كلمات كليدي : سازمان و مديريت، سازمان دهي، فرآيند سازمان دهي، نگرش سنتي به سازمان، نگرش پويا به سازمان، وظايف سازمان دهي، وظايف مديران، اصول مديريت، طراح
نویسنده : فاطمه محمدی دولتآبادی
عصر ما، عصر سازمانهای بزرگ و پیچیده است و مدیر امروز باید از چگونگی سازماندهی و نحوه ایجاد این سازمانها و اصلاح و تغییر آنها آگاه باشد. برای نیل به هدفها، سازماندهی، گامی ضروری است و به کمک این فعالیت است که هدف کلی و مأموریت اصلی سازمان، در قالب هدفهای جزئیتر شده، وظایف واحدها، شکسته و تحقق آن میسر میشود.
در سازماندهی، وظایف و اختیارات و مسئولیتهای واحدها و پستها مشخص و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آنها معین میشود. سازماندهی، فعالیتی مستمر و مداوم است که مدیر همواره با آن روبرو است و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمیشود.[1]
فرآیند سازماندهی(Organizing)، تقسیم کار بین واحدها و مشاغل مشخص است؛ برای تحقق هدف معین و ایجاد هماهنگی لازم برای اطمینان از اینکه این واحدها و مشاغل، متناسب با هم عمل خواهند کرد؟[2]
وظایف سازماندهی
طبق نظر فایول جزئیات وظایف مدیر، برای سازماندهی، عبارتند از:
1. تأمین عوامل انسانی و مادی مورد نیاز برای تحقق برنامهی تنظیم شده؛
2. برقرار نمودن ساختار رسمی سازمان(اصل سلسله مراتب و اصل وحدت فرماندهی)، برای هدایت اختیارات و اجرای هماهنگ فعالیتها؛
3. تعریف نمودن وظایف و تشویق و ترغیب نمودن کارکنان برای پذیرش مسئولیت و ارائه ابتکارات؛
4. استفاده نمودن از اصل نظم و ترتیب و حفظ انضباط؛ تا ادارات یک سازمان به وسیله مدیران شایسته، بتوانند بالاترین خدمات را ارائه نمایند.[3]
نگرش سنتی به سازماندهی:
1. سازماندهی بر مبنای وظیفه: در این روش، واحدهای سازمانی را بر مبنای وظایف سازمان، طراحی و ایجاد میکنند. این روش از قدیمیترین روشهای سازماندهی محسوب میشود و هنوز هم در بسیاری از سازمانها، به ویژه برای سطوح عملیاتی، مورد استفاده قرار میگیرد و معمولترین شیوه سازماندهی است؛
2. سازماندهی بر مبنای محصول: در این روش واحدهای سازمانی را بر مبنای انواع محصولات و خدمات سازمان، طراحی و ایجاد میکنند؛ به طوری که هر واحد سازماندهی، مسؤول انجام کلیه عملیات ساخت و تولید یک محصول معین میشود و حتی گاهی اوقات، وظیفهی بازاریابی و فروش آن محصول را نیز به عهده میگیرد و کلیه واحدهای پشتیبانی مورد نیاز خود را به طور مستقل ایجاد میکند؛
3. سازماندهی بر مبنای فراگرد: در این روش، فعالیتهای سازمان را با توجه به "فراگرد تولید" یا "وسایل مورد نیاز برای تولید"، دستهبندی میکنند. به این ترتیب، افراد و تجهیزات را به منظور انجام عملیاتی خاص، در یک بخش جمع میکنند؛
4. سازماندهی بر مبنای ناحیه جغرافیایی: در این روش، فعالیتهای سازمان در هر منطقه یا ناحیه، گروهبندی شده و تحت نظر یک مدیر قرار میگیرد. معمولا در سازمانهای بزرگ از این نوع سازماندهی استفاده میشود؛
5. سازماندهی با توجه به نوع مشتری: مبنای اصلی دستهبندی فعالیتها در این نوع سازماندهی، مشتری است؛ که با توجه به نوع فعالیتهای سازمان شناسایی میشود. این نوع تقسیمبندی را معمولا از ردهی میانی به پایین مورد استفاده قرار میدهند؛
6. سازماندهی بر مبنای نوع بازار: در این روش سازمان را بر اساس بازارها یا مجاری بازاریابی تقسیمبندی میکنند و بر «بازاریابی» و کارآمد کردن «مجاری ارتباط با بازار» تأکید میشود؛
7. سازماندهی بر مبنای زمان فعالیت: در سازماندهی بر مبنای زمان، فعالیتها را بر مبنای زمان انجام آنها، دستهبندی میکنند. به طور مثال استفاده از کارکنان به صورت نوبتی که در بسیاری از سازمانها معمول است.
نگرش پویا به سازماندهی و استفاده از الگوهای ترکیبی
1. سازماندهی بر مبنای برنامه و پروژه: اگر در سازماندهی بر مبنای محصول(به جای محصول)، برنامهها و طرحهای سازمانی را مبنای سازماندهی قرار میدهیم، در سازماندهی بر مبنای پروژه، کل سازمان به بخشهای کوچکتری(به صورت گروههای مستقل)، تقسیم میشود. از محاسن ساختار پروژهای آن است که ضعف عملکرد یک واحد از سازمان، کل سازمان را تحت تأثیر خود قرار نمیدهد و مشکلات ناشی از کندی ارتباطات و سلسله مراتب طولانی، کاهش مییابد؛
2. سازماندهی خزانهای(ماتریسی): اگر سازماندهی بر مبنای وظیفه را با سازماندهی بر مبنای محصول(مشتری یا ناحیه) ترکیب کنیم، شیوهی جدیدی برای سازماندهی به دست میآید که آن را سازماندهی خزانهای مینامند؛ در این شیوه افراد متخصص تحت نظر دو نوع سرپرستی قرار میگیرند و به انجام وظیفه میپردازند؛ به این ترتیب که از حیث تخصصی تحت نظر مدیر خزانهی تخصصی قرار میگیرند و از حیث برنامه یا پروژهای که انجام آن را به عهده دارند، تحت نظر مدیر پروژه هدایت میشوند. میتوان گفت که سازماندهی خزانهای، در واقع شکل پیشرفتهتری از سرپرستی چندجانبه است و برای سازمانهای بزرگی که فعالیتهای فنی پیچیده و متنوعی را انجام میدهند مناسب است؛
3. سازماندهی با گروههای متداخل: سازمان را میتوان به صورت شبکهای از گروههای متداخل تصور کرد؛ در این حالت ممکن است فردی که در یک گروه به عنوان رئیس انجام وظیفه میکند، در یک گروه در نقش مرئوس قرار گیرد؛ یعنی با دو نقش متفاوت در دو گروه متفاوت عضویت داشته باشد. بنابراین عملکرد کلی سازمان علاوه بر کیفیت کار گروه ها، مرهون نحوهی ارتباط و پیوستگی آنان نیز خواهد بود.[4]