كلمات كليدي : سيستم باز، سيستم بسته، مرز سيستم، محيط خرد، محيط كلان، انطباق با محيط، راهبرد، ساختار، نظريه¬هاي مديريت
نویسنده : ابراهيم محمدي قراسوئي
محیط در لغت به معنای محیط زیست، محیط اطراف، احاطه و دور و بر آمده است. بطور کلی در متون تخصصی مدیریت، محیط، به پدیدههای اطراف سازمان اطلاق میگردد؛ که بطور معمول عواملی نظیر دولت، رقبا، تکنولوژی، عرضه و تقاضای نیروی کار، مشتریان و ارباب رجوع و اخیرا صنعت مرتبط با سیستم را دربرمیگیرد.[1]
محیط در نوع نگرش به سازمان، سازمان را سیستمی فرض میکند، که دادهها را به ستادهها تبدیل میکند(سیستمهای باز)، و برای بقای خود به محیط متکی است.[2] سابقه نگرش سیستمی به سازمان به ارائه نظریه عمومی سیستمها در دهه 60 میلادی برمیگردد.[3]
سیستم باز، سیستمی است که با محیط خود، تبادل انرژی، ماده و اطلاعات دارد و یک سیستم کاملا بسته، سیستمی است که به هیچ وجه از محیط، انرژی دریافت نمیکند و به هیچ وجه از خود به محیط، انرژی ساطع نمیکند. کوتاه سخن این که بسته یا باز بودن یک سیستم، امری نسبی است که به میزان ارتباط آن با محیط بستگی دارد.[4]
عوامل محیطی و مرز سیستم
هر سیستم، علاوه بر ارتباط با عناصر درون خود(عناصر تشکیلدهنده سیستم و روابط آنها)، با عناصر خارج از خود و مربوط به محیط نیز سروکار دارد.در واقع، محیط هر سیستم، شامل آن چیزهایی است که خارج از کنترل کامل سیستم هستند؛ ولی به گونهای بر عملکرد آن تأثیر دارند. با توجه به اینکه محیط، خارج از سیستم قرار دارد، سیستم نمیتواند کار چندانی برای کنترل مستقیم تغییر و تحولات آن انجام دهد؛ به همین دلیل میتوان محیط سیستم را به منزله عاملی ثابت در نظر گرفت.
برای تشخیص عوامل محیطی میتوان از پرسشهای زیر استفاده کرد:
1. آیا عامل مورد نظر با هدف سیستم ارتباط دارد؟
2. آیا این عامل، تحت کنترل سیستم قرار دارد؟
بدین ترتیب اگر یک عامل فرضی بر سیستم، اثر داشته باشد و تحت کنترل آن نیز باشد، عاملی سیستمی به شمار میآید؛ ولی اگر یک عامل مؤثر بر سیستم، خارج از کنترل آن باشد، عاملی محیطی محسوب میشود و چنانچه یک عامل غیر مؤثر، تحت تأثیر سیستم نباشد، نه محیطی محسوب میشود و نه سیستمی.[5]
سیستمها معمولا در "مرز سیستم"، از محیط خود جدا میشوند. مرز سیستم، مجموعهای از عناصر سیستم است، که علاوه بر عناصر درونی سیستم، عوامل دیگری(محیط خارجی)نیز در تعیین رفتار آن مؤثر هستند؛ البته عناصر موجود در مرزهای سیستم نیز به محیط خارجی واکنش نشان میدهند.[6]
انواع محیط
مفهوم محیط سازمان را میتوان بر حسب شدت تأثیر بر روی سازمان، به "محیط عمومی" و "محیط خصوصی" تقسیمبندی کرد.
محیط عمومی [محیط کلان]همه چیز را دربرمیگیرد؛ مثلا عوامل اقتصادی، سیاسی، اجتماعی، فرهنگی، ساختار حقوقی و وضعیت زیستبومی.محیط عمومی همه شرایطی را که بر سازمان تأثیر داشته، ولی وابستگی سازمان، نسبت به آن، واضح و روشن نیست را دربرمیگیرد.
