كلمات كليدي : برنامه¬ريزي، مديريت پروژه، پروژه، شبكه، روش مسير بحراني(CPM)، روش گرافيكي ارزشيابي و بازنگري(GERT)، كنترل، وقايع مهم، مديريت صنعتي
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
برای برنامهریزی، تحلیل، زمانبندی و نظارت برکارها و فعالیتها، روشهای گوناگونی ابداع شدهاند، که نمودار میلهای و روشهای تحلیل شبکه از رایجترین روشهای برنامهریزی و زمانبندی پروژهها هستند.
با گسترش استفاده از نمودارهای میلهای، مشخص شد که این نمودارها قابلیت آنرا ندارند، که امکان نظارت مدیران را بر نحوه اجرای فعالیتهای پروژهها، در سطحی مناسب و کافی فراهم آورند. بهعنوان مثال؛ با استفاده از نمودار میلهای، مدیران پروژه در پایان هر هفته یا هر ماه، گزارشی از درصد پیشرفت پروژه دریافت میکردند؛ اما نمیتوانستند میان مدت اجرای فعالیتها، درصد پیشرفت آنها و هزینههای پرداختی، رابطهای بیابند و پروژه را بهطور کارآمد و ثمربخش کنترل کنند. همچنین همزمانی کارهای برنامهریزی پروژه؛ یعنی شناخت فعالیتها، برآورد مدت اجرا و ترسیم نمودار برای آنها و نامشخص بودن روابط میان فعالیتها، از دیگر معایب نمودارهای میلهای هستند. ازاینرو روشهای تحلیل شبکه برای جبران نقاط ضعف نمودار میلهای طراحی شدند.[1]
روشهای تحلیل شبکه از دهه پنجاه میلادی که تا امروز بسیار گسترده شدهاند، در یک طبقهبندی کلی به دو دسته روشهای قطعی یا غیراحتمالی و روشهای غیر قطعی یا احتمالی دستهبندی میکنند. روشهای ترسیمبرداری فعالیتها (روش مسیر بحرانی در این گروه قرار دارد)، روش ترسیم مستطیلی فعالیتها، روش ترسیم دایرهای فعالیتها، روش شبکه مبتنی بر زمان و روش ارزشیابی و بازنگری برنامه(PERT)، جزء روشهای غیر احتمالی و روش گرافیکی ارزشیابی و بازنگری (GERT) (Graphical Evaluation and Review Technique) جزء روشهای احتمالی است.[2]
سابقه روشPERT
در سال 1958 میلادی نیروی دریایی ایالات متحده آمریکا، مشغول بررسی برای ساخت موشک پولاریس بود. در این پروژه حدود سه هزار پیمانکار اشتغال داشتند و تعداد قطعاتی که قرار بود، برای ساخت سیستم نهایی به یکدیگر مونتاژ شوند، به دوازده هزار قطعه میرسید. آمار پروژههای قبلی نیروی دریایی ایالات متحده نشان میداد که زمان، بهطور متوسط 45 درصد طولانیتر و بودجه صرفشده بهطور متوسط 250 درصد بالاتر از مقادیر پیشبینیشده بود. مدیریت پروژه پولاریس با توجه به آمار فوق، تصمیم گرفت، ضمن ایجاد یک گروه پژوهشی، یک روش کارآ و علمی را برای مدیریت پروژه ابداع کند. گروه مذکور با همکاری دفتر پروژههای خاص نیروی دریایی، شرکت هواپیماسازی لاکهید و یک شرکت مشاوره مدیریّت به نام بوز و هامیلتون[3] شروع به کار برای ابداع این روش کردند. روش PERT، در نیمه اول سال 1958 توسط این گروه ابداع شد.
اساس روش PERT بر این اصل متکی بود که میبایست، رویدادهای کلیدی؛ که لازم است، در تاریخهای معیّنی به وقوع بپیوندند باید تعیین شوند. این رویدادهای کلیدی یا وقایع مهم را سنگهای مسافتنما(Mile Stones)، نامیدهاند. برای بررسی موقعیت پروژه در تاریخهای معین کافیست تا وضعیت این رویدادهای کلیدی را مورد بررسی قرار داد؛ تا وضعیت و میزان پیشرفت پروژه مشخص شود.
با کاربرد روش PERT برای مدیریت و کنترل پروژه پولاریس، این پروژه سریعتر از آنچه پیشبینیشده بود؛ با موفقیّت به پایان رسید. جالب توجه است که مطالعات و پژوهشها، برای رسیدن به روشهای PERT و CPM، تقریبا در یک زمان انجام میشدند و هیچیک از دو گروه تحقیقاتی از کارهای گروه دیگر اطلاعی نداشتند؛ با این وجود، اساس هر دو روش بر نمودارهای شبکه متکی است و از نظر دستورالعملهای محاسبه، کاملا مشابه میباشند.
