كلمات كليدي : سازمان، سازمان دهي، انواع سازمان، نمودار سازماني، سازمان دهي ماتريس، اصول سازماني، مديريت آموزشي
نویسنده : راضيه ابراهيم زاده
سازمان، یک پدیده اجتماعی بوده و از جمع عده‌ای از افراد که توانایی همکاری داشته و با ایجاد روابط گوناگون برای نیل به هدف مشترکی کوشش می‌نمایند، تشکیل میشود. آنچه در سازمان‌ها به صورت یکسان و مشابه وجود دارد، اصل نیاز به تقسیم کار و در نتیجه، همکاری و هماهنگی است برای وصول به هدف که در حقیقت به منظور نیازهای معینی تعیین گردیده است.[1]
تعریف سازمان
سازمان، عبارت است از کوشش جمعی براساس روابط منظم و منطقی برای رسیدن به هدف مشترکی که هر یک از افراد به تنهایی از رسیدن به آن عاجزند.[2]
سازمان، دربرگیرنده‌ی مجموعه‌ای از فعالیت‌های مختلفی است که بر محور "اختیار" و "مسئولیت" با یکدیگر پیوند داشته و توسط منابع انسانی، بر طبق "تقسیم کار و شرح وظایف" به انجام رسانده میشود. به‌طور کلی در این تعریف، ویژگی‌های سازمان به شرح زیر می‌باشد:
· سازمان‌ها، سیستم‌های اجتماعی هستند. به عبارت دیگر، انسان‌ها به صورت گروهی در آنها فعالیت می‌کنند.
· سازمان‌ها، دارای فعالیت‌هایی هستند که بین آنها هماهنگی وجود دارد.
· سازمان‌ها، هدفدار می‌باشند، بدین معنی که افراد در آنها دارای اهداف معینی هستند.
براساس گفته شروود و فینفر: سازمان، الگویی از روش‌هاست که از طریق آن، تعداد زیادی از انسان‌های درگیر در وظایف گوناگون را از طریق تبیین منظم اهداف مورد توافق، با یکدیگر مرتبط می‌نماید.[3]
تعریف سازماندهی
می‌توان گفت، اصطلاح سازمان در مدیریت دو معنای متداول دارد. در معنای اول آن، سازمان به هر مؤسسه یا گروه کاری اطلاق میشود. برای مثال هر مدرسه یا اداره دولتی یا هر تیم ورزشی را می‌توانیم سازمان بنامیم. در معنای دوم، فراگرد سازماندهی، یعنی جریان نظم و ترتیب دادن به کار و فعالیت و تقسیم و تکلیف آن به افراد، به منظور انجام دادن کار و تحقق هدف‌های معین، می‌باشد. در نتیجه سازماندهی، ایجاد ساختار سازمان است و ساختار سازمان، روابطی منظم و منطقی که لازمه فعالیت اعضای سازمان است را به وجود می‌آورد. به وسیله سازماندهی، طرق و وسایل منظمی برای تفکیک و هماهنگی منابع انسانی و مادی جهت تحقق هدف‌های سازمان فراهم میشود.[4]
پس، سازماندهی عبارت است از فرایندی که توسط آن، ساختار یک سازمان ایجاد و نگهداری میشود. تقسیم کار میان افراد و گروه‌های کاری و هماهنگی میان آنها، به منظور نیل به هدف‌های سازمان صورت می‌پذیرد.[5] سازماندهی طی مراحل زیر، صورت می‌گیرد:
· تشخیص فعالیت‌های لازم برای رسیدن به اهداف و اجرای خط مشی و برنامه‌ها.