محیط اختصاصی [محیط خرد]بخشی از محیط سازمان است که بطور مستقیم به سازمان، در تحقق اهدافش مرتبط میشود و بطور واضح و روشن بر عملکرد سازمان تاثیر دارد. معمولا عرضهکنندگان [منابع مورد نیاز]، رقبا، نهادهای قانونگذاری، اتحادیههای کارگری و گروههای فشار را جزء محیط اختصاصی در نظر میگیرند. محیط اختصاصی یک سازمان بر اساس قلمرو انتخابی آن تغییر خواهد کرد؛ قلمرو یک سازمان با دامنه محصولات و یا خدمات و همچنین با سهم بازار یک شرکت، رابطه دارد.[7]
محیطهای پویا و ایستا
پویایی یا ایستایی محیطها، به سرعت تغییر و تحول در عوامل محیطی بستگی دارد.محیطهای پویا نسبت به محیطهای ایستا، عدم اطمینان بیشتری ایجاد میکنند.مدیران تلاش میکنند تا عدم اطمینان (پیشبینیپذیری کمتر) محیطی را حداقل کنند؛ زیرا که عدم اطمینان محیطی تهدیدی برای اثربخشی سازمان محسوب میشود.[8]
واکنش در برابر محیط
سازمانها، نه تنها با محیطشان در تعامل هستند؛ بلکه این تعامل برای بقا و ادامه حیات سازمانها ضروری است. بین صاحبنظران برسر مسئله توانایی یا عدم توانایی سازمانها برای واکنش نسبت به محیط، بحث وجود دارد. بر اساس نظریه "محیط – جمعیت"، مدیران نمیتوانند محیط سازمانی خود را تحت تأثیر قرار دهند و محیط، یک پدیده مستقل و مشخص بوده و مدیران قدرت واکنش نسبت به محیط را ندارند. اما صاحبنظران در انتقاد به نظریه مذکور اظهار میدارند که مدیریت، همیشه در واکنش نسبت به محیط ناتوان نیست. مدیران در انتخاب راهبرد و گزینش روشهای تخصیص منابع سازمانی، از آزادی عمل برخوردارند. بهعلاوه؛ سازمانهای بزرگ، (معمولا) برای شکل دادن به محیط، امکانات و وسایلی مانند تغییر قلمرو، کنکاش محیطی(برای پیشبینی تغییرات)، روشهای مدیریت تقاضا، تبلیغات، ائتلاف، عقد قرارداد، لابیگری و نفوذ در دستگاههای قانونگذاری را در اختیار دارند و سعی میکنند، با امکانات مذکور، محیط خود را تحت تأثیر قرار دهند.[9]
محیط و ساختار سازمان
معمولا مدیران از طریق فرآیند برنامهریزی، خود را با محیط خارج، وفق (انطباق با محیط) میدهند. آنها برنامههایی را ارائه میکنند و به اجرا در میآورند؛ تا به وسیله آنها، فعالیتهای سازمان را هدایت کرده و بر رفتار گروههای ذینفع موجود در محیط، تأثیر بگذارند و با عواملی که به صورت غیر مستقیم، در محیط وجود دارند، خود را وفق دهند. راه دیگر این است که سازمان با تغییر در ساختار رسمی خود، بکوشد خود را با محیط سازگار کند.[10]
البته فرآیند برنامهریزی و تدوین و طراحی انواع برنامهها(ماموریت، هدفهای بلندمدت و کوتاهمدت و راهبرد)، بدون مطالعه و کنکاش محیط، همچنین طراحی و اصلاح ساختار سازمانی، بدون توجه به محیط، امکانپذیر نیست.
مثلا در تدوین راهبرد، محیط، مطالعه و پیمایش محیط، بسیار حائز اهمیت است؛ زیرا در فرایند تدوین راهبرد(برنامهریزی راهبردی)، هم باید با تجزیه و تحلیل محیط، فرصتها و تهدیدهای پیش روی کسب و کار و هم نقاط ضعف و قوت کسب و کار را مشخص کرد. مشخص کردن نقاط ضعف و قوت کسب و کار نیز مستلزم مقایسه توان بازاریابی و تولید آن با رقبا؛ یعنی پیمایش و توجه به محیط است.[11]
همانطور که ذکرشد، مدیران در مواجهه با محیط، بعضا باید ساختار سازمان خود را دگرگون کنند. یافتههای محققین نیز نشان میدهد که محیط، به همراه راهبرد، فنآوری، اندازه و چرخه حیات سازمان، قدرت و توان کنترل و منابع انسانی، مجموعه عوامل تأثیرگذار بر ساختار سازمانی را تشکیل میدهند؛ که مدیران هنگام طراحی ساختار، باید به این عوامل توجه کنند.[12]
همچنین مدارک و شواهد درباره رابطه محیط و ساختار نشان میدهد که:
1.یک محیط پویا نسبت به محیط ایستا، تاثیر بیشتری بر ساختار سازمان دارد و سازمان را به سمت گزینش شکلهای ساختاری منعطف، سوق میدهد.
2.هرچه عدم اطمینان محیطی بیشتر باشد، احتیاج به استانداردسازی و قوانین و مقررات؛ که سرعت واکنش به تغییرات را کاهش میدهند، کمتر خواهد بود. در نتیجه مدیران باید از حجم قوانین و مقررات در چنین محیطهایی بکاهند.
3.محیط پیچیده عدم تمرکز بیشتری را میطلبد.[13]