كلمات كليدي : گروه همگون، گروه ناهمگون، روش جوشش مغزي، فن گروه اسمي، روان شناسي صنعتي و سازماني
نویسنده : طيبه خلج
امروزه در اکثر سازمانها تصمیمات به دو صورت فردی و گروهی اتخاذ میشود. هر یک از این دو، نقاط قوت و ضعف خاصی دارند. با این حال، در اغلب سازمانها به سوی تصمیمگیری گروهی گرایش بیشتری دیده میشود. شاید علت اصلی رویآوردن سازمانهای امروزی به تصمیمگیری گروهی، این باشد که همواره کارایی و اثربخشی دو فکر، بهتر از دستاوردهای یک فکر است. دامنه این اندیشه تا به آنجاست که در حال حاضر در بسیاری از سازمانها "گروه" یا "کمیته فنی" تصمیمگیری میکند؛ برای مثال برای تجزیه و تحلیل و بررسی مسائل خاص، گروهها یا تیمهای تخصصی تشکیل میشود. تصمیمگیری گروهی از شناخته شدهترین مسائلی است که در کاربرد مفاهیم و اصول ارتباطات مطرح میشود. افراد در گروهها و کمیتهها، اطلاعات را مبادله میکنند و همین اطلاعات منشا تصمیمگیریها در گروه میگردد. علاوه بر این، تصمیمات گروه مستلزم تبادل اطلاعات و پیامهای صریح یا مراودههای ضمنی است و اثربخش بودن این فرایند کیفیت تصمیمات را بالا میبرد و از اینرو است که تصمیمگیری گروهی میتواند برای پویایی و اثربخشی گروه مفید باشد.
یکی از تأثیرات تصمیمگیری گروهی در راستای پویایی، ایجاد و افزایش علاقه شغلی است. ممکن است افزایش علاقه شغلی باعث شود که افراد وقت و کوشش بیشتری را صرف کار خود کنند، عقاید بهتری ارائه کنند و برای پیدا کردن راه حل، تحقیق کاملتری انجام دهند. از سوی دیگر علاقه شغلی نوعی ارتباطات اجتماعی ایجاد میکند و محبت افراد را نسبت به هم افزون میسازد؛ این امر موجب پویایی بیشتر و افزایش اثربخشی در گروه میشود.[1]
اندازه گروه
چه وقت میتوان گفت تعداد اعضای گروه خیلی زیاد است؟ پاسخ به این پرسش سهل و ممتنع، مدیران و اساتید دانشگاه را سالهای متمادی به خود مشغول داشته است. شعور متعارف حکم میکند که دو فکر، بهتر از یک فکر است و در عین حال میدانیم «آشپز که دو تا شد آش یا شور میشود یا بینمک»؛ بنابراین پرسش این است که مدیر به هنگام شکلدهی شوراهای مختلف به چند نفر باید بسنده کند؟ پژوهشگران پس از تحلیل روابط میان اندازه گروه و عملکرد گروه چنین نتیجهگیری کردهاند که دست کم از بعد "کیفیت تصمیمگیری" توجیه گروههای بیش از پنج نفر دشوار است. البته سازمانها برای رفع نیازهایی غیر از کیفیت عالی تصمیم، ممکن است گروههایی را که بسیار بیشتر از 4 یا 5 نفر باشند بهکار گیرند.[2]
تهیه و تنظیم دستور کار
برای اینکه اعضای گروه از ترتیب مسائلی که باید بررسی کرد، آگاه بشوند؛ یک برنامه یا دستور کار تهیه و تنظیم میکنند. دستور کار یا دستور جلسه به اعضای گروه اجازه میدهد که مسایل و مشکلات را به ترتیب اولویت آنها و به مؤثرترین شکل بررسی کنند. دستور کار مثل نقشه یک مسیر مسابقه است. این دستور کار، فقط باید حاوی جزئیات لازم باشد تا گروه بتواند با توجه به آنها تصمیمهای مناسب را بگیرد، اما این دستور کار نباید آنقدر خشک و خشن باشد که هیچگونه تغییری در آن نباشد. گاهی دستور کار جلسه درباره این نیست که جلسه چگونه باید اداره شود بلکه به این امر میپردازد که چگونه باید برای یک مشکل خاص راه حلی پیدا کرد.[3]