· گروه‌بندی فعالیت‌ها با توجه به منابع انسانی و مادی موجود و تشخیص بهترین مسیر استفاده از آنها
· دادن اختیار عمل و حق دستوردهی و تصمیم‌گیری برای انجام دادن کار به مسئول هر گروه
· ارتباط دادن واحدهای گروه‌بندی‌شده، به یکدیگر به صورت عمودی و افقی و از طریق روابط اختیار و شبکه ارتباطی.[6]
اجرای مراحل فوق مبتنی بر اصول سازماندهی و مدیریت است که اهم این اصول عبارتند از: وحدت هدف، وحدت فرمان، تقسیم کار بر مبنای تخصص، گروه‌بندی وظایف، حیطه نظارت، سلسله‌مراتب، صف و ستاد و هماهنگی.
اصول سازمانی
وحدت هدف: منظور آن است که تمام فعالیت‌های سازمان، در جهت یک هدف خاص و مشترک هدایت و از پراکندگی فعالیت‌ها و تلاش‌های مغایر با هم، خودداری گردد.[7]
وحدت فرمان[8]: وحدت فرمان یعنی یک عضو زیردست، تنها در مقابل فردی که اقتدار و مسئولیت را به او واگذار کرده است، پاسخگو باشد.[9] وحدت فرمان با اصل دیگر مدیریت، یعنی زنجیره فرمان یا سلسله‌مراتب، بستگی دارد. سلسله‌مراتب به یک سلسله روابطی اشاره میکند که از رأس سازمان(مدیر سازمان) شروع و در پایین به کارکنان عملیاتی ختم میشود. سلسله‌مراتب یا زنجیره فرمان، به صورت یک هرم تصور میشود.[10]
سلسله‌مراتب[11]: به نظر فایول، سلسله‌مراتب به معنای خط و فرمان یا جریان قدرت و اختیار از بالاترین سطح به پایین‌ترین سطح مؤسسه است که تبعیت از این سلسله‌مراتب ضروری است. طبقات افقی، یکی پس از دیگری قرار دارند که هر طبقه نسبت به طبقه‌ی بی‌واسطه‌ی مافوق خود، مسئول هستند و لذا سلسله‌مراتب، مسئولیت زیردست‌ها را به مافوق‌ها در یک سازمان نشان می‌دهد. با توجه به اصل حیطه‌ی نظارت در بنای یک سازمان، به‌تدریج که از بالای سازمان به پایین می‌رسیم، تعداد کارکنان هر طبقه به طبقه‌ی قبل افزایش می‌یابد.[12]
اصل سلسله‌مراتب، گویای این امر است که قدرت و مسئولیت بایستی در یک خط مستقیم و به صورت عمودی، از مدیریت رده بالا به رده پایین منتقل شود.[13] بنابراین، زنجیره فرمان یا سلسله‌مراتب، مجرای رسمی سازمانی برای تعیین اختیار، مسئولیت و ارتباطات است. چون این پدیده‌های سازمانی پیچیده‌اند، از اینرو لازم است که هیچ فرد زیردستی در معرض مستقیم بیش از یک مافوق قرار نگیرد، یعنی فقط از یک سرپرست دستور بگیرد و فقط به او گزارش دهد.[14]
حیطه نظارت[15]: که به نام "حیطه سرپرستی"، "حیطه مدیریت" و "قلمرو نظارت" نیز خوانده میشود، تعیین‌کننده تعداد کارمندانی است که یک مدیر می‌تواند به نحو مؤثر کار آنها را اداره و سرپرستی کند. بدین جهت هر سازمانی با توجه به طبیعت کار و وظایفی که بر عهده افراد گذارده است، دارای حیطه نظارت خاصی می‌باشد و مدیران نیز با توجه به مسئولیت‌هایی که در سطوح مختلف سازمانی دارند، دارای قلمرو نظارت متفاوتی می‌باشند.[16]
حیطه نظارت، اندازه و وسعت واحد کار را مشخص میکند. طبق اصول سنتی مدیریت، حیطه نظارت مدیر، از لحاظ وسعت و اندازه، حتی‌الامکان باید کوچک باشد.[17] منظور این است که، در هر سازمان، هر وظیفه و محدوده‌ی آن، از نظر وسعت با توانمندی مقام نظارت‌کننده، تعداد کارکنان و میزان امکانات موجود، تناسب داشته باشد. این اصل، در انواع سازمان‌هایی که افراد انسانی در آنها، تشکیل یافته‌اند، صادق است. پس با توجه به این نکته، ضرورت دارد که به نسبت پیچیدگی و نوع مسئولیت‌ها، از تعداد افرادی که باید زیر نظر و هدایت یک فرد قرار گیرند، کاسته شود. همچنین وسعت یا محدودیت حیطه‌ی نظارت به توانایی مدیران، تخصص آنها، نوع کار، قابلیت‌های کارکنان و دیگر عوامل بستگی دارد.[18]
تقسیم کار[19]: عبارت است از تفکیک وظایف میان افراد به‌طوری که هر فرد، به جای انجام همه کارها، مسئول وظیفه یا مجموعه وظایف معینی شود.
