كلمات كليدي : محيط، سازمان مكانيكي، عدم تمركز، انعطاف پذيري، پاسخگويي، سازمان هاي انطباق پذير، فرهنگ سازماني
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
ارگانیک(Organic) در لغت به معنی به‌سامان، منظم، وابسته به موجود زنده آمده است. بنابر دیدگاه اقتضایی، نمی‌توان ساختار یکسانی را برای تمام سازمان‌ها تجویز کرد و هر ساختاری، مناسب هر سازمانی نیست. از جمله عواملی که در تجویز ساختار برای یک سازمان باید به آن توجه داشت، عوامل محیطی است. محیط، عبارت است از ترکیبی از مؤسسات یا نیروهایی که بر عملکرد سازمان، تاثیر می‌گذارند و سازمان، کنترل کمی بر آنها دارد و یا اینکه کنترلی بر آنها ندارد.[1]
پویایی یا ایستایی محیط‌ها، به سرعتِ تغییر و تحول در عوامل محیطی بستگی دارد. محیط‌های پویا نسبت به محیط‌های ایستا، عدم اطمینان بیشتری ایجاد می‌کنند. مدیران تلاش می‌کنند تا عدم اطمینان محیطی را حداقل کنند؛ زیرا که عدم اطمینان محیطی، تهدیدی برای اثربخشی سازمان محسوب می‌شود.[2]
نوع فعالیت سازمان ارگانیکی
معمولا مدیران از طریق فرآیند برنامه‌ریزی، خود را با محیط خارج وفق (انطباق با محیط) می‌دهند. آنها برنامه‌هایی را ارائه کرده و به اجرا درمی‌آورند؛ تا به وسیله آنها، فعالیت‌های سازمان را هدایت کرده و بر رفتار گروه‌های ذی‌نفع موجود در محیط، تأثیر گذاشته و با عواملی که به صورت غیر مستقیم در محیط وجود دارند، خود را وفق دهند. راه دیگر این است که سازمان، با تغییر در ساختار رسمی خود، بکوشد خود را با محیط، سازگار کند.[3]
نتایج تحقیقات برنز و استاکر نشان می‌دهد، در مواردی که محیط خارجی، مطمئن و پایدار است، سازمان‌ها دارای مقررات دقیق و سلسله مراتب اختیارات مشخص هستند و سازمان، رسمی و متمرکز است. برنز و استاکر در مورد این سازمان‌ها اصطلاح سیستم سازمانی مکانیکی [ماشینی] را بکار بردند.[4] چنین ساختار‌هایی، علاوه بر اینکه مناسب وظایف و فعالیت‌های تکراری‌اند، تا حد زیادی به رفتارهای برنامه‌ریزی‌شده متکی هستند و در واکنش به رویدادهای پیش‌بینی‌نشده، کُند عمل می‌کنند.[5]
همچنین آنها دریافتند که در محیط‌هایی که به سرعت تغییر می‌کردند، سازمان‌ها، ساختارهای دقیق نداشتند. این سازمان‌ها، انعطاف‌پذیر بوده و پویایی داشتند. در این سازمان‌ها، معمولا قوانین و مقررات، به صورت نوشته وجود نداشت؛ سلسله مراتب اداری مشخص نبود و سیستم تصمیم‌گیری غیر متمرکز بود. برنز و استاکر در مورد آنها، اصطلاح سیستم سازمانی ارگانیکی را به کار بردند.[6]
در ساختارهای ارگانیکی، تأکید بر روابط موازی[افقی] به جای روابط عمودی است؛ نفوذ در آنها به جای اینکه بر مبنای اختیارات ناشی از پست سازمانی باشد، براساس مهارت و دانش صورت می‌گیرد؛ مسئولیت‌ها به جای اینکه صرفا بر اساس شرح شغل باشد، به صورت انعطاف‌پذیر تعریف شده و به جای صدور دستورات، روی مبادله اطلاعات تأکید می‌شود.
به زعم برنز و استاکر، مؤثرترین ساختار، ساختاری است که خود را با الزامات محیط تطبیق دهد؛ یعنی طرح ماشینی در یک محیط با ثبات و مطمئن، قابل استفاده است و ساختار ارگانیک در یک محیط متلاطم و دارای تغییر زیاد بکار می‌رود.[7]
برخی از صاحب‌نظران معتقدند که وجه تمایز سازمان‌های موفق از سایر سازمان‌ها آن است که سازمان‌های موفق، از توانایی بیشتری برای پاسخ‌گویی سریع به چالش‌های تکان‌دهنده محیط در حال تحول امروز، برخوردارند. بروز تغییرات سریع در محیط، بر ضرورت آمادگی برای تعدیل طرح سازمانی می‌افزاید. مدیران بصیر به استفاده از طرح‌هایی تمایل دارند، که ضمن تعهد به تحقق هدف‌های مهم عملکردی، سرعت و انعطاف سیستم در پاسخ‌گویی را افزایش می‌دهند.
