجي را انجام مي دهيم به نقاط ضعف و قوت.چيز هايي كه براي خودمان مي خواهيم.چيزهايي كه براي خود نمي خواهيم و به ارزشهايمان نگاهي انداخته ايم ليستي از كارهايي كه انجام مي دهيم.دوست نداريم انجام دهيم يا تغير خواهيم داد.تهيه نموده ايم
فصل پنجم:
تعيين اهداف و اولويت ها:
بسياري از ما در مديريت زمان منقعل و نا به كار امد هستيم همچنين احساس مي كنيم كه در رسيدن به اهداف اساسي مان نا توانيم از طرفي بسياري از ما نسبت به انتظارات و توقعات خودمان. شناسايي و اعتماد كافي نداريم علاوه بر ان احساس مي كنيم كه در زندگي سردر گم هستيم
پيش از انكه تصميم بگيرد در ساعت هاي اينده يا هفته بعد يا سال اينده چه كاري مي خواهيد انجام دهيد بايستي مشخص كنيد به دنبال چه هستيد و چه نتايجي
از تلاش هايمان مي خواهيد بگيريد ارزيابي نقاط ضعف و قوت يكي از كام هاي اساسي و مهم در تعيين اهداف به شمار مي رود در فصل 5و6از طريق يك فرايند هفت مرحله اي اولويت بندي اهداف اجرايي وبرنامه ريزي عملي براي رسيدن به ان ها بررسي شد
تعيين اهداف:
براين بخش بايد ليستي از هدف هايتان را تهيه نموده و ان را به طور عامل مورد تجزيه و تحليل قرار داده و به صورت علمي هدف ها را در چهار دسته:
شغلي
خانوادگي
شخصي
اجتماعي
هدف هاي شغلي:
.در حاليكه شروع به تكميل نمودن اهداف شغلهايتان مي كنيد سعي نكنيد به جمله پردازي يا انتقاد از خود يا نگراني از اينكه انتخابات مورد سند ديگران واقع مي شود يا نه مي پردازد اين ليست براي شناخت و كمك به خودتان است و هدف ديگري بر ان متصور نمي باشد
اهداف خانوادگي:
اگرهدف هاي شغلي مبهم و نامشخصند هدف هاي خانوادگي از ان هم مبهم ترند
اهداف خانوادگي را در سه مقوله مي توان جاي داد:
مقوله نخست)
استانداردها و نحوه ي زندگي است براي چنين هدفي چه مقدار در امدي در نظر داريد و....
دومين مقوله)
اهداف خانوادگي دستيابي به استانداردهاي معيشتي بلند است در دسته بندي اهداف نخست به مسائل اساسي فكر كنيد به خانه(اتومبيل)هزينه افراد خانواده و...
هم چنين به اوقات فراغتي كه بخشي از شيوه ي زندگي خصوصي شما را تشكيل مي دهد
سومين مقوله)
اينكه در بيشتر خانواده ها برنامه ريزي و مطابق نقشه زندگي كردن بسيار كم صورت مي گيردو به همين دليل افراد خانواده بايد ارتباطشان را نزديك و روحيه همكاري و و تعاون را در خود تقويت نمود
هدف هاي شخصي:
ان ها را نيز مي توان در چند مقوله گنجاند:
نخستين مقوله:
مشتمل بر ارتباطات و مناسبات خصوصي و رشد شخصيتتان است
در مقوله ي دوم:
گذراندن اوقات فراغت مد نظر است و هم چنين هدف هاي شخصي مي تواند شامل هاي اجتماعي و معنوي نيز باشند
هدف هاي اجتماعي:
اخرين هدف.هدف هاي اجتماعي است اغلب ما نسبت به سازمان ها.موسسات و نمادهايي كه خارج از ان ها قرار داريم احساس تعهد مي نماييم ماغالبا درگير خدمات اجتماعي مي باشيم نه بدان جهت كه به ان تمايل داريم بلكه به ان محبت كه به ما تقاضا مي شود
گزينش هدف هاي برتر
اكنون ليستي از هدف را داريد ليست را با دقت و انتقادلنه مرور نماييد و ان هارا بر اساس تقدم مرتب نماييد به طوري كه دو هدف يا بيشتر ضروري باشد هدف هايي را كه ممكن است در اينده برايتان اهميت پيدا كند مجزا كنيد ان هايي كه قادر به انجامشان نيستيد كنار بگذاريد
تعيين هدف هاي واقعي به معناي تعيين ديدگا ه هاي كم ارزش نيست بلكه به معناي ارزيابي واقعي توانايي ها و تعهدات شماست اگر هدف ها با هم در تضاد بودند به تاخير انداختن برخي هدف ها ممكن است بهترين راه حل باشد
سعي كنيد هدف هايتان را در مسيري قرار دهيد كه علاقه انگيزه ها و تواناييتان ايجاب مي كند
فصل ششم:
برنامه ي اجرايي:
ترتيب و توالي وظايف:
گاهي اوقات مي توانيم وظايف را به اشكال مختلف به سمت يك هدف سوق دهيم بسياري اوقات انجام دادن عمل ب قبل از عمل الف ممكن است كارامدتر باشد
بدين معني كه ممكن است لازم باشد عمل الف انجام گيرد تا عمل ب تاثير گذار تر باشد
چهار چوب زماني)براي كار امد تر بودن يك طرح لازم است كه ان طرح شامل يك چهارچوب زماني باشد ما بايد تاريخ هاي معيني را براي رسيدن به هدف هايمان در نظر داشته باشيم و اگر طرح مستلزم چندين كام يا مرحله باشد تعيين تاريخ معين براي كام هاي اصلي و مهم از وظايف كليدي است
برنامه ي اجرايي:
با استفاده از كار برگ اجراي برنامه وظايف را در يك ترتيب تقدمو تاخر مناسب قرار دهيد جزئيات وظايف بزرگ و كوچك به ان اضافه كنيد اين يك كار عملي است بنابراين به يك ديد واقع گرايانه و دقيق نياز دارد معمولا زماني كه بودجه نا كافي است و كارهاي زيادي هم براي انجام شدن وجود دارد تنها راه حل عملي گام به گام عمل كرد است يعني برداشتن گام اول)
تصميم گيري و سپس بقيه ي گام ها برنامه ها بايد به مراحل مختلف زماني تقسيم بندي شوند هر چند اين موضوع وقت گير است ولي اغلب مواقع اين تنها راه است
تمرين نهايي:
اگر مي خواهيد در دست يابي به اهداف مهم موفق شويد جدي باشيد و عادت خوبتان را رشد دهيدسعي كنيد براي يكي از اهداق مهمتان يك برنامه اجرايي تهيه و ان را دنبال كنيد
خلاصه
هنگامي كه برنامه ريزي هدفتان را به پايان رساند براي مديريت زمان امادگي پيدا مي كنيد و برترين هدف و برنامه روز مره تان را تعيين كنيد اگر چه شما وظايغ كم اهميت تري داريد ولي مي توانيد به وظايف برتر در ارتباط با شغلتان و زندگيتان بپردازيد و همواره بايد زمان را مد نظر داشته باشيم0
مهارت هاي مديريت زمان خود را بهبود ببخشيد:
1-فهرست كار تهيه كنيد
2-با تمرين نحوه ي درست نشستن پشت ميز از خستگي جلوگيري كنيد
3-اسناد و برنامه هاي مهم را بايگاني وساير كاغذهارا دور بريزيد
4-انعطاف پذير باشيد و از روش هاي مختلف براي حل مسئله يا مشكل استفاده كنيد
5-كارهاي مهم را و كارهايي كه به خلاقيت بالايي نياز دارند در بهترين ساعات روز انجام دهيد
6-بدترين كار هرروز را اول روز انجام دهيد
7-براي هر كار يك ضرب الاجل قرار دهيد
8-تمركز كنيد
9-سرعت خود را 10درصد افزايش دهيد
مدیریت زمان و نماز اول وقت
بر اساس سؤالات علمی مدیریت زمان عمل كند براساس تأیید و خبرگزاری فارس توصیه عقل، اقامه نماز اول وقت را در اغلب زمانها بر دیگر كارها ترجیح داده و برتر خواهدشمرد
در سنت دینی مسلمین، یكی از مستحبات مؤكد، اقامه نماز در ابتدای زمان شرعی است كه در اصطلاح عرفی مسلمین «نماز اول وقت »گفته میشود و براين اساس است كه در اصطلاح عرفی مسلمین نماز اول وقت آموزهها و وعدههای همین سنت دینی عمل به این مستحب، مستوجب ثواب اخروی است. ولی پیچیدگی زندگی مدرن و اشتغالات فراوان مسلمانان در زمانه ما موجب عمل به این مستحب شرعی را یافته و نمازهای یومیه ـ كه بر فرصت شده كمتربویژه نمازهای ظهرو عصر18سوره روم واجب شرعی است اساس آیات 17 این دغدغه روزانه جامعه دیندار و شریعتمدار در مغرب و عشا
با تاخير خوانده مي شود عصر متجدد، تیزرو و پیچیده باید سامان یابد و پاسخ داده شود كه در مواجهه با این چگونه باید عمل كرد؟ طبیعی است پاسخ شرعی و فقهی آن انتخاب و چه كنم همانگونه كه درروایات آمده است رسول مكرم ترك هر عملی به احترام نماز است مشغول به هركاری بودند، چون وقت نماز فرا میرسید رنگ از رخساره خدا (ص )ولی ایشان میرفت و حضرتش همچون معشوقی مضطرب به اقامه نماز میشتافتند اگر همه مسلمین چنین تقیدی در عمل به سنت نبوی داشتند شاید امروز این مسأله دغدغهای را بر نمیانگیخت. نكته مدنظر من در این یادداشت كوتاه، وجوب عقلانی اقامه نماز اول وقت برای مسلمین است.
