كلمات كليدي : هدفگذاري، مشاركت كاركنان، شاخصهاي ارزيابي، ارزيابي عملكرد، مباني سازمان و مديريت
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
مدیریت بر مبنای هدف، یک نظام مدیریتی فراگیر است که کوششهای کلیدی مدیران را به شیوهای منطقی یکپارچه میکند و به گونهای آگاهانه برای دستیابی اثربخش و کارآمد به هدفهای فردی و سازمانی جهتگیری شده است.[1]
به رغم استفاده گسترده از مدیریت بر مبنای هدف، هنوز اتفاق نظر بر سر معنای آن وجود ندارد. عدهای آن را یک وسیله ارزشیابی، برخی، شیوهای انگیزشی و برخی، مدیریت بر مبنای هدف را ابزار برنامهریزی و نظارت میدانند.[2]
این روش، به وسیله پیتر دراکر در سال 1954 در کتاب تمرین مدیریت ارائه شد.[3] در همان سالها، اودریون(صاحبنظر مدیریت مؤسسه ماساچوست) بصورت مجزا از دراکر، مشغول بحث و بررسی روی این موضوع بود[4]. در سال 1957 داگلاس مکگریگور طی مقالهای روشهای سنتی ارزشیابی که بر ویژگیهای شخصی زیردستان استوار بود، خرده گرفت و روش تازهای که در آن زیردستان، مسئولیت تعیین هدفهای کوتاهمدت را بر عهده میگیرند و این هدفها را با بالادستان خود، بازنگری میکنند، پیشنهاد کرد. براین اساس برخی مکگریگور را نیز از واضعین سیستم مدیریت بر مبنای هدف میدانند.[5]
فرایند
مدیریت بر مبنای هدف، به مجموعهای از رویههای رسمی یا نسبتا رسمی اطلاق میشود، که با تعیین هدف، شروع و دامنه آن تا مرز بررسی عملکردها کشیده میشود[6]. مدیران و زیردستان باهم همکاری میکنند، تا هدفهای مشترک را تعیین نمایند. مسئولیت هر شخص به صورتی دقیق، بر حسب نتایج قابل سنجش(هدف)، تعیین میشود، که زیردستان به هنگام برنامهریزی کارهای خود، باید آنها را بکار بندند؛ یا رعایت کنند. مدیران رده پایین و مقامات ارشد سازمان، باید پیشرفت امور را کنترل کنند. ارزیابی عملکرد به وسیله هر دو گروه، رئیس و مرئوس انجام میگردد و چند مدت یکبار، یعنی به صورت منظم، امور انجامشده مورد بررسی قرار میگیرد[7].
مدیریت و برنامهریزی بر مبنای هدف، برای ترکیب اهداف فردی و سازمانی بکار میرود و براین عقیده استوار است که مشارکت توام رئیس و کارکنان در تبدیل اهداف کلی به اهداف فردی، تأثیر مثبتی بر عملکرد کارکنان دارد. فکر اصلی این نظام، این است که تدوین و پذیرش طرفینی تمامی اهداف، تعهد قویتری را در کارکنان ایجاد میکند؛ تا اینکه سرپرست، یک جانبه هدفگذاری کرده، آنها را به زیردستان تحمیل کند.[8]
مراحل
مراحل برنامهریزی بر اساس هدف و نتیجه عبارتند از:
1- تعیین رسالت و ماموریت ها
2- تعیین نتایج مورد انتظار
3- تعریف شاخص های ارزیابی
4- تعریف هدف های عملیاتی
5- تنظیم برنامه های عملیاتی
6- طراحی سیستم کنترل عملیات[9]
ارکان
1. تعهد به اجرای برنامه: در هر سطحی از سازمان مدیران متعهد میشوند تا هدف های سازمانی و شخصی را که در اجرای مدیریت بر مبنای هدف تعیین شدهاند، تامین نمایند. مدیران با زیردستان تشکیل جلسه میدهند تا هدف هایی را تعیین کنند و سپس با پیشرفت کارها به صورت دائم کارهای انجام شده را مورد بررسی قرار دهند.
2. تعیین هدف به وسیله مقامات ارشد سازمان: برنامه های مدیریت بر مبنای هدف مؤثر و موفق، معمولا به وسیله مدیران ارشد شروع میشوند، یعنی همان کسانی که استراتژی سازمان را تعیین میکنند و هدف هایی را که اولویت بیشتری دارند در هدف های سالانه میگنجانند.