گروه‌بندی وظایف[20]: عبارت است از تفکیک فعالیت‌های سازمان به‌طوری که وظایف و مشاغل مشابه و مرتبط در واحدهای معینی انجام گیرند.[21] تقسیم کار و تعیین وظایف و طبقه‌بندی آن، مستلزم رعایت اصول "شایستگی و تخصص" است. رعایت این اصل موجب شکل‌گیری واحدهای "صف و ستاد" در سازمان شده است و هرچه سازمان گسترده‌تر باشد، اهمیت توجه به اصل تقسیم کار، نیز آشکارتر می‌گردد. معمولا پس از تعیین اهداف سازمان، هر برنامه را نیز به فعالیت‌های مختلف تقسیم کرده و اجرای آنها را به افراد مختلف واگذار می‌کنند. آنچه باید مورد توجه قرار گیرد این است که، واگذاری مسئولیت‌ها به افراد باید براساس "حجم کار"، "لیاقت"، "ذوق" و "علاقه فرد" در رعایت تجانس وظایف باشد.[22]
صف و ستاد[23]: صف، شامل آن دسته از واحدها، گروه‌ها و افرادی است که فعالیت آنها، مستقیما به تأمین هدف سازمان کمک میکند.[24] ترکیب عمودی یا صف، تقسیم کار را براساس سلسله‌مراتب اداری مطرح ساخته و جریان قدرت و اختیار را از بالاترین رده‌ی مدیریت آغاز و در پایین‌ترین رده‌ی اجرای عملیات ادامه می‌دهد. پس واحدهای صف، مأمور اجرای کلیه عملیاتی هستند که مستقیما منتهی به برآورده شدن هدف یا اهداف سازمان می‌شوند و دستورات اجرایی را از طریق خطوط فرماندهی دریافت می‌کنند.[25]
ستاد، آن دسته از واحدها، گروه‌ها و افرادی است که فعالیت آنها به‌طور غیرمستقیم به اجرای وظایف اصلی سازمان کمک می‌نماید.[26] در واقع ستاد، شامل تمام وظایفی است که تحت عنوان صف قرار نمی‌گیرند. بنابراین، هدف سازمان، ملاک تشخیص وظایف و مسئولیت‌های صف از ستاد است. در سازمان‌های آموزشی، وظایف آموزشی، وظایف صف است. وظایف دیگر، نظیر برنامه‌ریزی، ارزشیابی، امور مالی، تدارکاتی و غیره وظایف ستادی هستند.[27] واحدهای ستادی را می‌توان به ستاد شخصی و تخصصی تقسیم نمود.
· ستاد شخصی: از فرد یا افرادی تشکیل میشود که به یک نفر رئیس، در انجام وظایفی که بر عهده دارد، کمک می‌نماید مانند مشاوران وزیر یا مشاوران ریاست دانشگاه.