عوامل اصلی تصمیمگیری گروهی
عواملی مانند محیط فیزیکی، اندازه و ترکیب گروه و ویژگی اعضا اثر قابل توجهی بر اثربخشی تصمیمگیری گروهی دارند. ابعاد فیزیکی جلسههای گروهی شامل میزها، صندلیها و هرگونه وسایل ضروری موجود و ترتیب انجام کار باید در جهت گشودن بحثهای آزاد بهکار رفته باشند. ترکیب گروه باید به شکلی باشد که شباهتها و تفاوتهای اعضای آن با ضرورتهای مسأله تطبیق داشته باشد. گروههای ناهمگون بیش از گروههای همگون تمایل به ابراز نظرهای بیشتر و متفاوتتر دارند. این گروهها برای وظایفی که انجام آنها نیازمند ایجاد و ارزیابی تعداد زیادی راهکار میباشد، مناسب هستند. به هر حال، در گروههای ناهمگون دستیابی به توافق مشکل است. بنابراین در مواقعی که دستیابی سریع به توافق مورد نیاز میباشد، استفاده از گروههای همگون مناسبتر است. ویژگیهای فردی اعضا مانند شخصیت، معلومات، تجربه و نظایر آن نیز باید با مشکل در دست اقدام تطابق داشته باشد. عامل قدرت نیز مهم است. افرادی که دارای مقام بالاتر یا قدرت بیشتری هستند میتوانند اثر عمیقتری بر تصمیمگیری بگذارند. این منابع و دیگر منابع نفوذ فردی برحسب اینکه چگونه مورد استفاده قرار گیرند، میتوانند تسهیل کننده و یا بازدارنده فرایند تصمیمگیری باشند.[4] ضمنا عوامل دیگری نظیر ابهام، محدودیت زمانی، حجم زیاد کار و مانند آن میتوانند به صورت منابع فشارزا تجلی پیدا کنند و فشار روانی وارد بر اعضای گروه نیز توانایی گروه را در انجام دادن وظایفش، کاهش میدهد.[5]
روشهای تصمیمگیری گروهی
روش جوشش مغزی
یکی از فنون تصمیمگیری گروهی که اغلب در ایجاد نظریههای جدید از آن استفاده میشود، روش جوشش مغزی است. در فن جوشش مغزی، گروه صرفا برای ایجاد راهکارها تشکیل جلسه میدهد و هر یک از اعضا نظرهای خود را ارائه داده، آن را تشریح میکند. معمولا نظرهای ارائه شده بر روی تابلویی که در معرض دید همگان باشد، ثبت میشود و هرگونه اظهارنظر برای ارزیابی جایگزینها ممنوع اعلام میشود؛ از اعضا خواسته میشود هرگونه ایدهای به ذهنشان میرسد حتی اگر مخاطرهآمیز باشد، یا اجرای آن ناممکن به نظر آید بیان کنند؛ بعد از پایان جلسه، نظرهای اعلام شده برای بررسی بین اعضا توزیع میشود و در جلسه دیگری راهکارها ارزیابی میشوند. همانطور که دیده میشود، در جوشش مغزی راهحلهای جدید ایجاد میشود و اساسا منظور از به کار بردن این روش ایجاد بدیلهای جدید است از طریق برانگیختن خلاقیت اعضای گروه و ترغیب آنها به افزودن نظرهایشان به آنچه دیگران قبلا ارائه کردهاند. این امر اعضای گروه را وامیدارد که با فعالیت بیشتری در جهت ارائه بدیلها بکوشند، تا پویایی در گروه فزونی یابد.[6]
فن گروه اسمی