3. هدفهای فردی: در اجرای برنامه مدیریت بر مبنای هدف، مسئولیتها و هدفهای هر مدیر و زیردستان، به صورت مشخص تعیین میگردد. مقصود از تعیین هدفها به صورت مشخص در همه سطوح، این است که به کارکنان کمک شود، تا به صورتی دقیق، از این امر آگاه گردند که از آنها چه انتظار میرود. هدفهای فردی باید در جلساتی که با مشارکت زیردستان و سرپرستان تشکیل میگردد، تعیین شود؛ زیرا هر فردی به خوبی میداند که از عهده چه کارهایی برمیآید و بدینگونه، هدفها را با معیارهای واقعی و قابل حصول تعیین میکنند. مدیران هم به نوبه خود، میتوانند زیردستان را یاری کنند؛ تا آنها تصویر روشنتری از خواستههای مدیران به دست آورند و در راه از میان برداشتن موانع به آنها کمک کنند. بدین وسیله مدیران، باعث اعتماد بیشتر زیردستان به تواناییهای خود میشوند.
4. مشارکت: میزان مشارکت افراد در تعیین هدفها در سازمانهای مختلف متفاوت است. به عنوان یک قانون کلی میتوان گفت که هرقدر مشارکت مدیران و زیردستان در تعیین هدفها بیشتر باشد احتمال دستیابی به آن هدفها بیشتر خواهد شد.
5. استقلال در اجرای برنامه: پس از آن که هدفها تعیین و مورد توافق مدیریت و سایر اعضای سازمان قرار گرفت، در رابطه با شیوه اجرای عمل، افراد از اختیارات بیشتری برخوردارند. مدیران در چارچوب سیاستهای سازمان برای اجرای برنامهها، میتوانند آزادی عمل داشته باشند و بدون این که تحت نظارت و دخالت مقامات بالاتری قرار گیرند، آن برنامهها را به اجرا درآورند.
6. بررسی عملکردها: مدیران و زیر دستان هر چند مدت یکبار تشکیل جلسه میدهند تا پیشرفت کارها بررسی نمایند. در این جلسه آنها مسائل به وجود آمده را مشخص میکنند و آن چه را که هر یک از آنها برای حل مساله و یا مسائل مزبور میتوانند انجام دهند را نیز مشخص میکنند. برای این که این اقدامات به صورت منصفانه و معقول انجام شود نتیجه عملکردها باید قابل سنجش و اندازهگیری باشد تا به هنگام ارزیابی از قضاوت ذهنی استفاده نشود[10].
محاسن و معایب مدیریت بر مبنای هدف:
برخی افراد نظیر دمینگ، به شدت مخالف این شیوه مدیریت هستند و معتقدند که هدف مدیریت، باید توأم با بهبود مستمر باشد و نه یک هدف ثابت.[11]
برخی مطالعات نیز نشان میدهند، که مدیریت بر مبنای هدف، باعث بهبود در دستیابی به هدفها و افزایش مداوم در بهرهوری میشود. همچنین با این روش میتوان تلاشهای مدیران را یکپارچه کرد و برای اثربخش کردن مدیریت برمبنای هدف باید آن را بصورت یک نظام فراگیر در نظر گرفت؛ نه افزودهای به کار مدیریت. [12]
تجارب کسب شده از کاربرد روش مدیریت بر مبنای هدف حاکی از آن است که این روش محاسن و معایب متعددی دارد:
الف) محاسن
1. توسعه ارتباط کارکنان و مدیران؛
2. ایجاد توافق میان کارکنان و مدیران درمورد محتوای کار و اهمیت نسبی وظایف عمده؛
3. بهبود شیوه بکارگیری منابع انسانی و بهرهوری کارکنان؛
4. پیشرفت کارکنان و ارتقای کیفی مهارت و تواناییهای آنها؛
5. بهبود عملکرد کارکنان و افزایش تعهد آنها به تحقق اهداف؛
6. بهبود معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان؛
7. بهرهمندی سازمان از خلاقیت و استعدادهای بالقوه کارکنان در نوآوری؛
8. بهبود فراگرد برنامهریزی کلی در سازمان.
ب) معایب
1- وقتگیری بیش از حد؛
2- تأکید بیش از حد بر مستندسازی؛
3- عدم امکان تعدیل سریع اهدافی که در عمل، غیر منطقی به نظر میرسند؛
4- وابسته بودن این روش به میزان حمایت مدیران عالی؛
5- توانایی کم بعضی از کارکنان در تعیین اهداف.[13]