· ستاد تخصصی: این ستاد، به کلیه مدیران مسئول، در اموری که تخصص آنهاست، یاری میکند تا کارآیی سازمان افزایش یابد. ارتباط میان ستاد تخصصی و مدیران صف ممکن است مشورتی، خدماتی، نظارتی و یا وظیفه‌ای، در مورد فعالیت‌های صف باشد.[28]
اختیار[29] و مسئولیت: اختیار، قدرتی است که به فرد سازمانی داده میشود تا اجرای وظایف خاصی را عهده‌دار شود. مسئولیت، عبارت است از تعهد فرد سازمانی در استفاده از اختیارات، برای انجام آن وظایف. اختیار را حق انجام دادن کار و مسئولیت را تعهد و الزام در انجام آن کار گفته‌اند. مفهوم اختیار در سازمان، یعنی انتقال قسمتی از اختیارات مدیر به بعضی از همکاران اداری خود.[30]
هماهنگی[31]: تقسیم وظایف و تشکیل واحدهای کار و فعالیت، هماهنگی آنها را الزامی می‌سازد. هماهنگی، عبارت است از فراگرد ایجاد وحدت و یگانگی میان اهداف و فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان به نحوی که هدف‌های سازمان، به‌طور مؤثر تحقق یابند. بدون پیش‌بینی تدابیر هماهنگ‌کننده، افراد و واحدهای سازمانی ممکن است از هدف‌های سازمانی، انحراف پیدا کنند.[32]
انواع سازمان
به‌طور کلی، سازمان‌ها را می‌توان به دو دسته تقسیم کرد:
سازمان‌های رسمی: این سازمان‌ها، برطبق طرح و نقشه قبلی به وجود می‌آیند، سلسله‌مراتب مشخصی دارند و روابط اعضاء خشک و رسمی است؛ مانند سازمان‌های اداری، آموزشی، اقتصادی، سیاسی و غیره.[33] به عبارت دیگر، سازمان رسمی که شامل ساخت سلسله‌مراتب اداری است، در آن مقام‌ها، مسئولیت‌ها، اختیارات و خطوط فرماندهی به وضوح استواریافته و تعریف‌شده است. می‌توان گفت، سازمان رسمی به معنای ساخت هدفدار نقش‌ها در یک مؤسسه می‌باشد.[34]
سازمان‌های غیررسمی: این سازمان‌ها، از برقراری یک سلسله روابط عاطفی بین اعضای سازمان به وجود می‌آیند. سازمان غیررسمی معمولا همزمان یا پس از تشکیل سازمان رسمی به وجود می‌آید. در واقع، در درون و بطن سازمان‌های رسمی، گروه‌های احساسی بر مبنای نگرش‌ها و ارزشیابی مشترک فرهنگی و علایق مشترک، از طریق برقراری روابط دوستانه، صمیمی و شخصی به وجود می‌آیند. در حقیقت سازمان‌های غیررسمی، برخاسته از آرمان‌ها و تمایلات درونی اعضا است و در نمودار ظاهری و رسمی سازمان متجلی نمی‌باشد، ولی در تحقق اهداف افراد سازمان و یا در رکود و ایجاد فضای نامساعد آن، تأثیر زیادی دارد.[35]
نمودار سازمانی
منظور از نمودار سازمانی، نشان دادن ارتباط مشاغل با یکدیگر و همچنین ارتباط واحدهای تابعه سازمان در قالب شبکه‌ای از اختیارات و مسئولیت‌هاست. این نوع نمودار، همچنین نشان‌دهنده‌ی سلسله‌مراتب سازمانی، تقسیم وظایف و مشاغل صفی و ستادی است که معمولا در بیشتر کشورها به صورت هرمی ترسیم میشود و به نمودار هرمی نیز معروف است.[36]
نمودارهای سازمانی، وسیله‌ای برای شناسایی(تشریح وظایف و سمت‌های) اعضای سازمان به شمار می‌آیند. نمودارهای سازمانی به عنوان وسیله برقراری ارتباطات و جریان اطلاعات در سازمان‌ها می‌باشد.[37]
