كلمات كليدي : برنامه ريزي، مديريت پروژه، كنترل پروژه، فن ارزشيابي و بازنگري برنامه(PERT)، روش گرافيكي ارزشيابي و بازنگري(GERT)، شبكه، مديريت صنعتي
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
از جمله وظایف مدیران(همینطور مدیران پروژه) برنامهریزی، نظارت، هدایت و بسیج امکانات و منابع است. در بین وظایف مذکور نیز برنامهریزی از اولویت برخوردار است؛ زیرا که اساس و شالوده دیگر وظایف است.[1]
بدیهی است که برنامهریزی، تصمیمگیری درباره آینده است. برای اینکه برنامهریزان تمام عوامل و متغیرهای مربوط به تصمیمگیری(راجع به کارها و پروژهها) را بتوانند در نظر داشته باشند؛ روشهای متعددی ابداع شده است؛ که بعضی از آنها به تجسم عوامل و متغیرهای تصمیمها، بسیار میتوانند کمک کنند. یعنی این روشها و فنون کمک میکنند که تصمیمهای مدیران و برنامهریزان به صورت نظاممند و برنامهریزی شده اتخاذ شود.[2]
از جمله روشها و فنون برنامهریزی به نمودارهای میلهای، گانت، روش مسیر بحرانی و فن ارزشیابی و بازنگری برنامه میتوان اشاره کرد.
از سادهترین روشهای برنامهریزی(علیالخصوص برای پروژهها)، نمودارهای گانت و میلهای است؛ که اولی توسط هنری گانت و دیگری توسط فردریک تیلور ارائه شدهاند. این دو نمودار به عنوان یکی از سادهترین ابزارها برای نشاندادن زمانهای آغاز و پایان فعالیتها هنوز در بسیاری از مؤسسات و سازمانها، به عنوان تنها روش برنامهریزی، مورد استفاده قرار میگیرند. این نمودارها از دو محور عمود برهم تشکیل شدهاند. محور افقی این نمودارها، نشاندهنده عامل زمان و محور عمودی آنها نشانگر فعالیتهای لازم در اجرای پروژه است. از اشکالات عمده این نمودارها این است که ارتباط بین فعالیتها و ترتیب تقدّم و تأخّر بین این فعالیتها را نشان نمیدهند.
اشکالات این نمودارها و عدم کارآیی آنها در پروژههای بزرگ، مدیران را به فکر استفاده از تکنیکها و فنون دیگری از جمله روش مسیر بحرانی و فن ارزشیابی و بازنگری برنامه انداخت.[3]
در دهه 1950 میلادی گروهی از دانشمندان رشته تحقیق در عملیات(Operation Research) به فکر ایجاد روشی برای برنامهریزی پروژهها افتادند. آنها تکنیکی را به عنوان طولانیترین مسیر غیر قابل کاهش رویدادها، برای اجرای پروژه تعمیرات اساسی یک نیروگاه برق ابداع نمودند. این تکینک بعدها به عنوان تکینیک ترتیب اصلی نامیده شد؛ که شباهت بسیار زیادی به روشهای CPM و (Program Evaluation and Review Technique)PERT داشت. ولی این روش هرگز به صورت رسمی چاپ و منتشر نشد. تقریبا همزمان با این رویداد(1957)، شرکت تولیدی دوپان، یک گروه تحقیقاتی را مأمور بررسی روش کاربردهای جدید مدیریت در امور مهندسی شرکت نمود. این گروه بعدها با دکتر جان ماچلی از مرکز پژوهشهای علمی شرکت یونیواک و مهندس کلی، از شرکت رمینگتون تکمیل شد. این گروه موفق به ابداع روش CPM شد.
این روش برای اولین بار در پروژه ساخت یک کارخانه برای شرکت دوپان بهکار گرفته شد. پس از آن شرکت دوپان برای تعمیرات اساسی، در یکی از کارخانجات خود که دارای سیستم تولیدی پیوسته بود، از CPM استفاده کرد. برای انجام تعمیرات باید این خط تولید متوقف میشد؛ بنابراین هرگونه اقدام و ابتکاری که در کاهش زمان تعمیرات میتوانست مؤثر باشد، کمک مهمی به شرکت میکرد. با استفاده از روش CPM زمان کل تعمیرات از 125 ساعت به 93 ساعت و در دورههای بعدی به 74 ساعت کاهش پیدا کرد.[4]
اساس روش CPM همانطور که ذکر شد، روشهای گوناگونی برای تحلیل، برنامهریزی، زمانبندی و کنترل پروژه ابداع شدهاند؛ که روش نمودار میلهای و روشهای تحلیل شبکه از جمله رایجترین آنها هستند. روشهای تحلیل شبکه؛ که در آنها از نمودارهای شبکه استفاده میشود، برای جبران تقاط ضعف عمده نمودارهای میلهای ابداع شدهاند. اساس این روشها عموما بر نظریه گراف مبتنی است. روش CPM نیز جزء روشهای تحلیل شبکه است.
