كلمات كليدي : سازمان، رابطه، ساختار، سازمان رسمي و غيررسمي
گذشته سازمان، حول محور دیدگاه ماکس وبر(۱۸۶۴-۱۹۱۹) میچرخد. کسی که در تجزیه و تحلیل دیوانسالاری(بوروکراسی) و سلسله مراتب اختیارات سازمانی، شهرت به سزایی دارد. ماکس وبر برای نخستین بار توانست، سازمان را از سایر نهادهای اجتماعی تفکیک کند. به گفته او سازمان یک رابطه اجتماعی است که طبق مقررات به افراد خارجی اجازه ورود نمیدهد. دستورات برای عملیات به وسیله افراد خاصی که عهدهدار این وظیفه هستند و در رأس سازمان قرار میگیرند اعمال میشوند و معمولا یک ستاد اداری و اجرایی دارد.
در وهلۀ اول سازمان، مستلزم وجود روابط اجتماعی است. یعنی فرد با سازمان رابطه متقابل(تعامل) دارد.
سازمان دربرگیرندۀ بخشهایی از جمعیت بوده و عدهای را مستثنی میکند. پس میتوان گفت سازمان به خودی خود، یک مرز دارد.
ماکس وبر در مورد سازمان، شاخصهای دیگری هم ارائه میکند. به گفته او نوع رابطه در سازمان، اداری است؛ نه خانوادگی. این تعریف باعث میشود که سازمان از سایر نهادهای اجتماعی؛ مثل خانواده تفکیک شود. همچنین یادآور میشود که سازمان، فعالیتهای مستمر و هدفدار برای تأمین هدف خاصی انجام میدهد. این دیدگاه وبر مورد توجه سایر تحلیل گران سازمانی قرار گرفت و پایه تعریفهایی شد که دیگران بعد از او ارائه کردند.
«سازمان پدیدهای اجتماعی به شمار میآید که به طور آگاهانه هماهنگ شده و دارای حدود و ثغور نسبتاً مشخص بوده و برای تحقق هدف یا اهدافی بر اساس یک سلسله مبانی دائمی فعالیت میکند.[1]
عبارت «به صورت آگاهانه هماهنگ شده»، دلالت بر مدیریت دارد. «پدیده اجتماعی»، دال بر این معناست که سازمان از افراد یا گروههایی که با هم در تعاملند تشکیل شده است. الگوهای تعاملی که افراد داخل سازمان از آن تبعیت میکنند تصادفی به وجود نیامده،بلکه در خصوص آنها قبلاً اندیشیده شده است. از این رو چون سازمانها پدیدههای اجتماعی هستند لذا الگوهای تعاملی اعضای آنها بایستی موزون و هماهنگ باشد تا ابهام و سردرگمی به حداقل برسد و در نتیجه اطمینان حاصل گردد که وظایف مهم سازمانی انجام میپذیرند.
یک سازمان، مرزهای نسبتاً مشخصی دارد. این مرزها به مرور زمان میتوانند تغییر کنند و ممکن است کاملاً واضح و روشن نباشند. اما به هر حال باید مرزهایی وجود داشته باشد تا بتوان اعضاء سازمان را از غیر اعضا باز شناخت. تشخیص چنین مرزهایی از طریق انعقاد قراردادهای رسمی و یا غیر رسمی بین اعضاء و سازمان صورت میگیرد.
در بیشتر جاهاییکه استخدام، برای دریافت حقوق و دستمزد صورت گرفته است، یک نوع قرار داد رسمی منعقد میگردد. در سازمانهای اجتماعی یا سازمانهای داوطلبانه افراد در ازای اعتباری که کسب میکنند و یا رضایتی که از کمک به دیگران احساس کرده، کاری را انجام میدهند. افراد با سازمان پیوند دائمی داشته؛ اما این پیوند دائمی عضویت مادامالعمر را تضمین نمیکند.
ساختار سازمان
تعریف ارائه شده از سازمان، لزوم هماهنگی رسمی الگوهای تعاملی اعضای سازمان را مشخص نمود. ساختار سازمانی تصریح میکند وظایف چگونه تخصیص داده شوند، چه کسی به چه کسی گزارش بدهد و ساز و کارهای هماهنگی رسمی و همچنین الگوهای تعاملی که باید رعایت شوند کدامند؟
ساختار(Structure) را به عنوان یکی از اجزاء سازمان که از عنصر پیچیدگی رسمیت و تمرکز تشکیل شده، تعریف میکنیم.
«پیچیدگی» حدود تفکیک درون سازمان را نشان میدهد. همچنین به میزان تخصصگرائی، تقسیم کار و تعداد سطوح در سلسله مراتب سازمان اشاره کرده و حد و حدودی که واحدهای سازمانی از لحاظ جغرافیایی پراکنده شدهاند را نیز تصریح میکند. البته پیچیدگی یک اصطلاح نسبی است.
حدی که یک سازمان برای جهتدهی رفتار کارکنانش، به قوانین و مقررات و رویهها متکی است "رسمیت" نام دارد.
تمرکز به جایی که اختیار تصمیمگیری در آنجا متمرکز است، اشاره دارد. در برخی سازمانها تصمیمگیری به شدت متمرکز است. مسائل و مشکلات به بالای هرم سازمانی منتقل شده و مدیران ارشد اجرائی، اقدام مناسب برای حل آنها برمیگزینند. نقطه متقابل این نوع تصمیمگیری، عدم تمرکز است. در این حالت اختیار تصمیمگیری در بین سطوح پایین سلسله مراتب سازمانی پراکنده شده است. پی بردن به این امر که، همراه با پیچیدگی و رسمیت، سازمان ممکن است حالت متمرکز به خود بگیرد و یا روی به عدم تمرکز آورد، از اهمیت زیادی برخوردار است. معمولاً تمرکز و عدم تمرکز را روی یک پیوستار (ó) نشان میدهند؛ که در یک سر آن تمرکز و در سر دیگر آن عدم تمرکز قرار دارد. جایگاه سازمان روی این پیوستار، عامل اصلی تعیینکننده نوع ساختار سازمانی است.