انواع نمودار سازمانی
· نمودار ساده: تصویر طرح کلی سازمان، سلسله‌مراتب اداری و روابط واحدهای تابع سازمان را به یکدیگر مجسم می‌نماید. این نوع نمودار، حاوی پست‌ها یا مقام‌ها بوده و نشان‌دهنده عناوین سازمانی آنهاست.[38]
· نمودار وظایف: این نوع سازماندهی، شاید رایج‌ترین طرح‌ریزی سازمانی باشد که در آن فعالیت‌های اصلی سازمان در بالاترین رده و سلسله‌مراتب مدیریت منعکس است. نمودار وظایف، همچنین نشان‌دهنده روابط واحدهای اصلی است که معمولا به وسیله‌ی چهارگوشه‌های منظمی که در آن وظایف و فعالیت‌های اصلی، نوشته می‌شوند، می‌باشد. این نمودار، دارای عناوین سازمانی و وظایف هر یک از واحدهای مربوطه می‌باشد.[39]
· نمودار کارگزینی: در این نمودار، عناوین پست‌های سازمانی نشان داده میشود که معمولا نام متصدیان این پست‌ها را نیز در آن درج می‌نمایند.[40]
سازماندهی ماتریس
امروزه به منظور تحقق مؤثر اهداف و پیشبرد و بهبود عملکردهای سازمانی، جریان سازماندهی و طراحی ساختار سازمانی دستخوش تغییر شده است. یکی از شیوه‌های جدیدی که در سازماندهی کار رایج شده است، طرح ماتریس نام دارد. از این طرح غالبا برای طرح پروژه‌ها و طرح‌های موقت استفاده میشود.
به زبان ساده، سازمان ماتریس، ترکیبی از گروه‌بندی واحدها، برحسب وظایف تخصصی و خدمات(تولید) است. در ساختار ماتریس، کارکنان متخصص به اجرای برنامه ویژه‌ای منصوب شده و تحت نظر و سرپرستی مدیر برنامه، کار می‌کنند. علاوه بر آن، وظایف عادی و منظم خود را در واحدهای تخصصی نیز، تحت نظر مدیران واحدها، یعنی تحت سرپرستی دوگانه انجام می‌دهند.[41]
به عبارت دیگر، در این نوع سازمان‌ها، دو ساختار تشکیلاتی، یکی بر حسب تخصص و دیگری براساس طرح‌ها و برنامه‌ها وجود دارد. این سازمان‌ها به دلیل، مسئولیت مشترک چند مدیر، از لحاظ ارائه یک گزارش در باب عملکرد، میزان سوددهی، کنترل هزینه‌ها، زمان‌بندی و غیره با دشواری‌هایی روبرو هستند.[42]
سازمان ماتریس با ایجاد دو خط اختیار، اصل وحدت فرمان را زیر پا می‌گذارد. در ساختار ماتریس، کارکنان سازمان، تکلیف دوگانه دارند: دستورگیری از گروه تخصصی و گروه کار. این دوگانگی، هر چند مشکلاتی را به وجود می‌آورد ولی دارای مزایایی است از جمله؛ ساختار انعطاف‌پذیر و انطباق‌پذیری که بر اثر آن، از ارزش و مهارت‌های تخصصی کارکنان، متناسب با شرایط و اهداف سازمانی به‌طور مقتضی استفاده به‌عمل می‌آید. روابط سلسله‌مراتبی یک حرفه کاهش می‌یابد، تصمیم‌گیری‌ها به افراد بیشتری واگذار میشود و کار گروهی اهمیت و اولویت پیدا میکند.
در ساختار ماتریس، مدیران برنامه‌ها، فقط می‌توانند متناسب با اهداف برنامه به کارکنان، دستور دهند. تصمیمات مربوط به ارتقا و ترفیع، استانداردها و مقررات انجام کار، جزء مسئولیت‌های مدیر واحدهای تخصصی است.[43]