با مطالعه روند طراحی‌های سازمانی، پیش‌بینی می‌شود که به مرور، سازمان‌هایی انطباق‌پذیرتری داشته باشیم که ویژگی‌های بوروکراتیک کمتری داشته باشند و فرهنگ حامی توانمندسازی و مشارکت کارکنان را ترویج نمایند.
در سازمان‌های انطباق‌پذیر معمولا از ساختارهای تیمی و شبکه‌ای استفاده می‌شود. در طرح‌های ارگانیکی بر عدم تمرکز اختیارات، کاهش تعداد قوانین و رویه‌های رسمی و اجتناب از مقررات دست و پاگیر، کاهش میزان تقسیم کار، گسترش حیطه نظارت و هماهنگی از طریق روش‌های شخصی[غیررسمی] تأکید می‌شود. با توجه به اینکه در این نوع سازمان‌ها بخش عمده‌ای از کارها از طریق روابط غیر رسمی و شبکه‌ای و ضمن ارتباطات میان افراد انجام می شود، این نوع سازمان‌ها را دارای ساخت نسبتا منعطف می‌دانند. در طرح‌های ارگانیکی این روابط غیر رسمی شناسایی شده و مشروعیت می‌یابند؛ حتی برای بهبود عملکرد آنها، منابعی در نظر گرفته می‌شود. این نوع طراحی برای سازمان‌هایی که محیطی پویا دارند، بهترین کاربرد را دارد. همچنین در محیط‌های کار جدیدتر که نیاز به مدیریت کیفیت جامع و ایجاد مزیت رقابتی افزایش می‌یابد و بر ضرورت انجام کارها به صورت تیمی و جدیت در پاسخ‌گویی به مشتریان افزوده می‌شود، طرح‌های ارگانیکی بیشتر متداول می‌گردد.
انواع سازمان ارگانیکی
مینتز برگ به دو شکل از سازمان‌های ارگانیکی، اشاره کرده است:
1. ساختار ساده؛ ساختار ساده از یک یا چند مدیر عالی و گاهی اوقات تعدادی مدیر میانی و افرادی که در سطح عملیاتی انجام وظیفه می‌کنند، تشکیل می‌شود.
از این نوع ساختارهای منعطف، معمولا در سازمان‌های کارآفرین کوچک استفاده می‌شود. در این نوع سازمان‌ها به دلیل سادگی و اندازه کوچک سازمان، مدیران می‌توانند ضمن آزادی عمل بسیار زیادی که برای کارکنان خود قائل شده، به طور متمرکز آنها را کنترل کنند؛ که معمولا کارها بدون رسمیت و استانداردسازی انجام می‌شوند. ساختارهای ساده به خوبی می‌توانند با شرایط پویا و متحولِ محیط‌هایی که خیلی پیچیده نیستند، انطباق پیدا کنند.[8]
2. سازمان ویژه موقت(ادهوکراسی)؛ در ادهوکراسی گروه‌های کاری تشکیل‌شده و بر حسب ضرورت، مأمور انجام امور می‌شوند. این ساخت برای انجام کار کل سازمان بر واحد‌های سازمانی کوچک مردم‌گرا (دموکراتیک) و نسبتا خود‌گردان تأکید دارد.[9] در این سازمان‌ها ضوابط و مقررات، در حد بسیار محدودی بکار گرفته می‌شوند و همکاری گروهی در حل مسائل و انجام کارها، تقویت شده و اختیار به کسانی تفویض می‌گردد، که برای انجام یک کار ویژه و معین، در شرایط بهتری قرار دارند. همچنین در این سازمان‌ها تمایز چندانی میان صف و ستاد مشاهده نمی‌شود، بر سلسله مراتب تاکید نشده و کارکنان، معمولا به صورت تیمی فعالیت می‌کنند. ویژگی‌های سازمان‌های ادهوکراتیک برای موفقیت سازمان‌هایی که موفقیت آنها در محیط‌های پیچیده و پویا، متکی به استمرار نوآوری است، بسیار مناسب است.
ویژگی‌های سازمان‌های ارگانیکی
1. کارکنان در انجام کارهای مربوطه همکاری می‌کنند؛
2. وظایف و کارها براساس گروه‌های کاری، تعریف و تعیین می‌شوند؛
3. مقررات و کنترل اعمال نمی‌شود و مقررات و سلسله مراتب اداری دقیق وجود ندارد؛
4. اطلاعات در دست افراد زیادی است و افراد زیادی امور را کنترل می‌کنند؛
5. مسیر ارتباطات بین افراد به صورت افقی است[برخلاف رابطه رئیس و مرئوس، بالا به پایین نیست]؛[10]
6. وظایف بصورت منعطف تعریف می‌شوند؛
7. قدرت و نفوذ ناشی از مهارت و خبرگی(به جای اختیار سازمانی)، است؛[11]
8. هماهنگی به صورت شخصی و غیر رسمی انجام می‌شود؛
9. حیطه نظارت وسیع و گسترده است.[12]