یک شبکه، تصویری از پروژه است که فعالیتهای پروژه و روابط میان آنها را نشان میدهد. شبکه مانند قلب در کالبد روشهای تحلیل شبکه است. مدیر پروژه، کارشناسان، پیمانکاران و واحدهای سهیم در اجرای پروژه، با در اختیار داشتن شبکه، میتوانند تصورات و فرضیات قبلی خود درباره فعالیتهای پروژه و روابط میان آنها را به طور عینی بررسی کرده و آنها را اصلاح نمایند. برای ترسیم شبکه که در واقع تصویر عینی روابط فعالیتهای پروژه است، باید روابط میان فعالیتهای پروژه را تعریف و تعیین کرد.[5]
در هر شبکه حداقل یک راه(از اولین واقعه شبکه شروع و تا آخرین واقعه پروژه) وجود دارد؛ که شامل طولانیترین زمان است. به این مسیر یا راه، مسیر بحرانی گفته میشود. رویدادهای بحرانی در یک شبکه، رویدادهایی هستند که دارای کمترین شناوری(که معمولا صفر است)، هستند؛ یعنی تفاضل بین زودترین و دیرترین تاریخ وقوع(شناوری) این رویدادها، صفر است. مسیر بحرانی نیز مسیری است که از آغاز تا پایان همواره از رویدادهای بحرانی عبور میکند.[6]
مسیر بحرانی در واقع، وقتگیرترین توالی رخدادها و فعالیتهای لازم برای تکمیل پروژه است؛[7] که مدت اجرای پروژه نیز برابر طول مسیر بحرانی است.[8]
در روش مسیر بحرانی با استفاده و توجّه کامل به مدت زمان، ارتباطات، وابستگیها و توالی فعالیتها، زودترین و دیرترین زمان شروع و خاتمه هر فعالیت، به طور قطعی، تعیین و مشخص میشود. توجه اصلی این روش روی محاسبه زمانهای شناوری(فرجه) و میزان انعطاف در زمان اجرای فعالیتها است.[9]
موارد استفاده از CPM
قبل از اینکه مشخص شود که روش CPM با چه پروژههایی تناسب دارد، باید فعالیتها را با توجه به احتمال اجرا و زمان اجرای آنها، تقسیمبندی کرد.
در یک پروژه، تعدادی از فعالیتها هستند که در زمان برنامهریزی(قبل از اجرا) مشخص است که به طور قطعی و مسلم انجام خواهند شد؛ که به آنها "فعالیتهای قطعی" میگویند. ولی ممکن است اموری وجود داشته باشند، که انجام آنها الزامی شود و یا ممکن است که احتیاجی به انجام آنها نباشد. برای مثال در پروژه تعمیرات اساسی کارخانه، قبل از توقف ماشینها و بازرسی قطعات، نمیتوان گفت که آنها احتیاج به تعویض دارند یا خیر، به چنین فعالیتهایی که انجام آنها قطعی نباشد؛ "فعالیتهای احتمالی" میگویند. همچنین از نظر طول زمان اجرای یک فعالیت نیز فعالیتها را میتوان به دو گروه: فعالیتهای دارای زمان معین و فعالیتهای دارای زمان احتمالی تقسیمبندی کرد. فعالیتهای دارای زمان احتمالی، برخلاف فعالیتهای دارای زمان معیّن، زمان اجرای آنها ثابت نیست و این زمان نسبت به حد متوسط برآوردها، انحراف زیادی دارد. مثلا در فصول بارندگی و در مناطق پرباران، فعالیتهای جادهسازی، به علت بارندگی، دارای زمان احتمالی هستند.
برای پروژههای فاقد فعالیتها و زمانهای احتمالی، روش CPM مناسب است. همچنین برای پروژههای فاقد فعالیتهای احتمالی، ولی دارای زمانهای احتمالی، روش PERT مناسب است. برای پروژههای دارای فعالیتهای احتمالی کاربرد GERT مناسبتر است.[10]
دو روش PERTو CPM دارای اختلافات عمده با همدیگر نیستند، بلکه فقط روش محاسبه مدت زمان انجام فعالیتها در این دو متفاوت است. در برآورد مدت زمان فعالیتها در روش PERT از متوسط زمان مورد انتظار و در CPM از محتملترین زمان ممکن استفاده میشود.[11]
امروزه با کاربرد روشهایی مانند PERT و CPM، علاوه بر محاسبات زمانی، مسائلی، نظیر تخصیص و تسطیح منابعی مانند هزینه نیروی انسانی و تجهیزات و موازنه هزینه و زمان، قابل حل هستند.[12]