این روش، یکی دیگر از فنون بهبود بخشیدن به تصمیمگیری گروهی است. فن گروه اسمی را میتوان در مواردی که در ابتدا برای تهیه فهرست راهکارها از فن جوشش مغزی استفاده شده است، در مراحل بعدی تصمیمگیری مانند تشخیص مشکل و تعیین معیار مناسب برای ارزیابی راهکارها بهکار بست. در این فن، گروهی از افراد برای آگاهی از موضوع مورد بحث تشکیل جلسه میدهند. موضوع برای اعضای جلسه تشریح میشود و هر یک از اعضا فهرستی از نظرهای خود را بر روی کاغذ مینویسد. اعضای گروه حق بحث با یکدیگر را ندارند. به دنبال مرحله پنج تا ده دقیقهای ایجاد نظرها، هر یک از اعضا نظرهایش را به گروه ارائه میدهد. نظرها بر روی یک تابلو متحرک ثبت میشوند و از اعضا خواسته میشود با کامل کردن نظرهای دیگران فهرست را افزایش دهند. بعد از اینکه همه نظرها ارائه شدند، اعضا میتوانند درباره نظرهای ارائه شده بحث کنند یا آن را تکمیل کنند و یا وارد مرحله بعدی شوند. این بخش از فرایند فن گروه اسمی را میتوان به صورت غیرحضوری مثلا با استفاده از تلفن اجرا کرد. به هر حال، تشکیل جلسههای حضوری موجب ایجاد احساسات گروهی شده و باعث میشود اعضا تحت فشارهای گروهی بیشترین تلاش را برای تکمیل فهرست به عمل آورند. اعضای گروه بعد از بحث، مخفیانه رأی یا گزارش خود را درباره نظرهای ارائه شده یا رتبه آنها اعلام میکنند. علت استفاده از گزارشگیری مخفی، کاهش احساس ترسی است که گاهی در بین گروهها مشاهده میشود. بعد از رأیگیری، گروه میتواند بر روی نتایج به دست آمده بحث کند و به خلق نظریههای جدید و بحث درباره آنها ادامه دهد. فن گروه اسمی دارای دو مزیت اصلی است. نخست، با استفاده از این فن میتوان بر اثرهای منفی ناشی از تفاوت موجود بین مقام و قدرت اعضا برتری یافت. دوم، از این فن میتوان در مراحل جستجوی مشکل، ایجاد راه حل و ارزیابی در فرایند تصمیمگیری بهره گرفت.[7]
مورگان[1] و باورز[2] چهار جزء از فرایند تصمیمگیری گروه را به عنوان مدلی مفید معرفی کردهاند:
ارزیابی موقعیت: تصمیمگیری در گروه، با ارزیابی موقعیت آغاز میشود. در ارزیابی موقعیت، هدف افراد گروه؛ کسب آگاهی در زمینه وضعیت موجود، کشف نشانههای مربوط به یک مشکل و تعبیر و تفسیر میباشد. افراد گروه تلاش میکنند با کشف و تعبیر و تفسیر نشانهها، به وجود مشکلات پیببرند.
فراشناخت: در این مرحله، ابتدا مشکل به خوبی تعریف میشود و بعد، راهبردی مناسب برای حل آن، پیشنهاد میگردد. آنچه در این مرحله مورد توجه قرار میگیرد آن است که مشکل مورد نظر با دیدگاهی نظاممند، جامع یا کلنگر و از زوایای مختلف، بررسی شود.
مدلهای ذهنی مشترک: تلاش افراد گروه برای تعریف مشکل و یافتن راهبردهای مناسب، آنان را در جهت یافتن مدلهای ذهنی مشترک یا توانایی برای کسب فهم مشترک درباره مشکل و پیشنهاد راهبردهای مناسب جهت حل مشکل، هدایت میکند.
مدیریت منابع: در مرحله آخر، لازمه تصمیمگیری گروه، مدیریت منابع یا استفاده درست و کارآمد از مهارتها و تواناییهای افراد گروه در اجرای کار است. وظیفه اساسی هماهنگ ساختن فعالیتهای افراد گروه جهت دستیابی به هدفهای از پیش تعیینشده نیز، بر عهده رهبر گروه است.[8]