بر اساس ادله عقلی و علمی زیر كه از یك اصل مشهور و تثبیت شده مدیریت استنباط شده، برای هر مسلمانی اقامه نماز اول وقت نه تنها از نظر فقهی عمل به یك مستحب شرعی و آرامش درونی و ثواب اخروی است، بلكه از نظر عقلی نیز و با در نظر گرفتن آموزههای مدیریت زمان «time management» امری صواب و بجا در انجام امورات روزانه است. مدیریت زمان بر4 اصل استوار است:
آیا لازم است كاری حتماً انجام شود؟
آیا این كار را حتماً من باید انجام دهم؟
آیا این كار حتماً باید الان انجام شود؟
آیا این كار اولویت اول را دركارهای امروز من دارد؟
براساس علم مدیریت هر فردی - نه صرفاً مدیران – برای تنظیم و ساماندهی امورات روزانه خود در مواجهه اولیه با هر كاری باید به سؤالات مذكور پاسخ داده و سپس اقدام كند. فرد مسلمان نیز در مواجهه با صدای اذان و دعوت به اقامه نماز اگر بر اساس سؤالات علمی مذكور عمل كند براساس تأیید و توصیه عقل معاشاندیش، اقامه نماز اول وقت را در اغلب زمانها بر دیگر كارها ترجیح داده و برتر میشمارد.
اول آنكه این كار - یعنی نماز - باید انجام شود و ترك یا تأخیر در فرجه زمان شرعی مقدور نیست و حتی اگر به هر دلیلی اقامه نشود قضای آن بر فرد مسلمان و حتی وارث او واجب میشود. دوم آنكه نماز را براساس اصل وجوب عینی در فقه هر فردی باید رأسا و شخصاً اقامه كند و امری قابل تفویض نیست. سوم آنكه بین 5 حكم شرعی واجب، مستحب، مباح، مكروه و حرام اولویت دوم را دارد و این خود مشوق فرد دیندار و متشرع در عمل به این مهم است.
به همین سادگی و آسانی وجوب عقلی اقامه نماز اول وقت برای مسلمانان محرز است؛ حال آنكه شریعت چون بر آسانگیری بنا شده آن را مستحب میداند.
ودر اخر هم سخناني درباره ي مديريت زمان:
هروقت مي بينيد كار خيلي خوب پيش مي رود مي توانيد دو چيز ديگر راهم پيدا كنيد
1)ادم يك دنده و يك احساس وظيفه پيتردراكر(نويسنده و سخنران در حوضه ي مديريت)
2)علت هرشكستي عمل كردن بدون فكر است الكس مكنزي(متخصص مديريت زمان)
3)مهم ترين كار ما اين نيستكه ببينيم در دور دست هاي مبهم و ناپيدا چه چيزهايي وجود دارد كار ما اين است كه به انچه اشكارادر پيش رو داريم بپردازيم وينيستون چرچي
4)اگر نتوانيم وقت خودرا برنامه ريزي كنيم هيچ چيز ديگر را نمي توانيد اداره كنيد پيتردراكر