امروزه با کاربرد روشهای PERT و CPM، علاوه بر محاسبات زمان، مسائلی نظیر تخصیص و تسطیح منابع مالی، نیروی انسانی و تجهیزات همچنین مسائل مربوط به موازنه هزینه و زمان قابل حلّ هستند. علاوه بر روشهای PERT و CPM برای پروژههایی که در آنها فعالیتهای احتمالی وجود دارد -یعنی در آغاز پروژه، انجام و یا عدم انجام آنها قطعیت ندارد- روش GERT توسط شرکت رند در آمریکا ابداع گردید.[4]
مزایای کاربرد روشهای برنامهریزی شبکه
1. به حداقل رسیدن احتمال عدم توجه به مراحل و فعالیتهای لازم برای پروژه، با توجه به اهداف تعیینشده، برای پروژه و فعالیتهای لازم برای رسیدن به اهداف؛
2. فراهم شدن امکان انتقال اطلاعات پروژه بین افراد درگیر در آن، در سطوح مختلف مدیریّتی و اجرایی، بهوسیله خروجیهای این شبکهها؛
3. مشخص شدن میزان منابع لازم در مقاطع مختلف زمانی در طول اجرای پروژه؛
4. فراهم شدن امکانات لازم، برای کنترل و تجزیه و تحلیل هزینهای هر یک از فعالیتها، به طور مجزا؛
5. فراهم شدن بررسی و تجزیه و تحلیل مسائل مرتبط با تأخیرها و تغییرات، در مشخصات و نقشهها؛
6. مشخص شدن میزان کارآیی کارکنان و سرعت پیشرفت کار؛
7. فراهم شدن امکان تمرکز منابع، برای اجرای به موقع فعالیتهای بحرانی(که از نظر زمانی و تاریخهای شروع و پایان، دارای محدودیّت بیشتری هستند).[5]
مراحل لازم برای بهکارگیری PERT
1. شناسایی فعالیتهای لازم برای تکمیل پروژه؛
2. تعیین ترتیب انجام رخدادها؛
3. ترسیم جریان فعالیتها از شروع تا پایان و شناسایی رابطه فعالیتها با یکدیگر؛
4. محاسبه تخمین زمانی برای هرکدام از فعالیتها، که با استفاده از میانگین زمان خوشبینانه -که برابر است با طول مدت انجام فعالیت در شرایط ایدهآل و محتملترین زمان انجام فعالیت، در شرایط عادی- و زمان بدبینانه -که نشاندهنده زمانی است که فعالیت در بدترین شرایط ممکن، انجام شود-، به دست میآید.[6]
تفاوت PERT با CPM و فعالیت
مراحل لازم برای بهکارگیری روش CPM هم به شرح مذکور است؛ اما در روش مسیر بحرانی((CPM، تنها در مرحله چهار از محتملترین زمان ممکن (برآوردشده) استفاده میشود.[7]
قابل ذکر است که برای نشاندادن فعالیتهای یک پروژه و ترتیب تقدّم و تأخّر آنها بهصورت عینی، معمولا شبکهای ترسیم میشود.[8] در شبکه هر پروژه، حداقلّ یک راه از رویداد آغاز پروژه، تا رویداد پایان پروژه وجود دارد؛ که شامل طولانیترین زمان است. به این مسیر، مسیر بحرانی گفته میشود. در متون علمی، کنترل پروژه ذکر میشود که در بین همه فعالیتهای پروژه، فقط فعالیتهای موجود در مسیر بحرانی، تفاضل بین دیرترین و زودترین تاریخ (هر دو تاریخ برآوردی هستند)، وقوع آنها حداقل است؛ که به این فعالیتها، فعالیتهای بحرانی گفته میشود.[9] در واقع مسیر بحرانی، مسیری است که از آغاز تا پایان، همواره از فعالیتهای بحرانی عبور میکند. قابل توجه است که مدت اجرای پروژه نیز برابر طول مسیر بحرانی است.[10]
در ادبیات کنترل پروژه، فعالیت عبارت است از کاری که برای اجراشدن به زمان و سایر منابع(نیروی انسانی، تجهیزات، ابزار، مواد و مصالح)، نیاز دارد و واقعه، نشانگر لحظهای از زمان است، که منابع لازم برای وقوع یا تحقق آن بهوسیله فعالیتها، صرف میشود؛ یعنی واقعه احتیاجی به منابع ندارد و شروع و خاتمه هرفعالیت، یک واقعه است. مدیران تراز اول یک پروژه، معمولا به تاریخ وقوع برخی از وقایع؛ مانند شروع یا خاتمه بعضی از مراحل اجرای یک پروژه، همچنین شروع و خاتمه برخی از فعالیتهای کلیدی و اساسی پروژه، توجه و علاقه بیشتری دارند. اینگونه وقایع را وقایع مهم( Mile Stones) مینامند.[11]
شبکه PERT، علاوهبر نمایش توالی فعالیّتهای لازم برای تکمیل پروژه، هزینه و زمان مربوط به هرکدام از فعالیتها را نشان میدهد. مدیر میتواند نقاط مشکلآفرین را شناسایی کرده و اثرات فعالیتهای جایگزین را بر برنامه کاری و هزینهها آسان کند.
روش PERT برای طراحی و ایجاد ساختمانها، تأسیسات، کارخانجات، مطالعات محیطی، طراحی نرمافزار، انجام طرحهای تحقیق و توسعه و حتی برنامهریزی برای کنفرانسهای بزرگ مورد استفاده قرار میگیرد.[12]